Louise Saugmann Neiiendam, Legal Operations Coordinator på Abacus Medicine, är ansvarig för att hantera företagets omfattande portfölj av avtal i flera länder. Här berättar hon om hur Complete Control som företagets enda ”contract truth” underlättar den dagliga hanteringen.
Abacus Medicine är ett danskt företag som grundades 2004 av Flemming Wagner och hans far John Wagner. Företaget är specialiserat på parallellimport av receptbelagda läkemedel i Europa.
För Abacus innebär implementeringen av Complete Control bättre överblick, större kontroll och en effektivare arbetsdag. Lösningen möjliggör proaktivt arbete, minskar risken för oönskade förnyelser och frigör tid för andra uppgifter.
”Ett avtal måste finnas tillgängligt när man behöver det. Med Complete Control vet vi var vi ska leta efter avtal inom hela koncernen. Det ger oss större trygghet och kontroll i vårt kontraktsarbete, vilket gör att vi kan vara mer proaktiva i vår dagliga verksamhet”, säger Louise.
Komplexitet kräver kontroll
Abacus är ett internationellt företag med danska rötter som nyligen firade två decenniers historia. Företaget är verksamt i mer än 10 länder och hanterar avtal på flera språk och under olika jurisdiktioner. Louise Saugmann Neiiendam är ansvarig för avtalshanteringen, en roll som kräver struktur, system och god överblick:
”Vi hanterar allt från leasingavtal och distributionsavtal till samarbetsavtal med leverantörer och säljare. Avtalen täcker alla aspekter av att hålla företaget igång” förklarar Louise.
Innan Complete Control implementerades lagrades avtalen i spridda filer och lokala eller pappersbaserade mappar. Avsaknaden av en central överblick skapade komplexitet och osäkerhet: Vem var ansvarig för vad? När skulle avtalen omförhandlas? Var fanns den senaste versionen av ett avtal?
”Det var tidskrävande att hitta avtal och risken att missa förnyelser eller viktiga detaljer var stor. Nu har vi en enda ”contract truth”. Vi vet var varje avtal finns lagrat och vi kan lita på att det är korrekt. Det låter enkelt, men det är en stor förbättring” säger hon.
Från pappersarbete till proaktiv kontroll
För Abacus har resan mot en bättre avtalshantering handlat om mer än att bara implementera en ny lösning. Det har också handlat om att förändra hur de arbetar. Louise beskriver hur Complete Control har bidragit till ett mer proaktivt arbetssätt:
”Förr i tiden var vi ofta reaktiva. När ett avtal var på väg att löpa ut var vi tvungna att skynda oss för att hitta det. Nu meddelar systemet oss i god tid före förnyelsedatum, vilket gör att vi kan planera mycket bättre. Det ger oss kontroll, eftersom vi aldrig behöver vara osäkra på när vi behöver följa upp ett avtal. Det ger oss större förtroende och säkerhet.”
Lösningen har också gjort det lättare att samarbeta över avdelningsgränserna. Louise lyfter fram hur rollfördelningen har blivit tydligare:
”När någon slutar eller byter roll är det enkelt att uppdatera ansvarsområden i systemet. Jag kan snabbt se vem som ansvarar för vilka avtal, vilket skapar trygghet både för oss och för resten av organisationen.”
Användarvänlighet och praktiska funktioner
Som systemadministratör på Abacus har Louise ett nära samarbete med både användare och supportteamet på House of Control. Hon beskriver hur Complete Control har blivit ett viktigt verktyg i hennes dagliga arbete:
”Systemet är användarvänlig och ger oss den funktionalitet vi behöver. Jag använder rapporteringsfunktionerna för att enkelt få en överblick och identifiera avtal som behöver följas upp. Dessutom varnar systemet oss automatiskt när avtal löper ut och förnyas, vilket är avgörande för att undvika kostsamma förbiseenden.”
Louise tillägger att även om gränssnittet är klassiskt så känns det intuitivt:
”Mjukvaran blir hela tiden bättre. Jag ser att House of Control gör kontinuerliga uppdateringar som förbättrar lösningens användbarhet. Detta är viktigt, särskilt för användare som inte arbetar med lösningen dagligen. Det är inte alla som känner till alla funktioner, men med lite hjälp, som en snabb skärmdump eller en kort förklaring, kommer de snabbt igång.”
Nära samarbete och snabb support
För Abacus är samarbetet med House of Control en nyckelfaktor. Louise lyfter fram Simon, företagets Customer Success Manager, som en central person i processen:
”Simon har stöttat mig sedan jag började på Abacus. Han hjälpte till att rensa upp i databasen och förstå hur systemet fungerar tillsammans med våra andra system. Han är alltid tillgänglig, tar feedback på allvar och hjälper oss att optimera användningen.”
Hon berömmer också supportteamet på House of Control:
”Supporten är snabb och kompetent. Jag är ofta i kontakt med Maren och Sølvi Anita, och de ger alltid snabba och bra svar. Det känns tryggt att veta att det finns hjälp att få när man behöver den.”
Hon upplever samma höga servicenivå när ekonomiavdelningen behöver hjälp med IFRS 16-relaterade frågor:
”Karl Oscar är både finansiellt och tekniskt kunnig. Han löser alltid vår ekonomiavdelnings utmaningar och har en särskild fallenhet för workarounds när det behövs”, säger Louise.
Framgång mäts i övervakning och kontroll
Vad innebär framgång för Abacus när det gäller avtalshantering? För Louise handlar det om en enda sak: kontroll.
”Framgång är när någon frågar efter ett kontrakt och vi kan hitta det direkt. När systemet ger oss en överblick över vad som behöver följas upp kan vi arbeta proaktivt istället för att släcka bränder. Det är då avtalshanteringen fungerar som den ska”, säger hon.
Hon tillägger att Complete Control också har bidragit till ett mer strategiskt arbetssätt:
”Med bättre kontroll över våra avtal kan vi planera omförhandlingar i god tid, se till att vi har de bästa avtalen och undvika onödiga kostnader. Det ger mervärde både för oss som arbetar med avtal och för företaget som helhet.”
En komplex organisation med höga krav
Idag är Abacus en internationell organisation med cirka 1.500 anställda i över 10 länder. Louise beskriver företaget som ett företag i snabb tillväxt, med ökande komplexitet och allt högre krav på system och struktur:
”Vi är inte längre bara en startup. Vi har vuxit, och med det kommer behovet av mer struktur och överblick. Complete Control hjälper oss att hantera denna komplexitet, både mellan länder och avdelningar.”
Hon förklarar att Abacus avtal ofta är omfattande och varierande:
”Vi har avtal på flera språk - danska, engelska, holländska, spanska, ungerska och så vidare. Det kräver ett system som gör det enkelt att lagra, hitta och följa upp avtalen, oavsett var de hör hemma.”
Hon framhåller att samarbetet med House of Control möjliggör diskussioner om önskemål och förbättringar:
”Vi har rensat upp i systemet och fått en förståelse för hur det integreras med våra andra system internt. Simon tar alltid med sig feedback och hjälper oss att optimera användningen. Jag känner mig lyssnad på, hjälpen är aldrig långt borta och jag känner att House of Control är engagerade i att utveckla programvaran i rätt riktning.”
Är du redo att få full överblick och kontroll över dina avtal? Vi är här för att hjälpa dig. Kontakta oss för en pratstund eller produktdemo!
