«Dette er mer enn «kjekt å ha»; det er sentral informasjon når man overtar ansvaret for leverandør- og avtalehåndtering fra noen andre – særlig de som har sluttet.»
Istad AS: Bedre styring på samfunnsoppdraget
Kraftkonsernet Istad AS er en strategisk viktig virksomhet i Molderegionen. Kraftomsetning, kraftproduksjon, nettselskap og fiber for innbyggere i fire kommuner. God avtalehåndtering er simpelthen en del av oppdraget.
Med leveranser av strøm, nett og fiber sørger konsernet i dag for viktige og fremtidsrettede tjenester til om lag 30.000 kunder i både i bedrift- og privatmarkedet. Istad er en viktig støttespiller for frivillige lag og organisasjoner i regionen.
Dyre Halse er Chief Information Officer – eller IT-sjef på godt norsk – i Istads konsernfunksjon, som leverer tjenester til datterselskapene i konsernet. Rollen innebærer at Halse håndterer mange leverandøravtaler og leveranser til de to datterselskapene. Sammen med økonomisjef så han nødvendigheten av å få bedre økonomisk og rutinemessig styring av konsernets kontrakter.
«Godt og vel 70 millioner kroner i andre driftskostnader reflekterer et stort antall kontrakter. Avtaler var tidligere spredt rundt i konsernet, og vi hadde ingen komplett oversikt. Kompleksiteten var både på avdelings- og personnivå, samt at kontraktene var lagret i både innbokser, filservere og fysiske arkiver. Det er ingen overdrivelse å si at vi manglet en helhetlig tilnærming til avtalehåndtering,» sier han.
Istad begynte med å ta i bruk et verktøy for avtalehåndtering i konsernenheten, men behovet var minst like stort i datterselskapene, for eksempel:
«Vi hadde en relativt stor leverandøravtale innenfor IT. Denne var signert av en avdelingsleder som senere sluttet i selskapet. Da han forsvant ut døren, mistet vi også kunnskapen om avtalen. Den nye avdelingslederen kjente ikke til kontrakten – og det gjorde heller ingen andre. Leverandøren hadde imidlertid ikke glemt oss, så fakturaene fortsatte å komme.»
«Vi trengte ikke flere slike hendelser for å lære av våre egne feil. Vi hadde allerede fått på plass House of Controls løsning for konsernfunksjonen. Nå engasjerte vi Karoline Rønsdal i House of Control, som er Customer Success Manageren vår, til workshops for hele konsernet, som har rundt 140 ansatte. Gjennom opplæringen innså folk raskt at bedre avtalehåndtering var et savn.»
«Nå har vi en svært god oversikt over alle avtalene i hele konsernet. Her kan vi se hvem som har den daglige oppfølgingen av leverandørene. Vi kan dele inn avtalene etter selskap, avdeling og personer. Varsling på avtaler som avtaleutløp og fornyelse er en viktig funksjonalitet. La meg også legge til at den nye funksjonaliteten for å håndtere åpenhetsloven er svært nyttig for oss.»
Istad bruker House of Controls løsninger ikke bare til leverandøravtaler, men også til håndtering av kontrakter med kundene. Mens privatkundene behandles i egne systemer, blir avtalene med bedriftskundene håndtert i Complete Control.
«Vi kom raskt i gang med bruken av løsningene fra House of Control. Allerede etter første demo fikk vi tilgang til en testdatabase. Det var enkelt å implementere konsern- og firmastrukturen i løsningen. Den daglige bruken er også enkel, for eksempel å legge inn viktige parameter for hver avtale: Varslinger, eier, løpetid, oppsigelsesfrist, opsjoner, kontaktperson hos leverandør – og så videre. Dette er mer enn «kjekt å ha»; det er sentral informasjon når man overtar ansvaret for leverandør- og avtalehåndtering fra noen andre – særlig de som har sluttet.»
Om Dyre Halse
Dyre Halse er en svært erfaren CIO i kraftkonsernet Istad AS, hvor han også er styreleder for to av datterselskapene. Halse er utdannet sivilingeniør ved NTNU, og han hadde en lengre karriere i Accenture før han gikk til Istad for over 20 år siden.
