En fullständig översikt över dina återförsäljare som hjälper till att skapa en överblick och leverera ökat värde och stärka dina relationer med återförsäljarna? Det är leverantörshantering. Men vad handlar egentligen leverantörshantering om och varför är det viktigt? Det är dessa frågor vi försöker besvara i den här guiden, så att du kan bli kunnig i ämnet och få dina frågor besvarade om leverantörshantering. Vi försöker också presentera en lösning så att du kan få en överblick över dina återförsäljare genom effektiv leverantörshantering.
Vad är leverantörshantering?
Kort sagt handlar leverantörshantering om de processer som hjälper till att stärka och maximera värdet av relationen med dina leverantörer. Leverantörshantering handlar också om att skapa en överblick över de olika leverantörerna. Dessutom omfattar leverantörshantering aktiviteter och uppgifter som:
- Hantering av avtal
- Rapportering och uppföljning av KPI:er
- Sätta upp gemensamma affärsmål som gynnar båda parter
- Efterlevnad
- Minska risker
- Få en översikt över nyckelpersoner
- Lösning av tvister
Leverantörshantering skapar därmed en central plats där information om återförsäljare, avtal och nyckelkontakter samlas. Men effektiv leverantörshantering handlar inte bara om att samla in denna information, ha leverantörer och interagera med dem. Det handlar också om att möjliggöra strategiskt arbete som i slutändan ser till att maximera värdet du får från dina återförsäljare, ROI, uppnå affärsmål och även minimera risker och säkerställa efterlevnad.
Varför blir leverantörshantering allt viktigare?
De allra flesta företag verkar i en miljö med ökande regelverk och krav som företag måste leva upp till. Detta skapar komplexitet när det gäller att hantera och samarbeta med leverantörer och återförsäljare.
Med nya regelverk och redovisningsstandarder som IFRS 16 måste företag se till att deras leverantörer och återförsäljare lever upp till en rad olika krav.
Detta skapar nya utmaningar för företagen. De måste följa nya regler, minska riskerna och säkerställa operativ effektivitet. Och sedan måste de se till att deras partners uppfyller sina avtalsförpliktelser. Det finns många uppgifter att hantera, särskilt om man inte använder ett smart verktyg som utnyttjar teknikens möjligheter att skapa en överblick över leverantörer och återförsäljare. Det är här digital leverantörshantering kommer in i bilden, vilket kan skapa den nödvändiga överblick som dagens affärslandskap med ökande krav på företag skapar behov av.
De typiska utmaningarna när det gäller leverantörshantering
Det finns ett antal klassiska utmaningar när det gäller hantering och överblick över dealers. Kanske kan du känna igen din egen situation i en eller flera av utmaningarna nedan.
Brist på digitalisering
Gammaldags, pappersbaserade processer. Avtal som skrivs ut, signeras och förvaras i en låda, och när du behöver det är det borta. Eller har glömts bort. Manuella och gammaldags processer skapar ett antal utmaningar när det gäller leverantörshantering. Du missar deadlines, du förnyar oavsiktligt kontrakt som inte borde ha förnyats, du missar chansen att omförhandla och du glömmer att kontrollera om förhandlaren lever upp till avtalet som står skrivet i kontraktet. Manuella processer ökar också risken för felaktigheter i data och revisionsfel och gör det svårt att uppfylla olika krav. Allt detta är ett resultat av bristen på optimerade, digitala processer som effektiv leverantörshantering ger.
Brist på centralisering och kontroll
Om flera nyckelpersoner håller koll på avtal kan du uppleva scenariot att avtalen lagras i olika e-postinkorgar eller lådor, och helt plötsligt försvinner överblicken. På så sätt missar man möjligheten att spåra avtalen och deras skyldigheter, men också att komma ihåg viktiga tidsfrister, samt att omförhandla och se till att de följs. Därför kräver effektiv leverantörshantering en central plats där nyckelpersoner har tillgång och där alla avtal lagras tillsammans med viktig data.
Ett tydligt exempel på vikten av en gemensam avtalsöversikt är detta fall, där Visma beskriver att ett nytt avtalshanteringssystem resulterade i besparingar på 140 miljoner danska kronor.
Bristande efterlevnad och riskreducering
Om avtal lagras i olika inkorgar och lådor försvinner överblicken. Detta kan leda till bristande efterlevnad och ökad risk. Genom effektiva processer för leverantörshantering kan inköpsteam riskbedöma sina leverantörer, bedöma kvalitet och säkerställa effektiva leveranskedjor. På så sätt blir det också mycket lättare att säkerställa företagets rykte, kundernas tillfredsställelse och tillsyn.
Brist på skalbarhet och utnyttjande av möjligheter
Om scenariot är att avtal och kontrakt lagras i olika e-postinkorgar och lådor, och att avtalen dessutom registreras i ett hemmagjort Excel-ark, blir det svårt att anpassa sig till förändrade regulatoriska krav och inte minst marknadsdynamiken. Detta hämmar möjligheten till innovation, konkurrenskraft och skalbarhet. Med ett effektivt system designat för leverantörshantering möjliggörs skalbarhet genom verktyg som utnyttjar data och gör det enkelt att anpassa sig till nya krav och regler.
Vilka är de bästa metoderna när det gäller effektiv leverantörshantering?
Du har läst om vad leverantörshantering är, varför det är viktigt och vilka utmaningar leverantörshantering vanligtvis innebär. Men hur ser “best practice” ut om du vill förbättra och optimera din leverantörshantering?
1. Forskning, bedömning och urval
Grunden för ett gott samarbete är att återförsäljare och leverantörer väljs utifrån ett antal kriterier, till exempel regelverk som måste följas. Lever leverantörerna upp till dessa? Detta måste bedömas innan ett avtal ingås. Detta steg är viktigt, eftersom korrekt forskning och bedömning skapar grunden för värdefullt samarbete, efterlevnad och riskreducering.
2. Avtalsförhandling
När partnern har bedömts och valts ut kommer kontraktsförhandlingen. Denna del hjälper till att formalisera relationen mellan leverantör/återförsäljare/kund och sätta tydliga förväntningar, som skrivs in i kontraktet. Här förhandlar upphandlingsteamet fram bra villkor och skriver även in juridiska och regulatoriska krav i kontraktet. Den här processen gör det också möjligt att genomföra en effektiv registrering så att partnern förstår sina skyldigheter, roller och ansvarsområden. På så sätt säkerställs effektiv leverantörshantering att kraven uppfylls och att förväntningarna uppfylls. I slutändan skapar detta framgångsrika partnerskap och minimerar missförstånd och tvister.
3. Övervakning och riskhantering
Nästa steg är att avtalet har ingåtts. Nu ligger den i det centrala registret, där nyckelpersoner kan observera om avtalspartnern lever upp till kontraktet och även proaktivt kontrollera var förbättring och innovation kan ske. På samma sätt kan nyckelpersoner identifiera och bedöma risker och säkerställa efterlevnad. Denna övervakning hjälper till att säkerställa att företaget upprätthåller sitt rykte, sin verksamhet och sin ekonomiska säkerhet.
4. Förnyelse eller uppsägning?
En stor fördel med effektiva leverantörshanteringssystem är att de innehåller meddelanden som påminner dig när ett kontrakt ska förnyas. Detta gör att du kan granska avtalet och proaktivt bedöma om det behöver förnyas, omförhandlas eller sägas upp. På så sätt undviker du att fortsätta samarbeta med underpresterande partners och tar tillvara på möjligheten att säkra nya förmåner och villkor i en omförhandling. Dessutom kan ett effektivt system hjälpa dig att på rätt sätt offboarda leverantörer och återförsäljare genom att skydda känsliga uppgifter och säkerställa en smidig övergång.
Vilka är fördelarna med effektiv leverantörshantering?
Listan över fördelar är lång, och du kanske redan har lärt dig mer om det genom att läsa här. Genom att modernisera dina processer relaterade till leverantörshantering kan du skörda många fördelar, inklusive:
- Öka dina resurser genom att gå från manuella till digitala arbetsflöden
- Skapa en enda källa till sanning genom att centralisera alla möten och datum på ett ställe
- Öka din effektivitet och produktivitet
- Behåll ditt goda rykte
- Etableral goda partnerskap
- Utnyttja möjligheter till omförhandling och säkring av villkor och krav
- Minimera risker och möjliggör efterlevnad
- Enkel, kontinuerlig övervakning och observation av prestanda
Få en överblick över dina leverantörer redan idag
Vi på House of Control menar allvar när vi säger att vi hjälper organisationer att få kontroll över sina leverantörer, avtal och kontrakt. Våra verktyg frigör tid för rapportering och ökar ditt förtroende för att du har en fullständig överblick över leverantörer och avtal. Kontakta oss idag för att få veta mer om hur du får full kontroll över din organisations avtal, åtaganden och återkommande intäkter - inklusive vår modul för snabb och korrekt hantering enligt kraven i IFRS 16.
Boka ett möte med oss när det passar dig:
