Så hanterar HiFi Klubben IFRS 16-rapportering för fler än 100 kommersiella hyresavtal

Med över 90 butiker spridda mellan fem länder står HiFi Klubben inför den komplexa utmaningen att hantera ett stort antal kommersiella hyresavtal, som alla måste uppfylla IFRS 16 redovisningsstandarder för leasingavtal.

"När jag började var en av mina första uppgifter att se till att alla hyresavtal uppfyllde IFRS 16 inför årsredovisningen. Vi har fler än 100 leasingavtal, och med butiker i fem länder var det avgörande att effektivisera våra redovisnings- och rapporteringsprocesser för leasing."

Som ett växande företag behövde HiFi Klubben en robust lösning för att hantera de intrikata detaljerna i sina kommersiella hyresavtal, som varierade beroende på plats, villkor, prisindex och nationella bestämmelser. Hyresberäkningar och uppdateringar sköttes tidigare manuellt i Excel, vilket ledde till ineffektivitet och en tung arbetsbelastning för HiFi Klubbens ekonomiavdelning.

"Excel-filerna är gjorda för hyreskontrakt i mindre skala. Men med våra många hyresavtal i olika länder blev det en enorm fil att hantera. Vi har även avtal som är baserade på nationell indexering, och vår Excel-mall kunde endast hantera fast indexering. Detta resulterade i fel i siffrorna, vilket gjorde det svårt att säkerställa korrektheten."

Den stora mängden avtal och komplexiteten i att hantera olika villkor i olika länder gjorde manuella uppdateringar tidskrävande. Harutunian insåg att en mer skalbar och effektiv lösning var nödvändig för att upprätthålla noggrannheten och uppfylla de stränga kraven i IFRS 16-rapporteringen.

"Jag var tvungen att börja om från början när det gäller att ladda upp och konfigurera våra avtal. Men när vi väl började var fördelarna tydliga. House of Controls team, inklusive kundframgångsexperterna Simon och Karl Oscar, arbetade nära oss för att säkerställa en smidig start."

Sedan HiFi Klubben började använda IFRS 16-lösningen säger Sona att de har sett markanta förbättringar i sina processer för hyreshantering och rapportering: "Det som tidigare var en komplicerad uppgift med Excel har nu blivit en mycket mindre uppgift i lösningen. Att göra ändringar i ett avtal och uppdatera beräkningarna är så mycket enklare än det var tidigare."

Lösningen har avsevärt förbättrat noggrannheten i IFRS 16-rapporteringen genom att ge bättre kontroll över kontrakten. 'Förut var det svårt att upptäcka fel i Excel. Nu, med House of Control, kan vi granska ett kontrakt i taget, vilket gör det mycket lättare att identifiera eventuella misstag,' tillägger hon.