Dålig avtalshantering medför direkta och betydande kostnader för din organisation, men de indirekta kostnaderna är ofta ännu högre och orsakar mer skada.
Dålig avtalshantering kan vara en kostsam utmaning. Bristande insyn i avtalsvillkoren leder till ekonomiska förluster och juridiska komplikationer.
Dålig avtalshantering kan kosta företag upp till 9 procent av deras årliga intäkter. Dessutom riskerar företagen förlorade intäkter, regelöverträdelser och försämrat anseende. Detta är några av slutsatserna i en rapport från International Association for Contract & Commercial Management (IACCM).
Vi tror att en av de främsta orsakerna är bristen på ett strukturerat tillvägagångssätt för avtalshantering - inklusive en tydlig förståelse för vem som är ansvarig för varje avtal. Detta kan leda till betydande kostnader, både direkta och indirekta. Nedan följer en snabb översikt över dessa kostnader, följt av ett förslag till lösning.
Direkta kostnader
Att överbeställa tjänster eller produkter - eller att beställa dubbelt - är en av de mest omedelbara konsekvenserna av dålig avtalsöversikt. Utan ett centraliserat system för att spåra avtal slutar det nästan alltid med att företag gör dubbla beställningar, vilket leder till överflödiga lager och slöseri med resurser.
En annan vanlig utmaning är automatisk förnyelse av avtal utan ordentlig genomgång. När avtalen inte hanteras centralt blir det svårt att meddela intressenterna innan de löper ut. Detta kan ofrivilligt binda upp företag i kostsamma avtal. Att gå miste om möjligheter till omförhandling är en kritisk fråga i samband med automatisk förnyelse. Avtal har vanligtvis klausuler som möjliggör omförhandling före förnyelse, men om företaget inte är medvetet om kritiska tidslinjer kan det gå miste om potentiella besparingar eller bättre villkor.
De direkta kostnader som nämns påverkar resultaträkningen. Oanvända rabatter har också negativa ekonomiska konsekvenser. Om medarbetarna inte känner till befintliga ramavtal handlar de ofta från alternativa leverantörer med sämre villkor, vilket ökar kostnaderna i onödan. Att registrera nya leverantörer och behandla deras fakturor ökar också de administrativa kostnaderna.
Organisationer som inte bevakar avtalsvillkoren riskerar att prisökningar från leverantörer inte upptäcks, vilket leder till högre framtida kostnader. Hantering av juridiska tvister är ett annat område där kostnaderna kan eskalera. Att lösa avtalstvister kräver tid och ekonomiska resurser och kan också undergräva förtroendet mellan affärspartner.
Indirekta kostnader
Indirekta kostnader är precis lika skadliga, men ofta mer dolda. Till exempel kan en svag avtalshantering minska skalbarheten - kostnaderna ökar mer än nödvändigt när företaget växer. Ineffektivitet i verksamheten, t.ex. missade tidsfrister och onödiga utgifter, kan också skada företagets professionella rykte.
Otillräcklig avtalshantering går ofta hand i hand med en lika svag leverantörshantering. Båda gör det svårt att följa lagar om transparens och krav på företagens sociala ansvar, vilket kan få både ekonomiska konsekvenser och konsekvenser för företagets anseende.
Den tid som går åt till att leta efter och förstå avtal tar fokus från strategiska prioriteringar och långsiktiga mål. Dålig avtalshantering försvårar också det interna samarbetet. De dolda kostnaderna för detta kan bli mycket höga, särskilt under en utmanande tid för verksamheten.
Det finns också dolda kostnader på intäktssidan av verksamheten. Inkonsekvent hantering av kundavtal leder till intäktsförluster. Dessutom skapar ouppfyllda förväntningar och ansträngda relationer missnöje bland kunderna.
Bristande tydlighet kring avtalsförpliktelser kan också leda till att potentiella investerare får upp ögonen för företaget, vilket gör det mindre attraktivt. Slutligen kan dålig avtalssynlighet leda till felaktig bokföring, vilket undergräver integriteten i den finansiella rapporteringen och beslutsprocesserna.
Att komma igång
Trots dessa direkta och indirekta kostnader behöver det inte vara komplicerat att förbättra avtalshanteringen.
Genom att följa några enkla steg kan organisationer effektivisera sina processer:
- Börja med att samla alla avtal på ett ställe, gå igenom dem för att säkerställa att de är giltiga och uppdaterade samt fördela tydliga ansvarsområden för uppföljning.
- Upprätta rutiner för att hålla reda på viktiga datum, t.ex. förnyelser eller uppsägningar, och skicka meddelanden i god tid.
Teknologi, särskilt programvara för avtalshantering, kan vara en avgörande faktor för organisationer som vill återfå kontrollen över sina avtal och åtaganden. Sådana verktyg erbjuder funktioner som automatiska varningar för kritiska datum, sökbara arkiv för snabb åtkomst och intuitiva dashboards som ger en realtidsöversikt över alla avtal.
Dessutom minskar programvaran risken genom att säkerställa att avtalen uppfyller både lagkrav och interna standarder. Genom att digitalisera avtalsprocesserna kan företagen spara tid, minimera riskerna och öka lönsamheten - samtidigt som de bygger upp en mer effektiv och framåtblickande verksamhet.
