Norden i en nøddeskal: Nemt og effektivt, baseret på tillid til kompetente, selvstændige og ansvarsbevidste medarbejdere. Bagsiden af medaljen er så til gengæld: Høj grad af afhængighed af enkeltpersoner. Her er seks ting du kan gøre for at blive mindre afhængig af nøglepersoner.
Der er gode grunde til at tro at afhængigheden af nøglepersoner øger, specielt i tider hvor virksomheder pludselig og markant må skære ned på personalet. Din virksomhed kan tage enkle midler i brug for at komme dette til livs. Det er ovenikøbet tiltag som også har positive effekter når det kommer til overordnet kontrol, likviditet og lønsomhed.
Er denne afhængighed stigende eller faldende i nordiske virksomheder? Det skulle vi gerne have set noget forskning på, men i mellemtiden vil vi gerne påpege følgende:
• Nordiske virksomheder er over en bred kam vældig effektive, typisk drevet frem af hurtig implementering af ny teknologi.
• Den nordiske forretningskultur, er i større grad end andre steder baseret på tillid til meget kompetente enkeltpersoner, hvilket igen fører til at relativt store beslutninger og ansvarsområder, kan placeres længere nede i organisationen.
• I mødet med international konkurrence, som man oftere og oftere støder på, så må der produceres mere men med mindre årsværk.
• Vi outsourcer ofte leverancer for at øge vores fleksibilitet og for at kunne sætte større krav til kvalitet end vi ville kunne gøre ved fastansættelser.
• Lean-processer og automatisering bidrager begge til en radikal forbedring af effektiviteten – men også at meget få mennesker får ansvaret for større processer.
Hver for sig tror vi at disse faktorer alle spiller ind når vi ser en øget afhængighed af enkeltpersoner. Det er på mange måder bagsiden af medaljen når man kigger på alle de gode ting forbundet med den arbejds- og virksomhedskultur som vi ser i Norge, Sverige og Danmark.
I praksis oplever vi konsekvenserne af dette når medarbejdere slutter i virksomheden. Specielt når stoppet sker pludselig og eller at medarbejderen pludselig må afskediges, så øger problemet. Specielt i virksomheder som ikke allerede har deres kontrolrutiner på plads
De fleste af os har oplevet følgende: En eller flere medarbejdere har stoppet i virksomheden og med sig har de taget vigtig viden om kontrol og aftalestyring med sig. Typisk fordi den viden var lagret i deres eget hoved eller i regneark som kun de forstod, og måske var de endda gemt lokalt på medarbejderens PC. Dette giver både et øget tidsforbrug og er til stor frustration når der skal ”rettes” op. Typisk vil det også betyde øget omkostninger i forhold til de aftaler og forpligtelser medarbejderen har indgået på vegne af virksomheden.
Denne type af udfordringer kan knytte sig til en lang række af aftaler og forpligtelser:
• Leasingaftaler på biler og dataudstyr
• Løbende aftaler med underleverandører
• Personalegoder
• Aftaler vedrørende IT-leverancer
• Huslejeaftaler
• Aftale vedrørende kaffemaskiner, printere og alt hvad der ellers findes på de fleste kontorer
Listen kunne have fortsat og fortsat til bunden af siden. Fællesnævneren er løbende forpligtelser og omkostninger, typisk ovenikøbet med ”autofornyelse. Samtidig er der ofte tale om aftaler som virksomheden måske ikke bruger meget eller har specielt meget glæde af når den pågældende medarbejder stopper.
Sådan bør det ikke være og sådan behøver det heller ikke at være. Her følger seks punkter spm gør det nemt at reducere sårbarheden og afhængigheden af enkeltpersoner.
1. Sørg for at de ansatte sender alle aftaler til en fælles mailadresse
Hvis virksomheden står overfor at måtte reducere medarbejderstaben, haster det mere end normalt med at få fuld oversigt over alle forpligtelser. Lav derfor en fælles email, hvor de ansatte kan sende alle de aftaler som de har indgået på vegne af virksomheden – vedhæft gerne den pågældende aftale. Hvis ikke aftalerne findes elektronisk, så få at vide hvor aftalerne fysisk er i virksomheden.
2. Fælles kontaktregister
Det er virksomheden, der ejer de kontakter, som sælgere og kundevendte medarbejdere – eller indkøbere for den sags skyld – taler med på vegne af virksomheden. Har I et CRM-system, er et fælles kontaktregister en selvfølge, forudsat at de ansatte bruger CRM-systemet, som de skal. Alle andre bør som minimum registrere deres kontakter i et regneark.
3. Beskriv arbejdsmetoder
Næsten uanset hvilke opgaver, de ansatte i virksomhedens udfører, så udfører de dem typisk bedre måned for måned. Metoderne, der anvendes og forbedres, er naturligvis virksomhedens ejendom, og de får større værdi, jo hurtigere og bedre opgaverne bliver løst. Brug derfor ressourcer på at dokumentere arbejdsmetoderne. Beskrivelse af arbejdsmetoderne er en god forsikring den dag, en kollega af forskellige årsager slutter.
4. Fælles sted for kundeleverancer
Ligger arbejdet, der udføres for kunderne – eller dokumentationen af arbejdet – i sendte elementer i kollegaens e-mailprogram? At få adgang til den ansattes e-mails kan være juridisk krævende, og selv om du har adgangen, er det ikke nogen let opgave at finde det, du leder efter..
5. Fælles indbakke for vigtige kunder
I forlængelsen af forrige punkt – og også noget, der er enkelt at sætte på – er fælles e-mail for vigtige kunder. Lad al kommunikation gå til samme indbakke og så ofte som mulig fra samme e-mail. Det gør alting meget enklere, hvis en medarbejder stopper, navnlig hvis det foregår lidt brat.
6. Registrér alle aftaler
Nordiske virksomheder er mestre i at fokusere på kerneaktiviteterne. Det resulterer ofte i et stort antal underleverancer, som gør det nemt at skalere disse leverancer og stille krav til kvantitet, kvalitet og service. Jo flere leverancer, desto vigtigere er det med central styring af kontrakterne, der regulerer leverancerne. Uden en sådan kontrol risikerer I automatisk fornyelse uden genforhandling, og det kan resultere i flere leverancer til virksomheden end strengt nødvendigt.
Der findes desuden en nordisk SaaS-løsning som er udviklet på grundlag af netop sådanne dårlige erfaringer med manglende kontrol. Det er en både brugervenlig og smart løsning som giver virksomheden mulighed for at glæde sig over fuld kontrol længe efter at løsningen har tjent sig selv hjem.
Complete Control, som løsningen hedder er en webbaseret tjeneste som giver dig kontrol over aftaler, forpligtelser og aktiver. For nylig blev der lanceret en ny version og den har netop fokus på at reducere afhængigheden af personer, som øger overblikket og som i praksis reducere omkostninger.
• Aftalestyring: Fuld kontrol på alle aftaler
• Du henter hurtigt og nemt alle fremtidige forpligtelser ud.
• Alarmer, før opsigelser, fornyelser, betalingsfrister med mere.
• Budgetprocessen, forenkles, forbedres og effektiviseres.
• Digital signatur af aftaler
• OCR-scanning af aftaler
• ESG-målinger via åbne API`er
• Du kan nårsomhelst se hvem som er ansvarlig for de enkelte aftaler og ejendele
• Nem import og eksport til Excel og PowerPoint
• Intuitiv funktionalitet og nem administration
• 100% webbaseret SaaS-løsning – derfor er ingen ny infrastruktur nødvendig.
