Hva er en aktsomhetsvurdering?

Her er de seks stegene som OECD mener bør være med i bedriftens aktsomhetsvurderinger. De er en sentral del av den nye åpenhetsloven.

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Loven setter krav til at bedriften skal gjøre aktsomhetsvurderinger av egen virksomhet og i leverandørkjeden. Men hva er en aktsomhetsvurdering? Og hvordan skal bedriften gjennomføre aktsomhetsvurderinger?

Ifølge OECD og norske myndigheter, består en aktsomhetsvurdering overordnet av seks ulike steg:

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer
2. Analysere eksisterende og potensielle konsekvenser
3. Innarbeide analysen i selskapets virksomhet
4. Overvåke selskapets resultater over tid
5. Rapportere om hvordan konsekvensene håndteres
6. Sørg for, eller samarbeid om, gjenoppretting, erstatning og klageordninger der det er påkrevd
   
   

Hver av disse kan du lese mer om under

Ifølge OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper skal aktsomhetsvurderinger «forstås som en prosess der selskap kan kartlegge, forebygge, begrense og gjøre rede for hvordan de håndterer eksisterende og potensielle negative konsekvenser av sin virksomhet.»

Regjeringen anbefaler at aktsomhetsvurderinger bør være en integrert del av selskapets beslutningsprosesser og system for risikostyring. Det innebærer at aktsomhetsvurderinger bør innarbeides i selskapets systemer for risikostyring.

Det kommer an på… aktsomhetsvurderinger i praksis

Det finnes ikke en universalformel for hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres. Innholdet og omfanget i aktsomhetsvurderingene bør tilpasses minst tre ulike forhold:

• Størrelsen på foretaket/prosjektet: Er det en viktig del av selskapets drift og leveranser?
• Det generelle risikonivået: Hvor i verden og i hvilken bransje skjer aktiviteten – hva er generell status for menneskerettigheter, arbeidsforhold?
• Andre spesielle forhold knyttet til hvert enkelt prosjekt.
  
  

Selskaper med et stort antall underleverandører bør prioritere å kartlegge områdene med høyest risiko for negative konsekvenser. Størst ressurser legges ned i aktsomhetsvurderinger overfor de mest utsatte leverandørene. Regjeringen skriver:

«Hvis selskapet fastslår at det er fare for at den kan medvirke til negative konsekvenser i leverandørkjeden, bør det treffe nødvendige tiltak for å stanse eller forebygge en slik medvirkning. Den bør bruke sin påvirkningskraft til i størst mulig grad å begrense skadevirkninger forårsaket av en leverandør.»

Dersom bedriften trekker seg helt ut, kan det få negative sosiale og økonomiske konsekvenser i større deler av leverandørkjeden. Et alternativ er å innlede samarbeid med leverandøren og andre aktører i den hensikt å oppnå bedre resultater.

«Det kan være rettet mot opplæring av personell og andre former for kapasitetsbygging, og å støtte opp om gjennomføring av prinsippene om ansvarlig forretningsførsel,» skriver Regjeringen.

De viktigste punktene i retningslinjene knyttet til aktsomhetsvurderinger

De viktigste punktene i retningslinjene knyttet til aktsomhetsvurderinger beskrives på norsk i Kontaktpunktets innførings til OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv.

De er: 

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer

Aktsomhetsvurderinger begynner med selskapets retningslinjer. Dere må utarbeide, godkjenne og kommunisere retningslinjene som dere akter å overholde. Kort sagt, det må lages en policy, som så blir forankret i ledelse og styret, før den publiseres på selskapets nettsider. 

Bedrifter er forskjellige, med ulik risiko for uheldige hendelser knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår. Det er derfor hensiktsmessig at retningslinjene fokuserer på det som faktisk er virksomhetens største risikoområder.

Videre bør dokumentet beskrive hvordan virksomheten skal opptre ansvarlig. Det inkluderer å uttrykke forventninger til ansvarlighet hos leverandører og andre forretningsforbindelser. 

I retningslinjene må det være klart hvem som har ansvaret. Kjenner alle til den? Vet de hva de skal gjøre? Er den med i kontraktene dere har med underleverandørene? 

2. Analysere eksisterende og potensielle konsekvenser

Begynn med å få en full oversikt over selskapets egne aktiviteter og underleverandører. Blant disse skal dere kartlegge og vurdere alle eksisterende eller potensielle negative konsekvenser for menneskerettighetene og arbeidsforhold som de kan være innblandet i.

Overfor leverandører i Norge blir det viktigste å sikre at medarbeidere betales i henhold til gjeldende regelverk, tariffavtaler og andre normer. I utlandet kan det bli mer omfattende undersøkelser som må gjøres.

Regjeringen anbefaler at bedriften benytter seg av interne og/eller uavhengige eksterne menneskerettighetseksperter. Vurderingen bør også inkludere «meningsfylte konsultasjoner med grupper som kan bli berørt» og andre aktuelle parter. Hvem som velges avhenger av forholdets størrelse, art og kontekst.

3. Innarbeide analysen i  selskapets virksomhet

Basert på analysen over skal selskapet forebygge og begrense negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet. Aktsomhetsvurderingen innebærer at relevante interne retningslinjer, policies, funksjoner og prosesser omfatter rutiner for å fange opp forholdene fra analysen. Det må videre iverksettes nødvendige og faktiske tiltak for å håndtere forholdene.

Ansvaret for å håndtere ulike konsekvenser må legges på et riktig nivå i selskapet. Regjeringen sier at det forutsetter at «interne beslutnings-, bevilgnings- og tilsynsprosesser åpner for effektiv håndtering av slike konsekvenser».

Tiltakene som må gjøres vil variere. Nødvendige tiltak er avhengig av hvilken påvirkningskraft dere har på de negative konsekvensene. Er dere den direkte årsaken til den negative konsekvensen? Er dere en medvirker? Eller er dere innblandet via en underleverandør eller annen forretningsforbindelse?

Og hvordan skal bedriften håndtere de negative forholdene man finner? Regjeringen nevner tre muligheter:

• videreføre samarbeidet for mest effektivt å kunne påvirke leverandøren,
• avbryte forholdet midlertidig mens igangsatte risikoreduserende tiltak videreføres, eller
• i siste instans trekke seg ut av samarbeidet.

4. Overvåke selskapets resultater over tid

Når dere har definert hvem som har ansvaret for å forebygge og begrense negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet, må dere få på plass rammeverket for å følge opp dette arbeidet over tid. Medfører kontrollene at negative konsekvenser på menneskerettighetsområdet faktisk blir utbedret? Fører tiltakene til at forholdene endres? Det handler om så vel overvåking som dokumentasjon. For overvåkingen anbefales å bruke både kvalitative og kvantitative metoder, samt å få tilbakemeldinger fra berørte parter og andre kilder.

5. Rapportere om hvordan konsekvensene håndteres

Åpenhetsloven setter krav om at det skal utarbeides en offentlig tilgjengelig redegjørelse for arbeidet, og denne skal publiseres hvert år innen 30. juni. «Rapporteringen bør gi tilstrekkelige opplysninger til at det kan fastslås om selskapet har reagert tilfredsstillende, og at dette ikke medfører risiko for berørte parter og medarbeidere,» skriver Regjeringen.

6. Gjenoppretting, erstatning og klageordninger

Har dere på plass ordninger for at ansatte, kunder eller publikum kan klage dersom de oppdager brudd på de vedtatte retningslinjene, se første punkt? Hvordan følger dere i så fall opp slike varslinger og klager? Finnes det aktører dere kan samarbeide med for å sikre at klager leder frem til forbedringer hos dere eller underleverandørene? 

En klageordning innebærer gjerne å sette opp en prosess for håndtering av klager: En slik prosess bør inkludere et veikart for gjenoppretting, tidsplan for å løse klager, samt oppfølgingsprosesser dersom man ikke kommer til enighet. 

FLERE RESSURSER:

• DETTE KREVER ÅPENHETSLOVEN AV DIN BEDRIFT
• SJEKKLISTE: VET DERE DETTE OM LEVERANDØRENE?
• DET DERE TRENGER Å VITE OM INFORMASJONSKRAV I ÅPENHETSLOVEN
• 5 ÅRSAKER TIL AT ÅPENHETSLOVEN BLIR ENKLERE MED GOD AVTALEHÅNDTERING
• DENNE LØSNINGEN GJØR DET ENKELT Å HÅNDTERE ÅPENHETSLOVEN