Selskapet spiller en nøkkelrolle for å transformere Norge til en grønn sirkulærøkonomi. Det krever en ambisiøs forretningsmodell og et dedikert team. Og, det forutsetter i praksis en rekke leie- og leasingkontrakter. Å håndtere disse kontraktene kan lett få økonomiavdelingen til å føle at de ikke selv er en fornybar ressurs.
Norsk Gjenvinning (NG) er Norges største leverandør av gjenvinnings- og miljøtjenester. Selskapet er en muliggjører for den nordiske sirkulære økonomien. Gjennom sin virksomhet sikrer NG gjenvinning av materialer og gjenvinning av energi. Det sparer ressurser og reduserer klimagassutslipp. NG bidrar også til reduksjon av avfall gjennom gjenbruk og avfallsforebygging.
NG håndterer mellom 2 og 3 millioner tonn avfall per år. Gjenvinningsgraden er 98 prosent, hvorav 60 prosent gjenvinnes som nye råvarer. Gjennom material- og energigjenvinning bidrar NG til besparelser på over en halv million tonn årlig CO2-ekvivalenter hvert år.
NG et selskap med mange interessenter. Selskapet betjener mer enn 40.000 kunder. Andre berørte interessenter er planeten (gjennom bevaring av ressurser og reduksjon i klimagassutslipp), ansatte (som har en trygg og godt kjent arbeidsplass), leverandører (gjennom partnerskap og som sikrer en transparent verdikjede), banker og investorer (bidrar til å finansiere overgangen til en sirkulær økonomi), samt myndigheter (ved å fungere som en katalysator for sirkulær økonomi og regulere/kontrollere næringen).
En så kompleks virksomhet med et høyt antall interessenter kommer også med et høyt antall leie- og leasingkontrakter. Deres 1.800 ansatte ved mer enn 60 enheter i syv forskjellige forretningssegmenter har inngått nesten 400 leasingkontrakter (ved utgangen av 2022) i fem land. Disse leie- og leasingkontraktene har en samlet forpliktelse på nesten 2 milliarder kroner.
IFRS 16-standarden krever at NG skal føre sine fremtidige leiebetalinger som en gjeld i balansen. Dette for å gi brukerne av regnskapet en bedre forståelse av selskapenes faktiske forpliktelser. IFRS 16 spesifiserer hvordan leieavtaler skal innregnes, måles og presenteres.
Hvordan administrere alle disse kontraktene på en optimale måte uten å drukne NGs økonomiavdeling i manuell avtalehåndtering? Chief Group Controller Regine Vik kom til webcast-studioet vårt for å snakke om IFRS 16-utfordringene hun og teamet hennes har møtt og løst.
Alle de syv forretningssegmentene i NG har et eget økonomiteam som blant annet har ansvar for inngåelse og vedlikehold av leie- og leasingkontrakter. Det er imidlertid teamet for konsernøkonomi som har ansvaret for å konsolidere i henhold til IFRS 16. Med seks års erfaring med revisjon i Big Four-firmaet KPMG, har Regine det perfekte utgangspunktet for å lede teamet og løse utfordringene.
«Det sier seg selv at fullstendighet er en selvstendig utfordring. Det er litt av en oppgave å sørge for at alle kontrakter er registrert, og vi må engasjere mange mennesker i organisasjonen vår for å få hele bildet. Flere ganger i året gjennomgår vi fullstendigheten, og sammenligner budsjettrapporter fra leasing regnskapsprogramvaren med faktiske utgifter,» sier Vik.
«I tillegg til kompleksiteten kjøper vi ofte nye selskaper. Under due diligence-prosessene spør vi alltid om landskapet av leie- og leasingkontrakter.»
Når vi snakker med Regine er hun opptatt med å forberede seg til årsavslutningen:
«Ved årsskiftet er det igjen på tide å kartlegge leie- og leasingkontrakter. Fornyelser, utløpte kontrakter, opsjoner – det er nøkkelord for hva vi gjør på denne tiden av året. For å sikre god avtalehåndtering er vi veldig godt hjulpet av programvaren som sender oss nyttige varsler.»
Programvaren som hun referer til, er House of Controls unike løsning for IFRS 16 compliance, som i NGs tilfelle fungerer problemfritt sammen med IBM Cognos Controller for mer generell IFRS-rapportering. Vi spurte henne om råd for å gjøre årsavslutningsprosessen bedre når det gjelder IFRS 16 leie- og leasingavtaler.
«Med nesten 400 leieavtaler trenger vi et verktøy vi kan stole på. Risikoen for feil er mye lavere når du kan stole på en dedikert programvare. Dessuten synes jeg det er viktig å ha en plan og ha klare tidsfrister for alle som er involvert i prosessen. Forbered så mye som mulig på forhånd. Snakk med revisorene dine om hvordan de kan få tilgang til regnskapsløsningen for leie- og leasingkontrakter for gjennomgang av kontrakter og rapportering.»
NG har brukt House of Controls IFRS 16-løsning siden IFRS trådte i kraft i januar 2019. Teamet hennes er erfarne brukere:
«Siden vi har så mange leieavtaler er vi ganske avhengige av å bruke programvare for IFRS 16-rapportering. House of Controls løsning er enkel å bruke, med mange nyttige brukerveiledninger tilgjengelig i løsningen. Og når vi trenger mer hjelp, er det bare en telefonsamtale unna.»
Dette er IFRS 16 SaaS-løsningen som Norsk Gjenvinning foretrekker
Read more customer stories about companies managing IFRS 16 contracts in the same way