Eliminering af personlig afhængighed og reduktion af omkostninger er grundlæggende for professionel kontraktstyring. Næste år bliver smartere dashboards, budgettering, indkøb og styring af leverandører endnu vigtigere. Her er 12 punkter, du bør have et bevidst forhold til.
Kontraktstyring er et begreb, der bliver brugt af flere og flere. Hvorfor tales der om det? Hvad er forskellen mellem tilfældig og bevidst håndtering af kontrakter? Hvordan går man fra kontraktstyring i relativt snæver forstand til at omfatte en større del af økonomistyringen? Hvad er grundlæggende, og hvad er avanceret? Det er nogle af de spørgsmål, vi behandler i punkterne nedenfor.
1. Det er tid til at fjerne personlig afhængighed
Personafhængighed relateret til aftaler opstår, når der mangler central kontrol. I praksis handler det om, at aftaler bliver gemt i mapper på en pc eller server, i indbakken på pc'en og - stadig alt for ofte - som et fysisk dokument i en mappe eller skuffe. Nogle gange er der et overblik i et regneark, som kun enkeltpersoner forstår og vedligeholder. Når medarbejdere siger deres job op, forsvinder ofte alle praktiske muligheder for at få overblik – mens forpligtelserne fortsætter som hidtil.
2. Automatiske meddelelser bør være obligatoriske
Det er vigtigt at få besked i god tid før en aftale udløber. Du ønsker selvfølgelig ikke, at aftaler fornyes automatisk. Du vil normalt tage en snak med leverandøren for at genforhandle prisen og andre betingelser. Hvis du har franchiseaftaler eller andre forretningskritiske aftaler med partnere, vil du gerne være på forkant, når disse kontrakter nærmer sig udløbsdatoen. Den aftaleansvarlige bør modtage flere meddelelser – og gerne et opkald, hvis alle e-mails ignoreres eller ikke bliver besvaret.
3. Mange små køb bliver til store omkostninger
Aftaler med underleverandører indgås ofte af medarbejdere, der lige nu har det største behov for et produkt, en lejeaftale, en licens, en ydelse eller en anden form for leverance. Det gælder især kontrakter af mindre strategisk betydning, og hver for sig er omkostningerne ofte små. Alligevel, når alle disse små indkøb er samlet for hele virksomheden, bliver det til et betydeligt beløb. Vores erfaring er, at 10 procent af driftsomkostninger kan elimineres med et samlet overblik over virksomhedens aftaler.
4. Kontrakternes økonomiske betydning skal være krystalklar
Hvis du beslutter dig for at indgå en ny lejekontrakt, hvor længe er du så forpligtet? Og omvendt, hvilke omkostninger løber der videre, hvis man lukker en filial et andet sted i landet? For alle aftaler i hele virksomheden: Hvad vil de koste dig næste år? Når alle aftalerne er samlet, får du det overblik, der sparer dig for flere arbejdsuger, når næste års budget skal laves. Og som økonomidirektør vil du gerne have sikker og præcis viden få tastetryk væk, når bestyrelsen beder om et regnskab – ellers aflyses ofte aftenens træningspas eller familiens weekendtur.
5. Knyt aftalerne til prognoser og budgetter
Forpligtelser defineret i kontrakter udgør en væsentlig del af virksomhedens omkostninger, og er derfor en vigtig del af næste års budget. Det er dog ikke alle virksomhedens omkostninger og indtægter, der er (praktisk talt) mulige at få ind i en løsning til kontraktstyring. Og ja, der findes løsninger på markedet, der er endnu bedre egnet til prognoser og budgettering end selv de mest avancerede løsninger til kontraktstyring. Effectplan er blandt disse, og når løsningen kobles til Complete Control, øges præcisionen samtidig med, at du reducerer ressourceforbruget.
6. Hav til enhver tid fuldt overblik med dashboards
Hvilken betydning har aftaler med kunder og leverandører for virksomhedens status - i dag, live? Hvordan er "pipeline" til salg i denne uge, måned og kvartal? Drømmer du om et dashboard, der er det første du ser på om morgenen og det sidste om aftenen? Nu er der dashboards, der kun tager timer at komme i gang med, som har mange standard KPI'er klar, med muligheder for personalisering. Dette er et dashboard med direkte link til virksomhedens ERP og CRM – et hyldeprodukt, der ikke kræver permanent afhængighed af konsulenter.
7. Bedre aftalestyring hjælper dig med «IFRS compliance»
Er du børsnoteret? Har du ambitioner om en børsnotering – eller at blive opkøbt af større investorer? Eller er der andre grunde til, at du bruger IFRS? Med IFRS 16 kom kravet om aktivering af leasing- og lejeaftaler. Kravene stiller store krav til kontraktstyring, estimater og rapportering. Når antallet af kontrakter overstiger 15, vil langt de fleste finde det meget besværligt at bruge regneark til at overholde kravene i IFRS-standarden.
8. Det er tid til at gøre indkøb smartere
De fleste virksomheder har mange rammeaftaler om leverancer. Det er normalt rammeaftaler, hvor der er stillet skrappe krav til underleverandørerne, og hvor du er sikret betydelige rabatter. Alt for ofte ender virksomheder med at foretage indkøb uden for disse aftaler, for eksempel fordi aftalerne ikke er kendt af medarbejderen, hvor behovet opstår. Konsekvensen er tidskrævende fakturahåndtering, unødig registrering af nye leverandører og – ikke mindst – at rabatterne bortfalder. Men hvad med en netbutik til alle de rammeaftaler, som alle ved, hvordan man finder? De fleste kan starte sådan en netbutik i løbet af få timer – og spare uger og millioner.
9. Hav fuld kontrol over dokumentation fra dine underleverandører
Den moderne forretning er bygget på et væld af underleverandører. Udløser det et tidskrævende detektivarbejde, når dine kunder beder om dokumentation om f.eks. it-sikkerhed, materialebrug, certificeringer, HSE, overenskomster, energiforbrug, compliance og ESG-forhold? Sådanne data bør kun være et par tastetryk væk, og det bør være underleverandørernes ansvar at holde dem opdateret. Og når du får nye krav fra kunder og myndigheder, så burde du hurtigt kunne lave en forpligtende undersøgelse, hvor du ved, hvem der har svaret for leverandøren.
10. Undgå at få vigtige tal, datoer og andre data forkert registreret
Registrerer du manuelt, hvad næste års omkostninger er relateret til en kontrakt? Eller navn, e-mail og telefonnummer på leverandørkontakter? Eller udløbsdato? Manuelt arbejde er både tidskrævende og med forbehold for personlige fejl. I dag er det fuldt ud muligt at læse PDF-dokumenter og andre typer filer automatisk, så vigtige metadata til en aftale bliver registreret både hurtigere og med en højere grad af præcision.
11. Digital signatur er mere sikker og effektiv
Udskrive en kontrakt, underskrive, scanne, gemme, sende tilbage... Ikke kun er det besværligt; det afspejler også en virksomhed, der ikke mestrer, hvad der for mange er en digital sag. Digitale signaturer springer disse problemer over, og der er aldrig tvivl om, hvornår og af hvem aftalen er underskrevet. Med en digital signatur integreret i kontraktstyringsløsningen er processen endnu nemmere. Du kan også bruge digitale signaturer til ledelsesdokumenter eller f.eks. at bekræfte, at medarbejderne har modtaget en mobiltelefon eller pc.
12. Selv brugervenlige løsninger kræver nogle gange personlig service (og forbedringer)
Brugervenlige løsninger bør ikke kræve omfattende uddannelse. Brugervenlige løsninger til kontraktstyring skal være intuitive og stort set selvforklarende. Og når man en sjælden gang sidder fast, skulle det være nemt at finde hjælp til selvhjælp. Alligevel sker det, at du har brug for hjælp. Eller at man ser, at løsningen burde være blevet forbedret med ny funktionalitet. I sådanne tilfælde løfter det brugeroplevelsen at kunne tage et telefonopkald til en person, der forstår dit sprog – og som tager eventuelle forslag med til deres egne udviklere.
Vælg løsninger du kan vokse med
Aftalehåndtering – også kendt som contract life cycle management – er et område som vokser i betydning, når du som CFO kommer «dybere ind i materien». Det virker naturligt, at flere ting bør spille sammen, og man ønsker sig et større økosystem i sin rolle som CFO. Når den beslutning er truffet, vil du kunne begynde at finde de rigtige løsninger på både kort og langt sigt. I den forbindelse er den sikreste løsning at vælge SaaS-selskaber, som formår at løse de ambitiøse planer, som virksomheden lægger. På den måde vil CFO kunne være med til at sikre, at der bliver implementeret løsninger, som vil give værdi for virksomheden og samtidig gøre finansafdelingens påvirkning endnu større, når vigtige beslutninger skal træffes.
