Hur använder jag vår mall för att gå från Excel till ett program för leasingredovisning? Den här guiden ger dig en översikt över övergångsprocessen, hur smidig den kan vara och de potentiella för- och nackdelarna.
Detta är en artikel där vi kommer att utforska den praktiska processen för att överföra leasingredovisning från Excel till House of Controls specialiserade program för leasingredovisning. Innan vi börjar vill vi ta ett steg tillbaka och sätta oss in i våra kunders (tidigare) situation.
Utan undantag möter vi ekonomer som är mästare på kalkylblad. De är också uppmärksamma läsare av redovisningsstandarder. Att följa det senare med hjälp av de förra är en livsstil.
I de flesta fall är första gången vi träffar våra kunder när begränsningarna i Excel möter de verkliga konsekvenserna av ett stort antal leasingavtal - med all dess komplexitet. Men att registrera sig för en programvara för leasingredovisning är dock väldigt sällan som att köpa en kopp kaffe.
Varför är det så? Vi erkänner det gärna: Att ta IFRS 16-efterlevnad från Excel till programvara för leasingredovisning är ett jobb i sig. Vi vill dock vara tydliga med fyra saker:
Vem är bättre lämpad att prata om detta med än Karl Oscar Rosli? Han är House of Controls produktchef och teamledare för IFRS 16. De flesta av våra kunder har fått hjälp av Karl Oscar vid något tillfälle, till exempel i implementeringsprocessen eller när professionell rådgivning eller teknisk assistans har behövts.
"Karl Oscar, låt oss anta att dina nästa kunder har 90 leasingavtal med varierande start- och slutdatum, samt villkor avseende optioner och prisjusteringar. Uppgifterna för varje leasingavtal hålls uppdaterade i individuella kalkylblad. Kan du börja prata om hur du migrerar dessa leasingavtal till House of Controls lösning?"
"Javisst, och de goda nyheterna kommer direkt. Vi har nämligen skapat en ny mall för import av data. Och gissa vad, den är gjord med Excel. Mallen har kolumner med rubriker för varje viktig del av metadata för varje leasingavtal."
Karl Oscar visar oss hur metadata för enskilda leasingavtal matas in på separata rader i Excel-mallen. Detta är data som kan hittas i dokumentet för leasingavtalet: Startdatum, slutdatum, hyra/betalningar, prisjusteringar och organisationsdata.
Vissa fält är obligatoriska och du kan även lägga till egna kolumner.
"Om Excel-arket är välstrukturerat är det ett snabbt och enkelt jobb att flytta data från nuvarande inställningar till vår importmall."
I den här artikeln beskriver vi processen för att följa IFRS 16 med hjälp av vår programvara
"Det verkar inte vara alltför krävande, Karl Oscar. Men säg att ett kontrakt har ändrats sedan startdatumet, hur importeras det?"
"Jo, våra kunder har två alternativ när de byter från Excel. De kan starta beräkningarna från det ursprungliga start- eller implementerings datumet och manuellt återskapa de historiska förändringarna fram till den aktuella slutbalansen för RoU och leasingskulden. Detta kan vara en tradig process och vi har därför utvecklat ett alternativ till detta."
"Istället för att återskapa historiska värden kan våra kunder välja ett "switching date" och ladda upp den ingående balansen för den perioden. Det kommer att kräva att de historiska värdena lagras separat från de nya beräkningarna, men det innebär att man kan spara mycket tid i implementeringen och istället fokusera på de värdeskapande delarna av verksamheten. I princip innebär det här alternativet att vi kan flytta all relevant data från Excel till vår lösning på några timmar, samtidigt som vi begränsar det manuella arbetet till ett absolut minimum."
Karl Oscar säger att mängden justeringar vanligtvis ökar med tiden. Om du vet att ditt företag förr eller senare behöver byta till en specialiserad programvara för leasingredovisning är det bättre att göra det idag än om ett år.