Excel er et yderst brugbart værktøj, der kan løse mange arbejdsopgaver. Aftalehåndtering er dog ikke en af dem. Der er mange gode grunde til, at aftalehåndtering er en opgave, der kræver flere funktioner og muligheder end dem, Excel kan give.
Læs med her og bliv klogere på hvorfor du bør bruge software, der er lavet til kontrakthåndtering, og hvordan det kan gavne dig og din virksomhed at gå fra manuelle til digitale kontraktprocesser.
Hvorfor contract management software over Excel?
Hvis du udelukkende anvender en hammer, vil alle problemer ligne søm. Når vi opdaterer det gamle ordsprog, så det passer til en digital hverdag, kan vi for eksempel sige: Hvis du bruger Excel længe nok, bliver alle opgaver forsøgt løst med et regneark.
Her følger ingen kritik af Excel — dette udmærkede, kraftfulde og brugervenlige værktøj er i sandhed kontorets ”multi-tool”. Vi mener blot, at ikke alle udfordringer er egnede til at blive løst med Excel.
Det er der mange gode grunde til. Dem lister vi neden for. Vi forklarer også hvorfor software management værktøj, der er lavet specifikt til at kontrollere og håndtere dine aftaler og kontrakter, vinder over Excel. På den måde kan du se alle fordelene ved kontraktstyringsværktøjer.
Digitale løsninger til kontrakthåndtering er nemlig den oplagte vej til at minimere de fejl, vi mennesker nu en gang kan komme til at lave, til at spare vores værdifulde resourcer, så vi bruger tiden fornuftigt og på de opgaver, vi er gode til, og ikke mindst for at udnytte digitaliseringen til at automatisere tidskrævende, tidligere manuelle processer.
HER ER SYV GRUNDE TIL AT EXCEL ER UEGNET TIL CONTRACT MANAGEMENT
1. Excel er ikke skabt til at håndtere kontrakter og aftaler
Det er et software til kontakthåndtering til gengæld. Excel er primært et regnearksprogram, og selvom det kan være fleksibelt, mangler det ofte specialiserede funktioner, der er nødvendige for effektiv contract management, såsom automatisering af påmindelser, versionskontrol og avanceret søgning.
Alt dette får du i Complete Control. En af de særligt smarte features er, at dette værktøj sender dig påmindelser inden aftalers udløb, så du kan blive mindet om at stoppe, genforhandle eller fortsætte aftalen. Det er med til at optimere din virksomheds finansielle planlægning og likviditet.
2. Regneark giver for store risici for fejl
Excel-regneark er sårbare over for fejl, især når der arbejdes med store mængder data. Manuelle indtastninger og formelbaserede beregninger øger risikoen for fejl, hvilket kan have alvorlige konsekvenser for contract management-processen.
Med software til kontrakthåndtering er løsningen skabt til dig og dine behov, og mange processer er automatiserede, så du ikke skal bekymre dig om fejl.
3. Regneark tilbyder ikke nok sikkerhed
Excel-regneark tilbyder ikke den samme sikkerhedsbeskyttelse som specialiserede contract management-systemer gør. Følsomme oplysninger kan være sårbare over for uautoriseret adgang eller utilsigtet ændring. Dette hænger også sammen med mangel på adgang for nøglepersoner.
Cloud-baseret kontraktstyring bidrager til øget sikkerhed. Ved at benytte avancerede krypteringsmetoder og regelmæssige sikkerhedsopdateringer skaber cloud-platforme en yderst sikker infrastruktur til opbevaring og administration af kontrakter.
Dette er afgørende, da kontrakter typisk indeholder følsomme oplysninger og fortrolige data. Cloud-løsninger giver også forbedret kontrol over adgangsrettigheder, hvilket sikrer, at kun autoriserede brugere har adgang til at se eller redigere specifikke dokumenter.
4. Manglende adgang og centralisering
En stor udfordring ved at arbejde i regneark er mangel på adgang og centralisering for nøglepersoner. Dette har vi skrevet et længere indlæg om her, hvor vi kommer ind på vigtigheden af cloudbaseret kontrakthåndteringssoftware. Problemet med aftaler, der ligger gemt lokalt og siden føres over i et regneark, er, at dem, der skal bruge adgangen risikerer ikke at kunne tilgå dokumenterne, hvilket kan skabe kritiske situationer i virksomheden.
Med software til kontrakthåndtering er det nemt at styre adgangen og samle alle data, aftaler og kontrakter ét sted.
5. Regneark giver begrænsede samarbejdsmuligheder
Udover risikoen for fejl gennem manuel indtastning, er et af problemerne ved regneark også mangel på samarbejdsmuligheder. Mens Excel har nogle samarbejdsfunktioner, er de ofte ikke så intuitive eller effektive som dem, der findes i dedikerede contract management-systemer. Dette kan gøre det vanskeligt at arbejde sammen om aftaler på tværs af team og organisationer.
Med Complete Control kan nøglepersoner få adgang gennem skyen, lige meget hvor de er, hvilket øger grundlaget for godt samarbejde og adgang til relevant information.
6. Mangel på sporbarhed og revisionsspor
Excel mangler ofte omfattende sporbarhedsfunktioner, der er nødvendige for at holde styr på ændringer, godkendelser og revisioner i contract management-processen. Dette kan resultere i manglende overblik og dokumentation af beslutninger.
Med et godt værktøj til kontrakthåndtering bliver kontraktstyring meget mere effektiv, fordi nøglepersoner kan tage aktive, strategiske beslutninger, som gavner hele virksomheden.
7. Vækstbegrænsning og mangel på overblik
Når en organisation vokser, og mængden af aftaler og kontrakter stiger, kan Excel blive overvældet, da programmet ikke er designet til at håndtere store datamængder effektivt. Dette kan føre til ydeevneproblemer og ineffektiv kontraktstyring. Dette var tilfældet for Visma. Men gennem en centraliseret kontraktstyringsproces fik virksomheden vendt skuden og endte med at spare 140 millioner kroner på effektiv kontrakthåndtering.
Virksomheder gør klogt i at styre og håndtere deres aftaler effektivt
Der er altså et væld af gode, overbevisende grunde til, at software skabt til håndtering af kontrakter og aftaler er mere fordelagtige og effektive end regneark er. Og i den forbindelse har vi også skrevet om, hvilke tanker du bør gøre dig, inden du vælger software og om, hvordan du styrer virksomhedens udgifter til SaaS-værktøjer.
Som virksomhed der gerne vil være effektiv og omkomstningsbevidst, gør du klogt i at styre og håndtere dine aftaler effektivt. Derfor bør du vælge et værktøj, som er skræddersyet til din virksomhed, så du kan få mest ud af dine aftaler.
Et værktøj som kommer med alarmer, når vigtige datoer nærmer sig, som beder om bekræftelse på, at jobbet er færdiggjort, og som lagrer det hele på en sikker måde i skyen.
Alt det får du med House of Controls løsning, Complete Control.
Kom i gang med software til kontrakthåndtering der klarer det hårde arbejde for dig
Du er nu blevet klog på alle de fordele, der er ved at gå fra Excel til et decideret værktøj til kontrakthåndtering. Vil du vide endnu mere?
Så kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her.
