Bedrifter sliter med å avklare hvilke plikter åpenhetsloven har gitt dem, sier senioradvokat Tone Grivi Berntsen i advokatfirmaet Haavind. De som løser utfordringene får bedre styring og kontroll – og som bidrar til bedre standing hos investorer og kunder.
Senioradvokat Tone Grivi Berntsen i advokatfirmaet Haavind har det siste året hjulpet et betydelig antall norske bedrifter med å forberede seg på kravene i åpenhetsloven. Fra før har hun lang erfaring med gransking og alt som følger med oppkjøp og restrukturering av selskaper.
De siste årene er ESG (environmental, social and governance factors) blitt stadig viktigere for klientene. Vi fikk anledningen til å snakke med Tone om hvordan Haavind hjelper sine klienter med åpenhetsloven, hvilke utfordringer klienten møter, hvordan lovens krav løses i praksis – og mye mer.
Intervjuet følger under.
Det er et spørsmål med mange svar. Våre klienter er et godt tverrsnitt av næringslivet, med ulike former for behov for bistand når det gjelder åpenhetsloven. Det er en lov som forutsetter at bedriften selv utfører mange oppgaver internt, og det varierer hvor langt hver enkelt bedrift er kommet.
Noen begynner arbeidet nå, mens mange større klienter allerede har gjort mye. Det som er fellesnevneren, er at klientene bruker oss som sparringspartner i dette arbeidet for å sikre at de er compliant.
Åpenhetsloven setter opp rammer for hvordan bedriften skal jobbe med ansvarlighet og risikovurderinger i egen virksomhet, og hos sine leverandører og andre forretningsforbindelser. I dette arbeidet trenger de ofte juridisk rådgivning for å avklare hvor langt pliktene går. Andre har behov for at vi følger dem fra A til Å i arbeidet.
I korthet hjelper vi klienter med å forankre ansvarlighet i styret. Deretter må bedriften lage eller oppdatere retningslinjer for menneskerettigheter og arbeidsvilkår i egen virksomhet og for leverandørkjeden.
Basert på disse «går vi opp løypa» sammen med klientene, i praksis ved å kartlegge hvilke aktsomhetsvurderinger som skal gjøres. Vi hjelper også til med å legge planer for hvordan bedriften skal overholde informasjonsplikten og besvare innkommende forespørsler om informasjon.
Det vi opplever oftest er at kundene sliter med å avklare hvor langt pliktene går, hva de konkret må gjøre for å oppfylle loven og å ha et klart bilde av hva loven innebærer for dem. I praksis løser vi dette ved å følge dem i arbeidet og identifisere hva som må gjøres. Det er dette vi mener med å være en sparringspartner.
Klienten selv har som regel veldig god innsikt i egen virksomhet og leverandørkjede, og de vet godt hva de har av kontrakter og retningslinjer. Sammen med klienten gjennomgår vi forpliktelsene i loven og ser hva de har på plass og hva som mangler.
Her finner du: Åpenehetsloven mal
Åpenhetsloven har flere paralleller til det som er viktig i due diligence- og oppkjøpsprosesser. Som ved en «dd» setter en god overholdelse av åpenhetsloven krav til systemer og governance.
Jeg lever i den tro at selskaper med god styring og systemer har en god grunnstruktur for å drive business. Å hjelpe bedrifter med åpenhetsloven er i praksis å bidra til at de får på plass ulike rammeverk som både investorer og mange kunder forutsetter at bedriften har.
Den første fordelen kommer med bedre oversikt. Åpenhetsloven gjør at bedriften må ha full oversikt over forretningspartnere og leverandører, og det er det mange som ikke har hatt.
Nå må bedriften ha kontroll på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden. I praksis må bedriftene få på plass rutiner og systemer for å oppnå denne kontrollen.
En annen fordel som loven fører med seg, knytter seg til det økende fokuset på ansvarlighet blant investorer og ellers i markedet. Enten det handler om børsnotering eller oppkjøp, så er det en fordel for bedriften at de har kravene i åpenhetsloven på stell.
Det er hensiktsmessig å ha en god oversikt over såkalt «hard law» og «soft law». Førstnevnte er alle de juridiske forpliktelsene som nedfelt i lover og forskrifter, mens sistnevnte er anbefalte, men ikke juridisk bindende. OECDs retningslinjer er et eksempel på «soft law» som med åpenhetsloven er blitt «hard law».
Kontraktsrett er også veldig viktig. De samme retningslinjene for ansvarlighet som bedriften har forankret i styret, de bør også tas inn i kontraktene med leverandørene. Da er det viktig at disse kontraktene er solide, slik at de står seg over tid.
Siden det er en ny lov, er det for tidlig å å si noe sikkert om dette. En tilnærming til spørsmålet er å se på de tre pliktene i loven: Bedriften skal gjøre aktsomhetsvurderinger, gi publikum informasjon ved forespørsel og redegjøre for aktsomhetsvurderingene hvert år.
Dersom bedriften ikke leverer den offentlige redegjørelsen innen 30. juni, kan det tyde på at den heller ikke har kommet i gang med aktsomhetsvurderinger. Motsatt er det slik at har bedriften gjennomført aktsomhetsvurderinger, så er det ikke så mye mer som skal på plass før redegjørelsen er klar.
Viktigere enn bransjer tror jeg er å se på bedriftenes størrelse. Mange større virksomheter har allerede innrettet seg etter de nevnte OECD-retningslinjene, og dermed har de i praksis tatt åpenhetsloven inn over seg.
De bedriftene som er like over lovens terskelverdi på 70 millioner i omsetning og 50 ansatte, derimot, har som regel ikke kommet like langt og har ikke de samme ressursene til å sette ansvarlighet i system.
Bransjene som vil slite mest, er trolig de som bruker relativt sett mye menneskelig arbeidskraft, og hvor arbeidet kan pågå utover normal arbeidstid – siden åpenhetsloven først og fremst beskytter menneskerettigheter og arbeidsvilkår.
Eksempler kan være bygg og anlegg, og transport. Loven kan også bli utfordrende for helt andre bransjer. Et eksempel er programvare, hvor support og utvikling gjøres i land der menneskerettigheter og arbeidsvilkår ikke er like godt beskyttet som i Norden.
Det må selvsagt vurderes i hvert konkrete tilfelle. Åpenhetslovens intensjon er imidlertid klar på at samarbeid og forbedring er best. Dersom din bedrift bare trekker seg ut fra et samarbeid, er det stor sjanse for at leverandøren bare fortsetter som før. Da har ingen fått det bedre.
Forbrukertilsynet har vært klare på at de vil ha fokus på veiledning av bedriftene den første tiden. Jeg vil berømme Forbrukertilsynet for arbeidet som er gjort så langt, ikke minst i form av veiledninger, foredragsvirksomhet og webinarer.
Litt lengre frem i tid, når de kanskje føler at de har veiledet nok, tror jeg at Forbrukertilsynet vil prioritere å slå ned på åpenbare og gjentagende brudd på loven – overfor bedrifter som viser at de ikke gjør noe som helst.
Jeg tror Forbrukertilsynet har lettere for å akseptere bedrifter som beviselig gjør noe for å forbedre de utfordringene som er kartlagt gjennom aktsomhetsvurderingene.
Da kan vi ta utgangspunkt i de tre forpliktelsene vi nevnte. Det er et sett handlinger som må gjøres for at bedriften oppfyller disse. Ansvarlighet må forankres i styret. Du må få på plass retningslinjer for egen virksomhet så vel som for leverandører og andre forretningsforbindelser.
Overfor disse må det gjøres kartlegginger og risikovurderinger. Og så må redegjørelsen av aktsomhetsvurderingene utarbeides og publiseres. Bedriften må dessuten etablere et system for å overholde informasjonsplikten.
Når du skal kartlegge risiko må du først vite hvem du handler med, det gjelder både leverandører, deres underleverandører og andre forretningspartnere. Her er viktige stikkord oversikt, og risikobetraktning og forholdsmessighet.
Prioriter grundige risikovurderinger av de leverandørene hvor risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold anses å være størst, eksempelvis i områder og bransjer med størst fare for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår.
Det kom en forskrift i februar 2023 som gjelder flere lover, inkludert åpenhetsloven. Dette er en forskrift om utmåling av tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.
Forskriften sier at det kan ilegges overtredelsesgebyr på inntil fire prosent av bedriftens årsomsetning eller inntil 25 millioner kroner, der det høyeste beløpet anvendes. Fra flere hold er det imidlertid kommet tilbakemeldinger om at forskriften har blitt vedtatt uten tilstrekkelig høring knyttet til åpenhetsloven, og det er derfor varslet høring.
Med åpenhetsloven er det viktig å få oversikt over leverandører og forretningspartnere, om det foreligger skriftlige kontrakter etc. Og det er viktig å opprettholde denne oversikten for å bevare kontrollen. Her kan digitale verktøy være veldig nyttige hjelpemidler.
La meg presisere at det er viktig også å gjøre grundige kartlegginger tilpasset bedriften når man utarbeider spørreskjemaer som skal sendes til leverandørene.
Det er fordi svarene man får, danner grunnlaget for aktsomhetsvurderingene. Spørreskjemaet bør derfor fordre at den som svarer, faktisk tenker seg om, og gjør en god og grundig vurdering.
Bedrifter som ikke bruker tilpassede digitale verktøy må selv ha kontroll på spørreskjemaene som sendes ut. De må gjennomgå disse manuelt, og det vil stille større krav til interne systemer og egen oppfølging.
Digitale verktøy kunne lette arbeidet med å få kontroll over leverandørene, og strømlinjeforme aktsomhetsvurderingene.
Når bedriften skal bli compliant med åpenhetslovens forpliktelser første gang, vil den måtte gjøre mer grunnleggende arbeid enn senere. For å håndtere de løpende forpliktelsene som følger etterpå, trenger bedriften systemer.
Husk at pliktene som følger av loven går hele veien nedover i leverandørkjeden. Hvilket system har dere på plass for å innhente og følge opp informasjon når dere oppdager avvik fra kontrakten og brudd på loven? Dette forutsetter etablering av systemer og oppfølgning.