Vi har skrevet om det før. Excel og regneark er uegnede til kontrakthåndtering, i hvert fald hvis du drømmer om at gøre arbejdet nemt og effektivt, automatisere opgaver, undgå fejl og sørge for mere strømlinethed på din arbejdsplads. Effektiv aftalehåndtering er en opgave, der kræver software, der er specialiseret til at kunne håndtere de aktiviteter, der hører med til arbejdet med kontrakter. Læs med her og bliv klogere på 8 gode grunde til, at du bør bytte regnearket ud med specialiseret software til kontrakthåndtering, samt hvordan denne udskiftning kan gavne dig på en lang række måder.
1. Manglende overblik
Når du bruger regneark til at registrere virksomhedens aftaler, er det svært at holde styr på dem centralt. Problemet kan for eksempel være noget så lavpraktisk, som at der findes flere forskellige versioner af regnearket, hvilket gør det vanskeligt at sikre, at informationen i hver enkelt fil er opdateret og korrekt. Det kan også være, at den medarbejder, der har styr på og adgang til kontrakten, er på orlov, og det forsinker resten af afdelingen.
Med dedikeret software til aftalehåndtering får afdelingen og alle nøglepersoner adgang gennem cloud, hvilket betyder adgang hvor som helst, når som helst.
2. Ingen arkivløsning
Selvom I formår at holde et regneark opdateret, er programmet ikke specielt velegnet til at gemme kontrakterne i. Jo større virksomheden er, desto større er sandsynligheden for, at aftalerne er gemt mange forskellige steder i virksomhedens digitale økosystem.
Med software til kontrakthåndtering ligger alle kontrakter og aftaler gemt i arkivet samlet ét sted, og du kan altid tilgå aftalernes data.
3. Manuelt arbejde er en fejlkilde
Aftalehåndtering i regneark kræver manuel vedligeholdelse, og indtastning af data i regnearket er en potentiel fejlkilde. Gennem software får du mulighed for at automatisere en lang række opgaver, som både sparer på resourcer, gør arbejdet nemmere for medarbejdere, men også mindsker fejl og risikoen for dette.
4. Normal brug udgør et sikkerhedsproblem
Hvis regneark skal fungere bare nogenlunde som et arkiv for aftaler, forudsætter det, at dokumentet deles på tværs af afdelinger. Det indebærer, at flere personer end nødvendigt og ønskeligt får adgang til virksomhedens mest følsomme kontrakter. Regneark bliver dermed hurtigt et sikkerhedsproblem.
Cloud-baseret kontraktstyringssoftware forøger sikkerheden markant. Gennem anvendelse af avancerede krypteringsmetoder og regelmæssige sikkerhedsopdateringer etablerer cloud-platforme en særdeles sikker infrastruktur til håndtering og opbevaring af kontrakter.
Dette er af afgørende betydning, da kontrakter typisk indeholder følsomme oplysninger og fortrolige data. Cloud-løsninger giver desuden en forbedret kontrol over adgangsrettigheder, hvilket sikrer, at kun autoriserede brugere har adgang til at se eller redigere specifikke dokumenter.
5. Ingen sømløs integration med aftalernes livscyklus
Når en aftale udløber, er det som regel et godt tidspunkt at genforhandle aftalevilkårene, hvilket kan gavne virksomhedens finansielle situation og føre til mange besparelser. Og hvis I ikke længere har brug for aftalen, er det på tide at få den opsagt. Det er en del af indkøberens ABC. Der er ikke umiddelbart nogen funktion i et regneark, der varsler dig om, at en aftale er ved at udløbe og kræver handling.
Med House of Controls software, Complete Control, får du en lang række notifikationer, der minder dig om vigtige datoer der kan hjælpe dig med at genforhandle, opsige eller forlænge aftaler og kontrakter.
6. Træg rapportering
Hvor mange biler har virksomheden leaset? Hvornår skal huslejeaftalerne for butikkerne i Sverige fornyes? Hvor meget koster det at afslutte virksomhedens outsourcede it-leverancer? Hvor store er næste års indtægter fra retainer-aftaler? Vi siger ikke, at Excel ikke kan give dig svar på disse spørgsmål, men i dag findes der værktøjer, som er specialtilpasset til rapportering af aftalernes regnskabsmæssige betydning.
Complete Control giver dig overblikket over antal af aftaler og kontrakter, så du har den nødvendige information, selv når arbejdet med kontrakter bliver mere komplekst.
7. Ikke tilpasset IFRS
IFRS 16 pålægger virksomheder at indregne de fleste større leje- og leasingaftaler i balancen. Beregningen af forskellige poster i regnskabet sker ikke af sig selv i et regneark. Det gør opfølgningen næste år heller ikke – og heller ikke året derpå. Det er heldigvis ingen sag at flytte IFRS-regnskabet fra regneark til smart software, som desuden er tilpasset til IFRS og gør det langt nemmere at leve op til kravene, som standarden sætter.
8. Personafhængighed
Et regneark, som er opbygget og tilpasset efter virksomhedens særlige behov for aftalehåndtering, vil per definition være afhængigt af den person, der har lavet regnearket. Ingen ønsker, at adgangen til virksomhedens samlede forpligtelser og løbende indtægter skal afhænge af bestemte personer. Med et centraliseret system, der forbinder alle aftaler og alle nøglepersoner, er personafhængigheden lav, og det gavner virksomheden på mange måder. Læs blot denne case om Visma, der sparede 140 millioner kroner ved at centralisere deres aftaler i et samlet system.
Optimer din aftalehåndtering med den rette software nu
Heldigvis findes der robuste værktøjer til håndtering af virksomhedens kontrakter, uanset om de vedrører kunder eller leverandører. Complete Control er et værktøj, der løser alle de nævnte svagheder ved et regneark. Vil du vide mere om, hvordan det kan hjælpe din virksomhed? Du kan få en demo med Complete Control her og kontakte os her, hvis du vil blive klogere på, hvordan optimeret kontrakthåndtering og sublimt overblik over dine aftaler kan gavne din virksomhed.
