– En kontrakt må være der når du trenger den

Med over tusen kontrakter i ti land er avtalehåndtering strategisk viktig for legemiddelselskapet Abacus Medicine. Slik håndteres IFRS 16-avtaler og andre kontrakter i selskapet med over 1,2 milliarder euro i omsetning. 

Louise Saugmann Neiiendam, Legal Operations Coordinator i Abacus, har ansvaret for å holde orden på selskapets omfattende kontraktsportefølje på tvers av flere land. Her forteller hun hvordan det å ha Complete Control som eneste kilde til kontraktdata støtter selskapets daglige drift. 

Abacus Medicine er en dansk virksomhet grunnlagt i 2004 av Flemming Wagner og hans far, John Wagner. Selskapet spesialiserer seg på parallellimport av reseptbelagte legemidler i Europa. 

For Abacus har innføringen av Complete Control gir bedre oversikt, mer kontroll og en mer effektiv arbeidshverdag. Løsningen gjør det mulig å jobbe proaktivt, reduserer risikoen for uønskede fornyelser og frigjør tid til andre oppgaver.

– En kontrakt må være der når du trenger den. Med Complete Control vet vi hvor vi skal lete etter kontrakter i hele konsernet. Det gir oss større trygghet og kontroll i kontraktsarbeidet, og gjør det mulig å være mer proaktive i hverdagen, sier Louise.

Kompleksitet krever kontroll

Abacus er et internasjonalt selskap med røtter i Danmark, som nettopp feiret to tiårs historie. Selskapet opererer i mer enn 10 land og håndterer kontrakter på flere språk og i ulike jurisdiksjoner. Louise Saugmann Neiiendam er ansvarlig for kontraktsarbeidet i selskapet, en rolle som krever struktur, systemer og god oversikt:

– Vi har alt fra leasingavtaler og distribusjonskontrakter til samarbeidsavtaler med partnere og leverandører. Kontraktene dekker alt som holder selskapet i drift, forklarer Louise.

Før Abacus tok i bruk Complete Control, var kontraktene lagret på spredte filer og i lokale og papirbaserte mapper. Mangelen på en sentralisert oversikt førte til kompleksitet og usikkerhet: Hvem var ansvarlig for hva? Når skulle kontraktene reforhandles? Hvor var den sist oppdaterte versjonen av en avtale?

– Det var en tidkrevende oppgave å lete frem kontrakter, og risikoen for å overse fornyelser eller viktige detaljer var stor. Nå har vi én «contract truth». Vi vet hvor hver enkelt kontrakt er lagret, og vi kan stole på at den er korrekt. Det høres enkelt ut, men det er en stor forbedring, sier hun.

Fra papirarbeid til proaktiv kontroll

For Abacus har reisen til bedre kontraktshåndtering vært mer enn bare å innføre et nytt system. Det har også handlet om å endre måten de jobber på. Louise beskriver hvordan Complete Control har bidratt til en mer proaktiv tilnærming:

– Tidligere var vi ofte reaktive. Når en kontrakt nærmet seg utløp, måtte vi løpe rundt og lete. Nå varsler systemet oss i god tid før fornyelsesdatoen, og vi kan planlegge mye bedre. Det gir oss kontroll siden vi aldri er i tvil om når vi trenger å følge opp en kontrakt. Det gir oss bedre kontroll og trygghet.

I tillegg har systemet gjort det enklere å samarbeide på tvers av avdelinger. Louise fremhever hvordan rollefordelingen er blitt tydeligere:

– Når noen slutter eller bytter rolle, er det enkelt å oppdatere ansvarlige i systemet. Jeg kan raskt få oversikt over hvem som har ansvaret for hvilke kontrakter, noe som skaper trygghet både for oss og for resten av organisasjonen. 

Brukervennlighet og praktiske funksjoner

Som systemansvarlig i Abacus jobber Louise tett med både brukere og supportteamet i House of Control. Hun beskriver hvordan Complete Control har blitt et viktig verktøy i hverdagen:

– Systemet er brukervennlig og gir oss den funksjonaliteten vi trenger. Jeg bruker rapportfunksjonene til enkelt å få oversikt og identifisere kontrakter som må følges opp. I tillegg varsler systemet oss automatisk om utløp og fornyelser, noe som er helt avgjørende for å unngå kostbare forglemmelser.

Louise legger til at selv om grensesnittet er klassisk, oppleves det som intuitivt:

– Systemet blir stadig bedre. Jeg ser at House of Control gjør løpende oppdateringer som gjør løsningen mer brukervennlig. Det er viktig, spesielt for brukere som ikke er inne i systemet daglig. Det er ikke alle som kjenner alle funksjonene, men med litt hjelp, som et raskt skjermbilde eller en kort forklaring, kommer de raskt i gang. 

Tett samarbeid og rask support

For Abacus har samarbeidet med House of Control vært viktig. Louise trekker frem Simon, selskapets Customer Success Manager, som en nøkkelperson i prosessen:

– Simon har støttet meg siden jeg startet i Abacus. Han hjalp oss med å rydde opp i databasen og forstå hvordan systemet fungerer sammen med våre andre systemer. Han er alltid tilgjengelig, tar tilbakemeldinger på alvor og hjelper oss med å optimalisere bruken.

Hun fremhever også supportteamet i House of Control:

– Supporten er rask og dyktig. Jeg er ofte i kontakt med Maren og Sølvi Anita, og de gir meg alltid raske og gode svar. Det er betryggende å vite at hjelpen er tilgjengelig når vi trenger det. 

Hun opplever den samme høye servicegraden når finansavdelingen trenger hjelp med IFRS 16-relaterte spørsmål:

– Karl Oscar er både finansfaglig og teknisk dyktig. Han løser alltid utfordringene for vår finansavdeling, med en særskilt god evne til work-arounds når det trengs, sier Louise. 

Suksess måles i oversikt og kontroll

Hva betyr suksess for Abacus når det gjelder kontraktshåndtering? For Louise handler det om én ting: Kontroll.

– Suksess er når noen spør etter en kontrakt, og vi kan finne den med én gang. Når systemet gir oss oversikt over hva som skal følges opp, og vi kan jobbe proaktivt i stedet for å slukke branner. Da fungerer kontraktshåndteringen som den skal, sier hun.

Hun legger til at Complete Control også har bidratt til en mer strategisk tilnærming:

– Med bedre kontroll på kontraktene kan vi planlegge reforhandlinger i god tid, sikre at vi har de beste avtalene, og unngå unødvendige kostnader. Det gir verdi både for oss som jobber med kontrakter og for selskapet som helhet.

En kompleks organisasjon med store krav

Abacus er i dag en internasjonal organisasjon med rundt 1.500 ansatte som har virksomhet i over 10 land. Louise beskriver selskapet som en organisasjon i rask vekst, med økende kompleksitet og stadig større krav til systemer og struktur:

– Vi er ikke lenger bare en gründerbedrift. Vi har vokst, og med det kommer behovet for mer struktur og oversikt. Complete Control hjelper oss med å håndtere denne kompleksiteten, både på tvers av land og avdelinger.

Hun forklarer at kontraktene i Abacus ofte er omfattende og varierte:

– Vi har kontrakter på flere språk – dansk, engelsk, hollandsk, spansk, ungarsk, og så videre. Det krever et system som gjør det enkelt å lagre, finne og følge opp avtalene, uansett hvor de hører hjemme.

Hun sier at samarbeidet med House of Control gir rom for å diskutere ønsker og forbedringer:

– Vi har fått ryddet opp i systemet og forståelse for hvordan det henger sammen med selskapets egne systemer. Simon tar alltid tilbakemeldinger videre og hjelper oss med å optimalisere bruken. Jeg føler meg hørt, hjelpen er aldri langt unna, og jeg opplever at House of Control er opptatt av å utvikle systemet i riktig retning.

Klar for å få full oversikt og kontroll over dine kontrakter, du også?
Kontakt oss for en uforpliktende prat!