Abacus är ett internationellt företag med danska rötter som nyligen firade två decenniers historia. Företaget är verksamt i mer än 10 länder och hanterar avtal på flera språk och under olika jurisdiktioner.

Louise Saugmann Neiiendam är ansvarig för avtalshanteringen, en roll som kräver struktur, system och god överblick:

”Vi hanterar allt från leasingavtal och distributionsavtal till partnerskapsavtal med leverantörer och säljare. Kontrakten täcker alla aspekter av att hålla företaget igång.” 

Innan Complete Control implementerades lagrades avtalen i spridda filer och lokala eller pappersbaserade mappar. Avsaknaden av en central överblick skapade komplexitet och osäkerhet: Vem var ansvarig för vad? När skulle avtalen omförhandlas? Var fanns den senaste versionen av ett avtal? 

”Det var tidskrävande att hitta avtal, och risken att missa förnyelser eller viktiga detaljer var stor. Nu har vi en enda ”contract truth”. Vi vet var varje avtal finns lagrat och vi kan lita på att det är korrekt. Det låter enkelt, men det är en stor förbättring” säger Louise.

För Abacus har resan mot en bättre avtalshantering handlat om mer än att bara implementera ett nytt system. Det har också handlat om att förändra hur de arbetar. Louise beskriver hur Complete Control har bidragit till ett mer proaktivt arbetssätt:

”Tidigare var vi ofta reaktiva. När ett kontrakt var på väg att löpa ut fick vi leta för att hitta det. Nu meddelar systemet oss i god tid före förnyelsedatum, vilket gör att vi kan planera mycket bättre. Det ger oss kontroll, eftersom vi aldrig behöver vara osäkra på när vi behöver följa upp ett kontrakt. Det ger oss större förtroende och säkerhet.”

”Systemet är användarvänlig och ger oss den funktionalitet vi behöver. Jag använder rapporteringsfunktionerna för att enkelt få en överblick och identifiera avtal som behöver följas upp. Dessutom varnar systemet oss automatiskt för avtal som löper ut och förnyas, vilket är avgörande för att undvika kostsamma förbiseenden.”

”Med bättre kontroll över våra avtal kan vi planera omförhandlingar i god tid, se till att vi har de bästa avtalen och undvika onödiga kostnader. Detta ger mervärde både för oss som arbetar med avtal och för företaget som helhet.”