Sådan styrer HiFi Klubben deres IFRS 16-rapportering for mere end 100 erhvervslejemål

Med over 90 butikker fordelt på fem lande står HiFi Klubben over for den komplekse udfordring at administrere adskillige erhvervslejemål, som alle skal overholde IFRS 16 leasing regnskabsstandarder.

"Da jeg startede, var en af ​​mine første opgaver at bringe alle lejekontrakter i overensstemmelse med IFRS 16 til årsrapporten. Vi har mere end 100 leasingkontrakter, og med butikker i fem lande var det afgørende at strømline vores leasingregnskabs- og rapporteringsprocesser."

Som en virksomhed i vækst havde HiFi Klubben brug for en robust løsning til at håndtere de indviklede detaljer i deres erhvervslejemål, som varierede efter beliggenhed, vilkår, prisindekser og nationale regler. Lejeberegninger og opdateringer blev styret manuelt i Excel, hvilket førte til ineffektivitet og desuden en stor arbejdsbyrde for HiFi Klubbens økonomiafdeling.

"Excel-filerne blev oprindeligt bygget til mindre lejekontrakter. Men med vores mange lejekontrakter på tværs af forskellige lande, blev det en massiv fil at administrere. Vi har også kontrakter, der er baseret på national indeksering, og vores Excel-skabelon kunne kun håndtere fast indeksering. Dette resulterede i fejl i tallene, hvilket gjorde det svært at sikre nøjagtighed."

Alene mængden af ​​kontrakter og kompleksiteten i at administrere forskellige vilkår på tværs af forskellige lande gjorde manuelle opdateringer tidskrævende. Harutunian indså, at en mere skalerbar og effektiv løsning var nødvendig for at opretholde nøjagtigheden og opfylde de strenge krav i IFRS 16-rapportering.

"Jeg var nødt til at starte fra bunden i forhold til at uploade og konfigurere vores kontrakter. Men da vi først begyndte, var fordelene tydelige. House of Controls team, herunder kundesucceseksperterne Simon og Karl Oscar, arbejdede tæt sammen med os for at sikre et problemfrit setup."

Siden implementeringen af ​​softwaren, fortæller Sona, at HiFi Klubben har oplevet markante forbedringer i deres leasing management- og rapporteringsprocesser: ”Det, der før var en kompliceret opgave med Excel, er nu blevet en meget mindre opgave i systemet. At lave ændringer i en kontrakt og opdatere beregningerne er så meget nemmere, end det var før."

Softwaren har væsentligt forbedret nøjagtigheden af ​​IFRS 16-rapportering ved at give bedre kontrol over kontrakterne. "Før var det svært at få øje på fejl i Excel. Nu, med House of Control, kan vi se på én kontrakt ad gangen, hvilket gør det meget nemmere at identificere eventuelle fejl," tilføjer hun.