Til å hjelpe dyktig helsepersonell i Norden finner vi ofte digitale løsninger fra CSAM Health Group. Det kan være krevende å holde orden på faktureringen av et stort antall produkter til 500 kunder i 14 av CSAM’s datterselskaper. Siden mange av kundene bruker flere enn ett CSAM product, er det 700 kundeavtaler som skal følges opp og faktureres korrekt og til riktig tid. Slik løste CSAM den utfordringen.
Svein-Harald Utgård, Business Area Manager
Svein-Harald Utgård er en nøkkelperson i denne historien. Tilbake i 2019 er han administrerende direktør i Arcid. De utvikler en software som er svært viktig for utveksling av data, blant annet innenfor kreftbehandling. Når CSAM Health Group banker på døren og ønsker å kjøpe Arcid, åpner det seg en stor mulighet for ham og selskapet.
CSAM Health Group er Nordens ledende leverandør av spesialisert software for helsesektoren i Norden, og nå ekspanderer de til resten av verden. Selskapet er en «stor-familie» av smale digitale løsninger for helsesektoren, perfekt for Arcids videre vekst.
Samfunnskritiske oppdrag innebærer at CSAM Health har ekstraordinære behov for å følge opp viktige underleverandører. Som børsnotert selskap med flere datterselskaper, er fakturering av over 500 kunder også en krevende øvelse.
CSAM Health har en veksthistorie og en betydning hos kunder og samfunn som er helt unik. For å sikre at hele konsernet drar i samme retning, skal Svein-Harald straks få lede et viktig prosjekt. Mer om det under.
Utvikler softwaren som helsevesen og beredskap er helt avhengig av
CSAM Health Group er organisert i sju ulike forretningsområder, som lager software som er av kritisk betydning i klinisk behandling eller for samfunnets beredskap; de er nødvendige for at helsepersonell skal få utført oppgavene sine.
Det inkluderer software blant annet for offentlig beredskap, deling og samhandling av helsedata, bildebehandling, mor og barn-helse, og medisinsk forskning. Løsningene er avgjørende i alle livets faser, fra befruktning, graviditet og fødsel til diagnose, kreftbehandlinger og nødprosedyrer i ambulanse.
UTFORDRINGER VED EN KOMPLISERT STRUKTUR
Til sammen har CSAM Health Group rundt 500 kunder, i all hovedsak offentlige og private helseforetak. De fleste er i Norden, men det finnes nå kunder i 27 land. Disse er kunder hos én eller flere av 14 datterselskaper , og 76 prosent av konsernets 370 millioner kroner i inntekter i 2022 er årlige lisenser ( ARR ) som kundene betaler for å bruke softwaren.
Siden børsnotering i oktober 2020 har kravene til kvaliteten i inntektsføringen i CSAM Health Group økt betydelig. Det har også forventninger til vekst. Oppkjøp av mindre nisjeleverandører er en sentral del av vekststrategien. Det innebærer et stort antall kontrakter med kundene, basert på ulik praksis i hver bedrift.
Kunder i mange land, et stort antall virksomheter som fakturerer kundene, et enda større antall produkter, stadig nye selskaper som kjøpes og skal integreres, strenge krav til inntektsføring for et børsnotert selskap…
En CFO vil her se betydelige utfordringer for økonomiavdelingen i et selskap som CSAM Health Group:
- Inntekter fra et stort antall selskaper, som skal konsolideres
- Oversikt over priser på et enda større antall produkter
- Mer enn 700 kontrakter med kundene, som revisor gjerne vil se
- Betydelig kompleksitet i faktureringen av kunder, fordi enhetene har hatt ulik praksis
- Behov for eksepsjonelt god kontroll med enkelte underleverandører, som er avgjørende for de viktige leveransene til helseinstitusjonene
- Sikker oppbevaring av viktig dokumentasjon, som for eksempel databehandleravtaler med et stort antall kunder
Svein-Harald, som i dag leder to av CSAMs sju forretningsområder, fikk i 2020 ansvaret for å samle trådene – den gang som Contract Services Manager. Utfordringene var betydelige:
«Selv om vi i internasjonal målestokk er bare et mellomstort selskap, har vi kompleksiteten til et stort selskap. Det gjelder for eksempel hvor vi er tilstede, og produktbredden vår. Og, det gjelder ikke minst betydningen som løsningene våre har for helse, sikkerhet og beredskap i samfunnet og enkeltmennesker.»
Kontroll på inntektene viktigst
Marius Johansen, Juridisk direktør
Førsteprioritet var å få kontroll med alle inntektsstrømmene i mellom datterselskapene.
Det var åpenbart at vi trengte et velfungerende kontraktsarkiv for hele konsernet. Det hadde vi ikke fra før. Vi hadde et sted å lagre dokumentene, men det var ikke en løsning med funksjonaliteten vi trengte for oppfølging av kontraktene, forteller Svein-Harald.
Juridisk direktør Marius Johansen hadde derfor signert en avtale med House of Control i 2019, for å få bedre orden på den juridiske siden av kontraktene. Det var imidlertid også et behov for bedre finansiell kontroll:
«Som børsnotert selskap blir vi målt på kundekontrakter og løpende inntekter, Annual Recurring Revenue (ARR). Kontroll med inntektene, og muligheten til å øke dem, det krevde begge en annen og mer sofistikert løsning.»
Vi spør Svein-Harald hvorfor de ikke først begynte med leverandører og forpliktelser på kostnadssiden. For ham handler svaret blant annet om den komplekse konsernstrukturen:
«Som utviklere av software har vi en ganske ukomplisert og forutsigbar kostnadsside. Det vi derimot virkelig kan påvirke på kort og lang sikt, er inntektssiden. Fakturerer vi det vi skal? Leverer vi mer enn det som er avtalt, men uten å ta betalt for det? Har vi unnlatt å prisjustere fakturert beløp? Når er neste gang vi kan justere prisene, og hva er riktig indeks? Hvordan skal vi klare å følge opp alle fristene? Når vi løser dette, kan vi skape betydelige økonomiske effekter.»
Betydelige og målbare økonomiske effekter
Med en smart løsning for avtalehåndtering har han og teamet skapt betydelige effekter for CSAM Health Group. Det skyldes ikke minst de organisatoriske effektene som softwaren legger til rette for:
«Med Complete Control får mine kolleger i de ulike forretningsenhetene bedre oversikt over sin egen inntektsstrøm. Fra før av kunne de spørre økonomiavdelingen, men dette var tungvint og tidkrevende. Nå kan de mye enklere følge med på sine kundekontrakter, inkludert å se hvordan nye moduler vil kunne påvirke fremtidige inntekter.»
Nå er det 900 aktive kontrakter registrert i Complete Control, hvorav mer enn 700 er kundekontrakter. Å ta i bruk Complete Control har også fått andre positive effekter:
«En ting er at vi sparer tid og derfor penger under revisjoner. En større effekt, som er vanskeligere å kvantifisere, er effekten av bedre fakturering. Med Complete Control har vi det vi trenger for å ha stålkontroll på alle avtalene ned på kommanivå. På aggregert nivå kan vi være sikre på at fakturering for til sammen 500 millioner kroner i året blir gjort riktig og i henhold til kontrakt,» sier Svein-Harald.
Hjelper til med å oppfylle samfunnsoppdraget
Svein-Harald forteller at CSAM Health Group også bruker Complete Control til å ha kontroll på selskapets mest kritiske leverandøravtaler. I et selskap som hver dag bidrar til at viktige samfunnsoppgaver blir utført, er det flere underleveranser som er sentrale for sluttproduktet.
«Med varslingene i Complete Control får våre produktansvarlige uvurderlig hjelp til å sjekke compliance knyttet til underleveranser. Siden våre løsninger og tjenester er samfunnskritiske, er de strengt regulert og overvåket av helsemyndigheter. Derfor er det særdeles viktig at vi alltid oppfyller alle krav, samt at vi i god tid kan påvirke underleverandører til å tilpasse seg nye krav.»
Intuitivt og enkelt å bruke
«Hvordan gikk dere frem i praksis for å få inn alle avtalene, slik at det fungerer godt for dere?»
«I den første fasen etter at vi tok i bruk Complete Control, hadde jeg ansvaret for å bygge opp prosedyrer og prosesser for hvordan hele CSAM Health skal behandle avtaler. Nå er det IT-avdelingen som har ansvaret for selve softwaren, men jeg blir fortsatt spurt om råd.»
Han sier at det har vært lite utfordrende å ta i bruk Complete Control:
«Jeg setter stor pris på at løsningen er så intuitiv og enkel å bruke. For å si det på denne måten: Jeg er den i CSAM Health Group som ringer support i House of Control oftest, og jeg har kanskje ringt fire ganger. Og når jeg først trenger hjelp, er Karoline og Jompe fantastiske ressurser for oss.»
