Optimaliserte prosesser og verktøy sikrer Volda kommune trygge anskaffelser

Tidligere kunne etater i Volda kommune gjøre innkjøp, men det var manglende kontroll og oversikt. Prosess og verktøy for avtalehåndtering var utilstrekkelig.

Det manglet overordnet kontroll med innkjøp. To prosjektledere, som satt med kun noen kontorers mellomrom, kunne gjøre overlappende innkjøp fordi de ikke visste om hverandres anskaffelser.

Dersom han spurte en avdelingsleder om avtalene deres, hadde de som regel ikke peiling. De spurte derfor en kollega, som måtte begynne å lete. Dette var både tidkrevende og stressende. Det er naturlig å anta at utfordringene også hadde økonomiske konsekvenser for kommunen, for eksempel når to etater inngikk hver sine avtaler om like leveranser.

«Demoen som vi fikk var overbevisende, og løsningen kunne gjøre alt det vi så for oss at vi trengte. Blant det som var utslagsgivende var funksjonen for skalering, hvor House of Control til slutt ringer den som er ansvarlig for en avtale hvis de ulike varslene ikke fører til handling. Dette er en bra sikkerhetsventil hvis en ansatt av ulike årsaker ikke rekker å følge opp i tide.» 

«Med Customer Success Manager Georg Baumann ble forventningene oppfylt. Han tok kontakt straks etter at kontrakten var signert, ga oss bra opplæring og har vært veldig god til å følge oss opp. Georg har loset oss gjennom løsningen, og vi har gått dypere og dypere i funksjonaliteten.» - Andreas Kiperberg

Andreas og kollegene bruker nå mye mindre tid på å finne frem til avtaler, og de er blitt mye bedre på å følge opp hver enkelt avtale. Løsningen gir trygghet for at de ikke inngår overlappende avtaler, som kan føre til erstatningsplikt.

De holder også orden på avtalens utløpstid, og en kommunal rammeavtale er gyldig i fire år. De kan også være trygge på at kommunen erstatter avtaler tidsnok – og unngår plutselig å stå uten avtale.