Med over 90 butikker i fem land står HiFi Klubben overfor en kompleks utfordring med å håndtere et stort antall leieavtaler - og alle må håndteres i henhold til IFRS 16-standarden for leieavtaler.
Sona Harutunian - ESG & IFRS 16 specialist hos HiFi Klubben
Den nordiske forhandleren av lydutstyr er kjent for sin lidenskap for høy kvalitet. Deres fysiske butikker er spredt over hele regionen, bemannet med dedikerte audiofile som er klare til å gi kundene en magisk lytteopplevelse.
Dette er historien om hvordan HiFi Klubben «tunet inn» på House of Controls løsning for å forenkle sin IFRS 16-rapportering. Sona Harutunian, som leder både ESG- og IFRS 16-rapporteringen hos HiFi Klubben, sier at programvaren er helt essensiell i håndteringen av selskapets voksende leieforpliktelser.
«Da jeg begynte, var en av mine første oppgaver å bringe alle leiekontraktene i samsvar med IFRS 16 for årsrapporten,» forklarer Harutunian. «Vi har mer enn 100 leiekontrakter, og med butikker i fem land var det avgjørende å strømlinjeforme regnskapsføring av leiekontrakter og rapporteringsprosesser.»
Utfordringen: Håndtere leiekompleksitet i fem land
Som en voksende virksomhet trengte HiFi Klubben en solid løsning for å administrere de intrikate detaljene i sine leieavtalene til sine butikker. Det inkluderer beliggenhet, vilkår, prisindekser og nasjonale forskrifter. Før implementeringen av House of Controls løsning ble leieberegninger og oppdateringer håndtert manuelt i Excel, noe som førte til ineffektivitet og en tung arbeidsbelastning for HiFi Klubbens økonomiavdeling.
Da Harutunian begynte i HiFi Klubben, hadde teamet allerede gått over til House of Controls løsning. Likevel er hun kjent med utfordringene teamet hadde stått overfor:
«Excel-filene var laget for mindre leiekontrakter. Men med våre mange leieavtaler på tvers av forskjellige land ble det en enorm fil å håndtere,» forklarer Harutunian. «Vi har også kontrakter basert på nasjonale prisindekser, og vår Excel-mal kunne bare håndtere fast indeksering. Dette resulterte i feil i tallene, noe som gjorde det utfordrende å sikre nøyaktige tall.»
Det store antallet kontrakter og kompleksiteten med å håndtere varierende vilkår i forskjellige land gjorde manuelle oppdateringer tidkrevende. Harutunian innså at en mer skalerbar og effektiv løsning var nødvendig for å opprettholde nøyaktigheten og møte de strenge kravene til IFRS 16-rapportering.
Implementeringen av House of Control: En sømløs overgang til bedre kontroll
Heldigvis, da Harutunian begynte i HiFi Klubben, hadde selskapet allerede inngått avtale med House of Control. Beslutningen var basert på en anbefaling fra et annet selskap i samme konsern, hvor de allerede brukte House of Controls programvare for IFRS 16-kontrakter. Selv om ingenting var satt opp ennå, så hun raskt potensialet for å forenkle deres håndteringen av leiekontraktene.
«Jeg måtte starte fra bunnen av med å laste opp og konfigurere våre kontrakter. Men når vi først begynte, var fordelene klare. House of Controls team, inkludert Simon og Karl Oscar, jobbet tett med oss for å sikre et smidig oppsett,» sier hun.
«De var virkelig hjelpsomme. Når jeg hadde spørsmål, svarte de raskt, satte opp møter og sørget for at jeg fullt ut forstod løsningen før vi gikk videre. Det var en veldig positiv opplevelse.»
Teamet hjalp også til med å konfigurere systemet for å håndtere nyansene i HiFi Klubbens leieavtaler, forklarer hun: «For IFRS 16 stemte ikke alltid kontraktsperiodene med de operative kontraktsvilkårene, og House of Control hjalp oss med å finne ut hvordan vi skulle håndtere det. Det var en stor oppgave, men systemet gjorde det mye enklere.»
Resultatene: Nøyaktighet, effektivitet og tidsbesparelser
Siden de tok i bruk programvaren, sier Sona at HiFi Klubben har sett betydelige forbedringer i sine leasing- og rapporteringsprosesser: «Det som pleide å være en komplisert oppgave med Excel, har nå blitt en mye mindre oppgave med House of Controls programvare. Å gjøre endringer i en kontrakt og oppdatere beregningene er så mye enklere enn før.»
Programvaren har betydelig forbedret nøyaktigheten av IFRS 16-rapporteringen ved å gi bedre kontroll over kontraktene. «Før var det vanskelig å oppdage feil i Excel. Nå, med House of Control, kan vi se på én kontrakt av gangen, noe som gjør det mye lettere å identifisere eventuelle feil,» legger hun til.
En annen betydelig fordel for henne er tidsbesparelsen: «Jeg har ikke eksakte tall, men jeg kan med sikkerhet si at vi sparer verdifull tid nå. Programvaren strømlinjeformer arbeidet vårt, og det er mye mer motiverende å håndtere alt i systemet enn å jobbe med tungvinte Excel-filer.»
Strømlinjeformet rapportering og bedre oversikt
Ved å automatisere IFRS 16-beregningene og gi innsikt i husleiedata i sanntid, har HiFi Klubben nå bedre økonomisk oversikt og evnen til å sikre overholdelse med minimal innsats. «Det er et tydelig revisjonsspor i IFRS 16-beregningene som viser hva som er endret og når, noe vi aldri hadde i Excel,» forklarer Harutunian.
Når hun ser tilbake på overgangen, sier Harutunian: «Jeg føler meg mye mer trygg på fullstendigheten og nøyaktigheten av våre leiedata. Løsningen har gitt oss muligheten til bedre kontroll og planlegging, noe som utgjør en stor forskjell i hvordan vi tilnærmer oss vår rapportering.»
Ved å integrere House of Controls lease accounting software i sine økonomiske operasjoner har HiFi Klubben optimalisert sin IFRS 16-rapportering, redusert manuell arbeidsbelastning og fått forretningskritisk innsikt i sine leiekontrakter – noe som legger grunnlaget for fortsatt vekst og suksess.
Har du lyst å se nærmere på vår IFRS 16-løsning? Book et møte i kalenderen under.
