Slik håndterer HiFi Klubben IFRS 16-rapporteringen for mer enn 100 leieavtaler

Med over 90 butikker fordelt på fem land står HiFi Klubben overfor den komplekse utfordringen med å håndtere et stort antall leieavtaler, hvorav alle må håndteres i henhold til IFRS 16-standarden.

«Da jeg begynte, var en av mine første oppgaver å  bringe alle leiekontraktene i samsvar med IFRS 16 for årsrapporten. Vi har mer enn 100 leiekontrakter, og med butikker i fem land var det avgjørende å strømlinjeforme regnskapsføring av leiekontrakter og rapporteringsprosesser.» 

Som en voksende virksomhet trengte HiFi Klubben en solid løsning for å administrere de intrikate detaljene i leieavtalene til sine butikker. Det inkluderer beliggenhet, vilkår, prisindekser og nasjonale forskrifter. Før ble leieberegninger og oppdateringer håndtert manuelt i Excel, noe som førte til ineffektivitet og en tung arbeidsbelastning for HiFi Klubbens økonomiavdeling.

«Excel-filene var laget for mindre leiekontrakter. Men med våre mange leieavtaler på tvers av forskjellige land ble det en enorm fil å håndtere. Vi har også kontrakter basert på nasjonale prisindekser, og vår Excel-mal kunne bare håndtere fast indeksering. Dette resulterte i feil i tallene, noe som gjorde det utfordrende å sikre nøyaktige tall.»

Det store antallet kontrakter og kompleksiteten med å håndtere varierende vilkår i forskjellige land gjorde manuelle oppdateringer tidkrevende. Harutunian innså at en mer skalerbar og effektiv løsning var nødvendig for å opprettholde nøyaktigheten og møte de strenge kravene til IFRS 16-rapportering.

«Jeg måtte starte fra bunnen av med å laste opp og konfigurere våre kontrakter. Men når vi først begynte, var fordelene klare. House of Controls team, inkludert Simon og Karl Oscar, jobbet tett med oss for å sikre et smidig oppsett.»

Siden de tok i bruk programvaren, sier Sona at HiFi Klubben har sett betydelige forbedringer i sine leasing- og rapporteringsprosesser: «Det som pleide å være en komplisert oppgave med Excel, har nå blitt en mye mindre oppgave med House of Controls programvare. Å gjøre endringer i en kontrakt og oppdatere beregningene er så mye enklere enn før.» 

Programvaren har betydelig forbedret nøyaktigheten av IFRS 16-rapporteringen ved å gi bedre kontroll over kontraktene. «Før var det vanskelig å oppdage feil i Excel. Nå, med House of Control, kan vi se på én kontrakt av gangen, noe som gjør det mye lettere å identifisere eventuelle feil,» legger hun til.