Hur många avtal har ni egentligen?
En majoritet av ekonomiansvariga inom verksamheter som vi pratar med, håller med om att ett stort antal underleverantörer och tillhörande avtal skapar mer komplexitet. Och ju större komplexiteten är, desto större blir de direkta och indirekta kostnaderna för avtalshantering.
En CFO har erfarenhet av att många avtal som ingås på olika nivåer i organisationen medför en risk för att de köps in två gånger, att man glömmer att säga upp avtal, att de inte omförhandlas eller att avtalen förnyas automatiskt. CFO:er märker också av de indirekta kostnaderna i samband med personberoende samt den tid som går åt för att leta efter avtalsdokument vid skapande av prognoser och budgetar.
Hur många avtal har ni? Detta är en fråga vi alltid ställer till potentiella kunder. Svaren är vanligtvis vaga – och de underskattar oftast antalet. Även CFO:er med en lång karriär inom verksamheten blir vanligtvis förvånade när de ser omfattningen av de avtal som tillsammans utgör kostnadsbilden.
När det gäller att få svar på hur många löpande avtal verksamheten har med olika underleverantörer, måste man leta överallt inom organisationen. Här är nio ledtrådar:
• IT-avtal, såsom servrar, molnlagring, licenser, datorer, telefoner och abonnemang
• Leveranser av lösningar, produkter och tjänster som är nödvändiga för att ni ska kunna fullgöra era skyldigheter gentemot kunderna
• Hyresavtal, plus tillhörande säkerhet, försäkring, parkering, el och internet
• Leasingavtal för firmabilar, produktionsutrustning och andra saker
• Ramavtal för juridiska tjänster, marknadsföring och kommunikation
• Avtal relaterade till anställda, exempelvis resor, försäkring, pension och friskvård
• Kontorsutrustning i form av skrivare, papper, möbler och skärmar
• Tjänster till kontoret, inklusive matsal, städning, kemtvättsavtal och vaktmästare
• Mindre leveranser till kontoret, såsom växter, kaffeavtal, frukt, vatten och snacks
Så, hur många avtal har ni egentligen? Och hur ser komplexiteten ut när ni tänker över uppsägningstider, kontakter, dokumentlagring och så vidare? Hur är interaktionen med ERP-systemet?
En av våra kunder, som började använda Complete Control för sina hyresavtal, säger att de tidigare använde kalkylblad för avtalshantering: “Det fungerade mer eller mindre bra när vi hade relativt få hyresavtal, men i takt med koncernens utveckling blev det gradvis både ohanterligt och helt oförsvarligt.”
Ska vi ta ett snack om vad som är lämplig avtalshantering – contract lifecycle management – i din verksamhet?
Detta är kostnaden för brist på kontroll
8 skäl att inte administrera avtal i ett kalkylprogram
Checklista för inköp av lösning för digital avtalshantering
31 000 anvendäre: 10 skäl till varför de valde House of Control
Därför applåderar investerarna när CFO:n använder Comlete Control
