Dårlig kontraktstyring – eller avtalehåndtering – har direkte og betydelige kostnader for bedriften, men de indirekte kostnadene er ofte enda høyere og forårsaker større skade.
Dårlig kontraktstyring kan være en kostbar utfordring. Manglende oversikt over kontraktsvilkår fører til økonomiske tap og juridiske komplikasjoner.
Dårlig kontraktstyring kan koste bedrifter opptil 9 prosent av deres årlige inntekter. I tillegg risikerer virksomheter tapte inntekter, brudd på regelverk og omdømmeskader. Dette er blant funnene i en rapport fra International Association for Contract & Commercial Management (IACCM).
Vi mener en av hovedårsakene er mangel på en strukturert tilnærming til kontraktstyring – inkludert en tydelig forståelse av hvem som er ansvarlig for hver kontrakt. Dette kan resultere i betydelige kostnader, både direkte og indirekte. Nedenfor følger en rask oversikt over disse kostnadene, etterfulgt av en foreslått løsning.
For store bestillinger av tjenester eller produkter – eller dobbelt opp – er en av de mest umiddelbare konsekvensene av dårlig kontraktoversikt. Uten et sentralisert system for å spore avtaler, skjer det nesten alltid at bedrifter dupliserer bestillinger, noe som fører til overskuddslagre og sløsing med ressurser.
En annen vanlig utfordring er automatisk fornyelse av kontrakter uten skikkelig gjennomgang. Når kontrakter ikke administreres sentralt, blir det vanskelig å varsle interessenter før utløpsdatoer. Dette kan ufrivillig binde bedrifter til kostbare avtaler.
Å gå glipp av muligheter for reforhandling er en kritisk problemstilling relatert til automatisk fornyelse. Kontrakter har vanligvis klausuler som åpner for reforhandling før fornyelse, men hvis selskapet ikke er klar over kritiske tidslinjer, kan det gå glipp av potensielle besparelser eller bedre vilkår.
De direkte kostnadene som er nevnt, påvirker resultatregnskapet. Ubrukte rabatter har også negative økonomiske konsekvenser. Hvis ansatte ikke kjenner til eksisterende rammeavtaler, kjøper de ofte fra alternative leverandører med mindre gunstige vilkår, noe som øker kostnadene unødvendig. Registrering av nye leverandører og behandling av deres fakturaer legger dessuten til administrasjonskostnader.
Virksomheter som ikke overvåker kontraktsvilkår, risikerer at prisøkninger fra leverandører forblir uoppdaget, noe som fører til høyere fremtidige kostnader.
Håndtering av juridiske tvister er et annet område der kostnadene kan eskalere. Å løse kontraktstvister krever tid og økonomiske ressurser og kan samtidig svekke tilliten mellom forretningspartnere.
Indirekte kostnader er like skadelige, men ofte mer skjulte. For eksempel kan svak kontraktstyring redusere skalerbarhet – kostnadene øker mer enn nødvendig etter hvert som selskapet vokser. Operasjonelle ineffektiviteter, som utsatte frister og unødvendig forbruk, kan også skade selskapets profesjonelle omdømme.
Utilstrekkelig kontraktstyring går ofte hånd i hånd med like svak leverandørstyring. Begge gjør det utfordrende å overholde åpenhetsloven og krav til samfunnsansvar, noe som kan gi både økonomiske og omdømmemessige konsekvenser.
Tid brukt på å lete etter og forstå kontrakter tar fokuset vekk fra strategiske prioriteringer og langsiktige mål. Dårlig kontraktstyring kompliserer også internt samarbeid. De skjulte kostnadene ved dette kan være svært høye, spesielt i en utfordrende tid for bedriften.
Det er også skjulte kostnader på inntektssiden av virksomheten. Inkonsekvent håndtering av kundeavtaler fører til inntektstap. I tillegg skaper uoppfylte forventninger og anstrengte relasjoner misnøye blant kundene.
Manglende klarhet rundt kontraktsforpliktelser kan også føre til røde flagg for potensielle investorer, noe som gjør selskapet mindre attraktivt. Til slutt kan dårlig kontraktoversikt føre til unøyaktig bokføring, som undergraver integriteten til finansiell rapportering og beslutningsprosesser.
Til tross for disse direkte og indirekte kostnadene, trenger ikke forbedring av kontraktstyring å være komplisert. Ved å følge noen enkle trinn kan bedrifter strømlinjeforme prosessene sine:
Teknologi, spesielt programvare for avtalehåndtering, kan være en game-changer for bedrifter som ønsker å gjenvinne kontrollen over sine avtaler og forpliktelser. Slike verktøy tilbyr funksjoner som automatiserte varsler for kritiske datoer, søkbare arkiver for rask tilgang, og intuitive dashbord som gir sanntidsoversikt over alle kontrakter.
I tillegg reduserer programvaren risikoen ved å sikre at kontrakter oppfyller både juridiske krav og interne standarder. Ved å digitalisere kontraktsprosesser kan selskaper spare tid, minimere risiko og øke lønnsomheten – samtidig som de bygger en mer effektiv og fremtidsrettet drift.