House of Controls produktsjef forteller om hva som skal til for å etterleve IFRS 16 på daglig basis.
Å etterleve IFRS 16 er ikke en engangsoppgave. For økonomisjefer er det et løpende ansvar som krever kontinuerlig overvåking, nøyaktig rapportering og flittige oppdateringer av regnskapet.
Selv om den første implementeringen kan ha vært en viktig milepæl, ligger den virkelige utfordringen i å opprettholde samsvar over tid.
Produktsjef Karl Oscar Rosli i House of Control er godt kjent med utfordringene CFO-er og økonomiavdelingen møter når det gjelder løpende etterlevelse av IFRS 16. Han har snakket med flere hundre skandinaviske økonomer som bruker House of Controls bransjeledende løsning for etterlevelse av IFRS 16.
«IFRS 16 endrer fundamentalt hvordan leieavtaler regnskapsføres, og flytter dem inn i balansen for å gi større transparens. Leieavtaler er imidlertid dynamiske. Vilkårene kan endres, betalingene kan variere, og kontrakter kan fornyes eller avsluttes. Hver endring krever oppdateringer for å sikre samsvar. Hvis man ikke gjør dette, risikerer man unøyaktigheter i regnskapet, som kan bli gjenstand for kontroll fra revisor og myndigheter», sier Karl Oscar.
I denne artikkelen går han gjennom hvordan man håndterer IFRS 16-kontrakter før, under og etter rapporteringsperiodene, og fremhever hvor teknologi kan hjelpe og hva som må gjøres manuelt.
Forberedelsene til IFRS 16 kan virke skremmende, men ved å dele det opp i ulike trinn blir det overkommelig, forklarer Karl Oscar:
«Vellykket etterlevelse starter med forberedelser. Før rapporteringsperioden må økonomiteamene fokusere på viktige områder som gjennomgang av leieavtaler, klassifisering av leieavtaler og etablering av effektive sporingssystemer. Opplæring av teamet er like viktig for å sikre at alle forstår rollene sine.»
For selskaper som arbeider med leasingavtaler, er det første steget å dokumentere alle avtaler, inkludert vilkår, betalingsplaner og klausuler om fornyelse. Det er også viktig å finne ut hvilke leieavtaler som omfattes av IFRS 16.
«Ikke alle leieavtaler er omfattet. For eksempel kan kortsiktige leieavtaler eller avtaler som involverer eiendeler av lav verdi, være ekskludert. Ved å klassifisere leieavtalene riktig sparer man tid og unngår feil senere», sier han.
Et effektivt sporingssystem er et must. Enten du bruker regneark eller spesialisert programvare, er målet å holde oversikt over måleparametere som startdatoer, betalingsbeløp og sluttdatoer. Opplæring av økonomiteamet sikrer at de er rustet til å håndtere disse oppgavene. Som Karl Oscar bemerker:
«Teamene må forstå både terminologien og de praktiske stegene for å overholde kravene. Et godt opplært team reduserer antall feil og fremskynder prosessene.»
Når rapporteringsperioden begynner, er det avgjørende å holde orden. Karl Oscar understreker hvor viktig det er å følge med på endringer i leieavtalen:
«Alle oppdateringer, som nye betalingsvilkår eller forlengede kontrakter, bør registreres umiddelbart. Dette sikrer at regnskapet er nøyaktig.»
Det kan være tidkrevende å beregne leieforpliktelser og bruksretteiendeler på nytt uten de riktige verktøyene. Automatiserte systemer som de House of Control tilbyr, kan håndtere disse beregningene og redusere risikoen for feil.
«Det er også avgjørende å overvåke variable leiebetalinger. Variable betalinger som er knyttet til bruk eller ytelse, krever spesiell oppmerksomhet. Ved å spore dem i sanntid unngår man overraskelser på slutten av perioden», sier han.
Samarbeid med revisorer er et annet viktig aspekt. Regelmessig kommunikasjon bidrar til å sikre at tilnærmingen din er i tråd med kravene og unngår uventede problemer.
Etter at rapporteringsperioden er over, bør du ta deg tid til å gjennomgå og optimalisere prosessene dine. Karl Oscar forklarer:
«Dette er tiden for å analysere dataene dine for å se etter avvik og forbedre metodene dine. Hvis manuelle oppgaver har sinket deg, bør du vurdere å investere i automatisering for å spare tid i fremtiden.»
Det er også viktig å forberede seg på kommende endringer. Ved å forutse nye leiekontrakter eller oppdateringer av regelverket sikrer du at bedriften ligger i forkant av kravene til etterlevelse.
«Å være proaktiv er nøkkelen. Det er mye enklere å tilpasse seg endringer når man er forberedt», sier Karl Oscar.
«Teknologi spiller en viktig rolle i håndteringen av IFRS 16. Verktøy som automatiserer beregninger og gir oppdateringer i sanntid, kan utgjøre en stor forskjell. Automatisering sparer tid og reduserer feil. Et godt system bør også fungere godt sammen med ERP- og regnskapsverktøyene dine», sier han.
Selv om teknologien håndterer mange oppgaver, er det fortsatt noe som krever menneskelig ekspertise. Karl Oscar påpeker at forhandlinger om leievilkår og tolkning av kontraktsspråk ikke kan automatiseres. Dyktige finansfolk er avgjørende for å kunne ta velbegrunnede beslutninger.
For å kunne håndtere IFRS 16 effektivt trenger økonomimedarbeidere en blanding av ferdigheter. Oppmerksomhet på detaljer er avgjørende for å oppdage feil i leievilkårene. Analytisk tenkning bidrar til å forstå komplekse data, mens sterke kommunikasjonsevner sikrer at interessentene forstår konsekvensene av endringene i leieavtalene. Til slutt er tekniske ferdigheter avgjørende for å kunne bruke compliance-verktøy effektivt.
«Ved å kombinere teknologi med ekspertise kan selskaper forenkle etterlevelsen og forbedre økonomistyringen. Med riktig tilnærming kan etterlevelse av IFRS 16 bli en mulighet til å styrke transparens og effektivitet», avslutter Karl Oscar.