Jo flere underleverandører med dertilhørende aftaler og kontrakter, desto større kompleksitet. Det giver egentlig sig selv, men ikke desto mindre er mange økonomiansvarlige i virksomheder af forskellige størrelser i den situation, at de mangler overblik over deres aftaler. Og jo større kompleksiteten er, desto større direkte og indirekte omkostninger er der knyttet til aftalehåndteringen, fordi kompleksitet hurtigt skaber mangel på overblik.
Men hvad er problemet, når der mangler overblik over virksomhedens aftaler? Hvordan skaber man et overblik over aftalerne? Og sidst men ikke mindst, hvordan mindsker man kompleksiteten og skaber optimering og effektivisering over aftalerne i stedet? Læs med her hvor vi guider dig igennem og giver dig svaret, der vil effektivisere din kontrakt- og aftalehåndtering og give dig det overblik over dine aftaler, som du mangler.
Hvad er problemet med kompleksitet og mangel på overblik over konktrakter og aftaler?
Der er mange ulemper med for stor kompleksitet og mangel på overblik, når det kommer til aftaler. Nogle af dem er, at når der bliver indgået mange aftaler på forskellige niveauer i organisationen, indebærer det en risiko for, at der bliver foretaget dobbeltindkøb af forskellige nøglepersoner. Det kan også være, at man glemmer at opsige aftaler i tide. Eller det kan være, at man går glip af muligheden for at genforhandle aftalerne i tide. Et problem er også, at der bliver brugt uanede mængder tid og resourcer på manuelt arbejde forbundet med aftalerne, der i stedet kunne automatiseres med de rette systemer og software. Slutteligt kan det være, at aftalene automatisk bliver fornyet, selvom man gerne ville have afsluttet aftalen ved næste udløbsdato.
Som CFO eller ansvarlig i økonomiafdelingen mærker man også de indirekte omkostninger, der opstår som følge af personafhængighed og den tid, der bliver brugt på at lede efter aftaledokumenter med henblik på at udarbejde prognoser og budgetter. Alt dette er et resultat af mangel på overblik, for stor en grad af kompleksitet og ikke mindst, at der mangler et centraliseret aftalesystem, hvor alle relevante personer kan tilgå aftalerne og deres relevante data.
Dette understreger vigtigheden af et centraliseret system med software til aftalehåndtering, hvor nøglepersonerne har cloud-baseret adgang, hvor som helst, når som helst. Netop dette eksempel har vi skrevet en case om, hvor du kan læse, hvordan Vismas indkøbsafdelingen sparede 140 millioner kroner gennem software til aftalehåndtering, gennem en centralisering af aftalerne.
Mange virksomheder mangler overblik over deres aftaler
Hvor mange aftaler har I? Det spørgsmål stiller vi altid vores potentielle kunder. Svarene er som regel upræcise i den forstand, at antallet undervurderes og beviser, at langt de fleste virksomheder har mangel på det overblik, der kræves for at håndtere aftalerne på den bedste måde. Selv CFO’er, der har været længe i virksomheden, bliver ofte forbløffede, når de ser, hvor mange aftaler de har, og hvor meget de koster tilsammen. De bliver også forbløffede, fordi de er klar over, at optimering af aftaler og overblik kan forbedre virksomhedens likviditet, finansielle planlægning og i sidste ende være med til at påvirke virksomhedens succes. Derfor er overblikket over aftaler så vigtigt. Så hvordan får du det overblik over virksomhedens aftaler, som kræves for succes?
9 trin: Sådan får du overblik over virksomhedens aftaler
Når du vil undersøge af, hvor mange løbende aftaler virksomheden har med underleverandører, skal du lede højt, lavt og bredt i organisationen. Her får du ni ledetråde til at finde antallet af aftaler, der kan være med til at skabe overblik over virksomhedens aftaler og forbedre aftale- og kontrakthåndteringen. Her er steder, du kan lede efter aftaler:
- It-aftaler, for eksempel servere, lagring i skyen, licenser, pc’er, telefoner og abonnementer
- Levering af løsninger, produkter og tjenester, som er afgørende for, at virksomheden kan opfylde jeres forpligtelser over for kunderne
- Huslejeaftaler samt tilhørende vagter, forsikring, parkering, strøm og internet
- Leasingaftaler for firmabiler, produktionsudstyr med mere
- Rammeaftaler for advokattjenester, markedsføring og kommunikation
- Aftaler knyttet til medarbejdere, for eksempel rejser, forsikring, pension og træning
- Kontorudstyr i form af printere, papir, møbler og skærme
- Tjenester til kontoret, blandt andet kantine, vask, renseri og vicevært
- Mindre leverancer til kontoret, fx planter, kaffe, frugt, vand og snacks
Så hvor mange aftaler har I egentlig? Og hvordan ser kompleksiteten ud, når du tager højde for opsigelsesfrister, kontaktpersoner, dokumentlagring og så videre? Hvordan fungerer interaktionen med ERP-systemet? Disse spørgsmål bør du stille dig selv, når du har fået styr på antallet af aftaler.
En af vores kunder, som begyndte at bruge Complete Control til sine huslejeaftaler, anvendte tidligere regneark til aftalehåndtering: “Det fungerede sådan nogenlunde, da vi havde relativt få huslejekontrakter, men med koncernens udvikling blev det efterhånden både uhåndterligt og fuldstændig uforsvarligt blot at benytte regneark.” Der er nemlig mange gode argumenter for, at regneark ikke er nok at bruge, når kompleksiteten der følger med kontrakter, skal optimeres.
Styr på antallet af kontrakter - hvad så?
Når du har fået styr på antallet af aftaler og kontrakter i virksomheden, er næste skridt at overveje at investere i software, der er bygget til at håndtere kompleksiviteten ved aftalehåndtering. Med et værktøj som Complete Control får du adgang til en lang række funktioner, der er resourcebesparende på en mange måder, der følger med, når man får overblik, sparer på resourcer førhen brugt på manuelt arbejde, der nu kan blive automatiseret. På den måde kan man også undgå mange typer fejl. Desuden byder Complete Control på centralisering af aftaler med cloudbaseret adgang og en lang række notifikationer, der opdaterer dig om, hvornår kontrakter udløber, står til fornyelse, eller når der er mulighed for genforhandling.
Få styr på dine aftaler og kontrakter i dag
Skal vi tage en snak om, hvordan en hensigtsmæssig aftalehåndtering – Contract Lifecycle Management – kunne se ud i din virksomhed?
