I denne artikel dykker vi ned i fordelene ved digital transformation i kontraktstyring og ser på, hvordan det ikke kun reducerer fejl og forsinkelser, men også åbner for nye muligheder for analyse, datadrevne beslutninger og forbedret risikostyring.
I en verden, hvor teknologien konstant udvikler sig, bliver virksomheders evne til at tilpasse sig digitale løsninger afgørende. Digitale løsninger er nemlig vejen til at minimere fejl, spare resourcer og ikke mindst automatisere tidskrævende processer.
Denne artikel udforsker betydningen af digital transformation inden for kontraktstyring, og hvordan virksomheder kan drage fordel af overgangen fra manuelle til digitale kontraktprocesser og af optimering af forretningsprocesser.
Denne omstilling går ud på mere end blot at erstatte papirdokumenter med elektroniske kopier. Omstillingen handler om at omdefinere arbejdsgange, øge effektiviteten og skabe en mere agil og gennemsigtig kontrakthåndteringsproces, der i sidste ende gavner mange områder af forretningen.
Hvis du er nysgerrig efter, hvordan du kan skifte fra manuelle til digitale kontraktprocesser, og alle fordelene bag effektiv kontraktstyring, så skal du læse med her, hvor du hurtigt kan blive meget klogere på området og fordelene bag digitalisering af kontraktstyring.
Fordele ved digital transformation, når det kommer til kontrakthåndtering
Hvis du har arbejdet med kontrakter, ved du, hvor meget arbejde, der er forbundet med dette. Kontrakterne skal håndteres, de skal gemmes et samlet sted - og hvis de ikke er det, er det nær umuligt at holde styr på dem. Du skal være bevidst om kontrakternes data - deres indhold, deres udløbsdatoer, eller om de automatisk bliver fornyet, og så skal du også holde styr på, om kontraktens indhold egentlig bliver overholdt. Og listen med arbejdsopgaver forbundet til konktraktstyring er længere - særligt hvis du lige nu arbejder manuelt med kontrakter.
Hvis du kender til manuel håndtering af konktrakter, så er det på tide, at vi introducerer dig for kontraktteknologi i den digitale æra og digitale konktraktprocesser. Der er nemlig et stort antal fordele ved digital konktrakthånteringssystemer, som du får gennem en digital konktrakttransformation.
Her er blot nogle af de fordele, du kan drage nytte af gennem en digitalisering af din kontraktadministration
Automatisering af kontraktprocesser giver effektivitet og tidsbesparelser
En af de banebrydende fordele ved at gå fra manuelle til digitale kontraktprocesser er, at du reducerer manuelt arbejde ved at håndtere gentagne opgaver såsom påmindelser om udløb, opdateringer og arkivering. Dette frigiver tid og ressourcer, hvilket øger effektiviteten og tillader, at du og dine medarbejdere kan fokusere på mere værdiskabende opgaver.
Øget gennemsigtighed og adgang
Digitale platforme for kontraktstyring giver en central og nem adgang til alle kontrakter. Det betyder, at du sikrer, at der ikke ligger en vigtig kontrakt i en af dine medarbejderes mailindbakker, som du pludselig ikke har adgang til.
Dette øger gennemsigtigheden, hvilket er afgørende for at sikre, at alle relevante interessenter har adgang til nødvendige oplysninger, og du er forsikret, at din kontraktmasse befinder sig ét sted, hvor du har et sublimt overblik over dem og alle deres data. Desuden muliggør det sikker deling af kontraktinformation på tværs af afdelinger eller teams, så adgang til væsentlig data altid er sikret.
Cloud-baseret kontraktstyring tilbyder en række fordele
Herunder øget tilgængelighed, fleksibilitet og sikkerhed. Det tillader brugerne at få adgang til kontrakter fra enhver placering og på enhver enhed, hvilket understøtter fjernarbejde og globalt samarbejde. Samtidig sikrer cloud-baseret kontraktstyring høj datasikkerhed og backup, hvilket er afgørende for at beskytte virksomhedens kontraktuelle oplysninger.
Riskostyring og overholdelse af lovgivning
Digitale systemer for kontraktadministration kan automatisere overvågning af kontraktens levetid, udløb og fornyelser. Dette reducerer risikoen for overskridelser eller glemsomhed, hvilket kan resultere i bedre overholdelse af regler og aftaler. Det betyder også, at du ikke pludselig modtager en regning fra en aftale, du egentlig hellere ville have afmeldt dig, fordi du havde overset, at den stod til fornyelse. Digital kontraktadministration hjælper også med at sørge for, at du sikrer, at dine leverandører lever op til visse krav og standarder.
Bedre dataanalyse og beslutningsgrundlag
Et digitalt kontrakthåndteringssystem tilbyder muligheder for at analysere data fra kontrakter. Dette kan give indsigt i mønstre, tendenser og historiske præstationer, der kan bruges til at træffe bedre informerede beslutninger, der i sidste ende hjælper dig og din virksomhed.
Fleksibilitet og skalerbarhed
Digitale kontraktstyringssystemer kan tilpasses virksomhedens behov og skaleres efter vækst. De kan også let integreres med andre eksisterende systemer for at sikre en effektiv og intuitiv arbejdsproces på tværs af forskellige platforme.
Forbedret samarbejde og kommunikation internt såvel som eksternt
Digitale kontraktsystemer muliggør bedre samarbejde på tværs af teams eller afdelinger, når alle nemt har adgang til relevant data. Dette sikrer, at alle involverede parter har adgang til opdaterede oplysninger og kan samarbejde omkring kontrakter på en mere effektiv måde, hvor håndteringen af konktraktmassen foregår centraliseret.
Miljømæssige fordele
Ikke nok med at et digitalt kontrakthåndteringssystem hjælper dig med at forsikre, at dine leverandører lever op til miljømæssige krav og standarder, så er der også andre miljømæssige fordele ved at implementere digital kontraktstyring. Disse er blandt andet en reduktion af papirforbrug og manuelle processer, der bidrager til virksomhedens bæredygtighedsinitiativer, fx gennem muligheden for digital kontraktunderskrift.
At migrere til digitale kontraktprocesser handler ikke kun om at erstatte papirdokumenter med elektroniske. Det handler om at transformere måden, virksomheden håndterer, overvåger og udnytter kontrakter på. Denne omstilling kan give konkurrencefordele og effektivisere forretningsprocesserne på tværs af organisationen.
Implementering af kontraktstyringssystem
Der findes mange digitale løsninger, der hjælper virksomheder med at digitalisere deres forretning, forbedre deres arbejdsprocesser og blive mere effektive. Initiativer der i sidste ende kan være med til at øge virksomheders omsætning. En af de løsninger er Complete Control der hjælper virksomheder med at digitalisere deres kontrakthåndtering og drage alle de fordele som er nævnt ovenfor. På den måde kan virksomheder implementere digital teknologi og eliminere manuelle flaskehalse.
Men for at kunne nyde disse fordele og optimerekontraktprocesser digitalt, kræver det en implementering af digital kontraktstyring. En central opgave her er skiftet til cloud-baseret kontraktstyring, som åbner op for en mere fleksibel og tilgængelig tilgang til kontrakthåndtering.
Forstå dine specifikke behov for kontraktstyring
Når du begynder implementeringen af digital kontraktstyring, er det afgørende at forstå virksomhedens specifikke behov og målsætninger for arbejdet med konktrakter. Hos House of Control er vi altid klar til at guide dig igennem løsningen for kontrakthåndtering og fortælle dig om, hvordan løsningen kan være løsningen på dine behov. Det var netop denne forståelse for specifikke behov og dernæst implementeringen af et digitalt konktrakthåndteringssystem, der var med til, at Vismas indkøbsafdeling sparede 140 millioner danske kroner i 2022.
Teamet skal klædes godt på
Når du har forstået dine behov for et kontraktstyringssystem, er det væsentligt at dine medarbejdere og teamet, der skal arbejde med konktrakterne, er trænet til at håndtere det nye system effektivt. Ligesom med alle andre implementeringer og forandringer af arbejdsprocesser, kræver dette oplæring, så alle er klar over systemets muligheder og fordele og ikke mindst, hvordan man benytter kontraktstyringsværktøjet og forståelse for de nye arbejdsgange og procedurer.
Hos House of Control tilbyder vi også denne træning, så hele teamet er godt klædt på til at forstå kontraktstyringsværktøjet, så I hurtigt kan komme i gang med at høste frugterne fra overgangen fra manuelle til digitale kontraktprocesser.
