House of Controls produktchef berättar om vad som krävs för att löpande hantera efterlevnaden av IFRS 16.
Att följa efterlevnaden av IFRS 16 är inte en engångsuppgift. För de som arbetar med det är det ett löpande ansvar som kräver kontinuerlig övervakning, korrekt rapportering och noggranna uppdateringar av bokföringen.
Även om den första implementeringen kan ha varit en viktig milstolpe, ligger den verkliga utmaningen i att upprätthålla efterlevnaden över tid.
Produktchef Karl Oscar Rosli på House of Control är väl förtrogen med de utmaningar som CFO:er och ekonomiavdelningar möter när det gäller löpande IFRS 16-efterlevnad. Han har talat med flera hundra skandinaviska ekonomer som använder House of Controls branschledande lösning för IFRS 16-efterlevnad.
”IFRS 16 ändrar i grunden hur leasingavtal redovisas och flyttar dem till balansräkningen för att ge ökad transparens. Leasingavtal är dock dynamiska. Villkoren kan ändras, betalningarna kan variera och avtalen kan förnyas eller sägas upp. Varje förändring kräver uppdateringar för att säkerställa efterlevnad. Om man inte gör det finns det risk för felaktigheter i de finansiella rapporterna, det undergräver beslutsfattandet och kan leda till granskning av tillsynsmyndigheter” säger Karl Oscar.
I den här artikeln går han igenom hanteringen av IFRS 16-avtal före, under och efter rapportperioderna och belyser var tekniken kan hjälpa till och vad som måste göras manuellt.
Hantering av IFRS 16 före rapportperioder
Att förbereda sig för att följa IFRS 16 kan verka skrämmande, men att bryta ner det i tydliga steg gör det hanterbart, förklarar Karl Oscar:
”Framgångsrik efterlevnad börjar med förberedelser. Före rapporteringsperioden måste ekonomiteamen fokusera på viktiga områden som att granska leasingavtal, klassificera leasingavtal och sätta upp effektiva spårningssystem. Lika viktigt är det att utbilda teamet så att alla förstår sina roller.”
För företag som hanterar leasingavtal är det första steget att dokumentera alla avtal, inklusive villkor, betalningsplaner och förnyelseklausuler. Det är också viktigt att ta reda på vilka leasingavtal som omfattas av IFRS 16.
”Alla leasingavtal omfattas inte av tillämpningsområdet. Till exempel kan korttidsleasing-avtal eller avtal som omfattar tillgångar av lågt värde undantas. Genom att klassificera leasingavtalen korrekt sparar man tid och undviker fel i efterhand” säger han.
Ett effektivt spårningssystem är ett måste. Oavsett om du använder kalkylblad eller specialiserad programvara är målet att hålla koll på mätvärden som startdatum, betalningsbelopp och slutdatum. Genom att utbilda ekonomiteamet säkerställer du att de är rustade för att hantera dessa uppgifter. Som Karl Oscar konstaterar:
”Teamet måste förstå både terminologin och de praktiska stegen för efterlevnad. Ett välutbildat team minskar antalet misstag och påskyndar processerna.”
Att hålla sig på rätt spår under rapporteringsperioderna
När rapporteringsperioden börjar är det viktigt att hålla sig organiserad. Karl Oscar belyser vikten av att hålla sig uppdaterad om förändringar i leasingavtal:
”Alla uppdateringar, som nya betalningsvillkor eller förlängda avtal, bör registreras omedelbart. Detta säkerställer att dina finansiella poster förblir korrekta.”
Att räkna om leasingskulder och nyttjanderättstillgångar kan vara tidskrävande utan rätt verktyg. Automatiserade system som de som erbjuds av House of Control kan hantera dessa beräkningar och minska risken för fel.
”Det är viktigt att även övervaka variabla leasingavgifter. Variabla betalningar som är kopplade till användning eller prestanda kräver särskild uppmärksamhet. Genom att spåra dem i realtid undviker man överraskningar i slutet av perioden” säger han.
Samarbete med revisorer är en annan viktig aspekt. Regelbunden kommunikation bidrar till att säkerställa att din strategi överensstämmer med efterlevnadskraven och undviker oväntade problem.
Reflektion och förbättring efter rapporteringsperioder
När rapporteringsperioden är slut bör du ta dig tid att se över och optimera dina processer. Karl Oscar förklarar:
”Nu är det dags att analysera dina data för att hitta avvikelser och förfina dina metoder. Om manuella uppgifter gör dig trött kan du överväga att investera i automatisering för att spara tid i framtiden.”
Att förbereda sig för kommande förändringar är också viktigt. Att förutse nya leasingavtal eller uppdateringar av regelverk säkerställer att ditt företag ligger steget före kraven på efterlevnad.
”Att vara proaktiv är nyckeln. Det är mycket lättare att anpassa sig till förändringar när man är förberedd” säger Karl Oscar.
Teknikens roll för att förenkla efterlevnaden
”Tekniken spelar en viktig roll i hanteringen av IFRS 16. Verktyg som automatiserar beräkningar och ger uppdateringar i realtid kan göra stor skillnad. Automatisering sparar tid och minskar antalet fel. Ett bra system bör också fungera bra tillsammans med ditt affärssystem och dina redovisningsverktyg”, säger han.
Tekniken sköter många uppgifter, men vissa saker kräver fortfarande mänsklig expertis. Karl Oscar påpekar att förhandlingar om leasingvillkor och tolkning av avtalsspråk inte kan automatiseras. Kunnig finanspersonal är avgörande för att fatta välgrundade beslut.
Nyckelkompetenser för effektiv efterlevnad
För att hantera IFRS 16 effektivt behöver ekonomipersonal en blandning av olika färdigheter. Uppmärksamhet på detaljer är avgörande för att upptäcka fel i leasingvillkoren. Analytiskt tänkande hjälper till att förstå komplexa data, medan starka kommunikationsfärdigheter säkerställer att intressenterna förstår effekterna av leasingförändringar. Slutligen är teknisk kompetens avgörande för att kunna använda efterlevnadsverktyg på ett effektivt sätt.
”Genom att kombinera teknik med expertis kan företag förenkla efterlevnaden och förbättra den finansiella styrningen. Med rätt tillvägagångssätt kan efterlevnaden av IFRS 16 bli en möjlighet att stärka transparens och effektivitet” avslutar Karl Oscar.
Är du redo att förenkla och effektivisera hanteringen av IFRS 16? Kontakta oss på House of Control för att få veta hur vår lösning kan hjälpa ditt företag att hålla koll på efterlevnaden och optimera er leasingredovisning.
