Med över 90 butiker spridda över fem länder står HiFi Klubben inför den komplexa utmaningen att hantera ett stort antal kommersiella hyresavtal, som alla måste uppfylla IFRS 16 redovisningsstandarder för leasingavtal.
Sona Harutunian - ESG & IFRS 16 specialist hos HiFi Klubben
Den nordiska återförsäljaren av ljudutrustning är känd för sin passion för högkvalitativt ljud. Deras fysiska butiker är spridda över hela regionen, bemannade med dedikerade audiofiler redo att ge kunderna en magisk lyssningsupplevelse.
Det här är berättelsen om hur HiFi Klubben "tuned in" House of Controls bokföringsprogram för leasingavtal för att förenkla sin IFRS 16-rapportering. Sona Harutunian, som leder både ESG- och IFRS 16-rapporteringsarbetet på HiFi Klubben, har insett att programvaran är oumbärlig för att hantera företagets växande hyresåtaganden.
"När jag började var en av mina första uppgifter att se till att alla hyresavtal överensstämde med IFRS 16 för årsredovisningen", förklarar Harutunian. "Vi har fler än 100 leasingkontrakt, och med butiker i fem länder var det avgörande att effektivisera våra redovisnings- och rapporteringsprocesser för leasingavtal."
Som ett växande företag behövde HiFi Klubben en robust lösning för att hantera detaljerna i sina kommersiella hyresavtal, som varierar beroende på plats, villkor, prisindex och nationella bestämmelser. Innan House of Controls lösning implementerades sköttes hyresberäkningar och uppdateringar manuellt i Excel, vilket ledde till ineffektivitet och en tung arbetsbörda för HiFi Klubbens ekonomiavdelning.
När Harutunian gick med i HiFi Klubben hade teamet redan gått över till House of Controls lösning. Hon är emellertid bekant med de utmaningar som hennes team har ställts inför:
"Excel-filerna är byggda för hyreskontrakt i mindre skala. Men med våra många hyresavtal i olika länder blev det en enorm fil att hantera", förklarar Harutunian. – Vi har också avtal som är baserade på nationell indexering, och vår Excel-mall kunde bara hantera fast indexering. Detta resulterade i fel i siffrorna, vilket gjorde det svårt att säkerställa exaktheten."
Den stora mängden avtal och komplexiteten i att hantera olika villkor i olika länder gjorde manuella uppdateringar tidskrävande. Harutunian insåg att en mer skalbar och effektiv lösning var nödvändig för att upprätthålla precisionen och uppfylla de stränga kraven i IFRS 16-rapporteringen.
Lyckligtvis, när Harutunian startade i HiFi Klubben, hade företaget redan skrivit på med House of Control. Beslutet baserades på en rekommendation från ett annat företag i samma koncern, där de redan använde House of Controls lösning för leasingredovisning. Även om inget var klart ännu såg hon snabbt potentialen i att förenkla deras hyreshantering.
"Jag var tvungen att börja om från början när det gällde att ladda upp och konfigurera våra avtal. Men när vi väl började var fördelarna tydliga. House of Controls team, inklusive kundframgångsexperterna Simon och Karl Oscar, arbetade nära oss för att säkerställa en smidig start", säger hon.
"De var verkligen hjälpsamma. När jag hade frågor var de snabba att svara, ordnade möten och såg till att jag förstod lösningen fullt ut innan jag gick vidare. Det var en mycket positiv upplevelse."
Teamet hjälpte också till att konfigurera lösningen för att hantera nyanserna i HiFi Klubbens hyresavtal, förklarar hon: "För IFRS 16 stämde avtalsperioderna inte alltid överens med de operativa kontraktsvillkoren, och House of Control hjälpte oss att ta reda på hur vi skulle hantera det. Det var en stor uppgift, men lösningen gjorde det mycket enklare."
Sedan HiFi Klubben började använda lösningen säger Sona att de har sett markanta förbättringar i sina processer för hyreshantering och rapportering: "Det som tidigare var en komplicerad uppgift med Excel har nu blivit en mycket mindre uppgift i lösningen. Att göra ändringar i ett avtal och uppdatera beräkningarna är så mycket enklare än det var tidigare."
Lösningen har avsevärt förbättrat precisionen i IFRS 16-rapporteringen genom att ge bättre kontroll över kontrakten. "Förut var det svårt att upptäcka fel i Excel. Nu, med House of Control, kan vi titta på ett kontrakt i taget, vilket gör det mycket lättare att identifiera eventuella misstag", tillägger hon.
En annan stor fördel för henne är den tid hon sparar: "Jag har inga exakta siffror, men jag kan med säkerhet säga att vi sparar värdefull tid nu. Lösningen effektiviserar vårt arbete och det är mycket mer motiverande att hantera allt i lösningen än att arbeta med besvärliga Excel-filer."
Genom att automatisera IFRS 16-beräkningarna och få insikter i realtid om leasingdata har HiFi Klubben nu en bättre ekonomisk överblick och möjlighet att säkerställa efterlevnad med minimal ansträngning. "Det finns en tydlig verifieringskedja i IFRS 16-beräkningarna som visar vad som har ändrats och när, vilket vi aldrig hade i Excel", förklarar Harutunian.
När Harutunian reflekterar över övergången säger hon: "Jag känner mig mycket mer säker på att våra hyresdata är fullständiga och korrekta. Lösningen har gett oss möjlighet att förbättra styrningen och planeringen, vilket har gjort stor skillnad i hur vi tar oss an vår rapportering."
Genom att integrera House of Controls lösning för leasingredovisning i sin ekonomiverksamhet har HiFi Klubben optimerat sin IFRS 16-rapportering, minskat den manuella arbetsbelastningen och fått viktiga insikter i sina leasingavtal – vilket lägger grunden för fortsatt tillväxt och framgång.
Vill du lära dig mer om vår IFRS 16-lösning? Boka ett möte i kalendern nedan, där vi gärna berättar mer om hur vi kan hjälpa dig.