Reforhandling av bedriftens avtaler med leverandører er en selvsagt aktivitet når dere trenger å kutte kostnader. Disse fem trinnene tilbyr en fremgangsmåte som vil hjelpe deg å lykkes med reforhandling av avtalene.
Forbereder dere dere på lavere etterspørsel? Har dere oppdaget at avtalene med underleverandørene er lite fordelaktige? Skal dere kutte kostnader av andre årsaker?
Det finnes mange årsaker til at bedriften ønsker å reforhandle eksisterende avtaler med leverandørene, for eksempel utsikter til en resesjon eller fordi kontrakten av ulike årsaker er ugunstig for kjøper. I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan dere kan gå frem for å lykkes med reforhandlinger – uansett motivasjon.
1. Identifiser ugunstige avtaler
Denne delen av arbeidet begynner med at dere gjennomgår alle avtalene, og vurderer pris, kvalitet, service, leveransedyktighet og fremtidig behov for kvantitet. Ved å bruke en software for avtalehåndtering vil denne prosessen bli smidigere og du får enklere kontroll på alle bedriftens avtaler.
Når du ser at en avtale ikke er hensiktsmessige for dere, er det på tide å starte en reforhandlingsprosess.
I utfordrende tider vil mange selskaper slite, mens andre vil gjøre det bedre. Dette betyr ikke nødvendigvis at det er lettere å forhandle med bedrifter som blomstrer. De kan være i en mye sterkere forhandlingsposisjon enn en bedrift som blir presset inn i et hjørne. Dette er en sammensatt evaluering og krever møysommelig arbeid.
2. Definer smertepunktet
Når du har identifisert gjeldende avtaler som ikke lenger er fordelaktige for bedriften din, er neste trinn å identifisere bruddpunktet for når en avtale ikke lenger er gjennomførbar. I noen tilfeller kan dette være vanskelig, siden alle parametere ikke er numeriske eller kan kvantifiseres, og det er ikke alltid lett å sammenligne ulike parametere. Det er avgjørende å gjøre en grundig jobb i denne fasen for å unngå å ta forhastede beslutninger når du først sitter ved forhandlingsbordet.
Den viktigste delen av forhandlingene er ikke selve forhandlingene, men forberedelsene du gjør før du setter i gang samtalene. Først og fremst må du definere hva som er en akseptabel avtale. Forhandlinger handler om å gi og ta, men du ønsker ikke å inngå en avtale hvor du kommer dårligere ut enn du ville gjort uten en avtale. Det er viktig å identifisere de viktigste parameterne for din egen bedrift, og hvor du kan tilby den andre parten en seier.
3. Kartlegg motparten
Når du har evaluert dine gjeldende kontrakter og avgjort hvilke som bør reforhandles, er det på tide å se nærmere på motparten din. Med tanke på at du allerede har vært i tidligere forhandlinger med motparten, er du sannsynligvis allerede kjent med de fleste av deres styrker og svakheter.
Pålitelig, oppdatert informasjon om motpartens behov, krav, muligheter, ønsker, trusler og så videre, er av stor betydning hvis du ønsker å få mest mulig ut av reforhandlinger. Noe informasjon kan være offentlig tilgjengelig, noe kan innhentes gjennom kontakter og andre kilder, og noe kan være vanskelig tilgjengelig.
En vanlig feil i forhandlinger er å gå inn i en tankegang der man tror at den ene parten vinner, og den andre parten dermed taper. Når du inntar denne holdningen, er det større sannsynlighet for at du fornærmer motparten og går glipp av muligheter som ellers kunne vært til fordel for begge parter. Ideelle forhandlinger søker å blidgjøre begge parter, slik at begge selskapene kommer bedre ut med en avtale enn de ville gjort uten. Videre vil fremtidige forhandlinger gå lettere hvis den andre parten føler seg respektert, og det er større sannsynlighet de ønsker å inngå avtaler som kan være til stor nytte for deg.
I noen tilfeller kan det være en fordel å invitere motparten til et sonderingsmøte. Dette er en felles diskusjon om gjeldende avtale, der begge parter kan diskutere hva som har fungert bra, og hva som ikke har gjort det. Et møte som dette kan også være gunstig når du ønsker å avdekke hittil ukjente interesser hos den andre parten.
4. Gjennomføring
Når alle forberedelsene er gjort grundig, er det på tide å sette seg ved bordet og forhandle med motparten. Selv når du har gjort grundig research, kan dette være utfordrende. Spesielt betydningsfulle forhandlinger har en tendens til å øke stressnivået, og det er flere tiltak du kan gjøre for å sikre at forhandlingene går så smidig som mulig.
Først og fremst bør du vurdere hvem du har størst tillit til i gjennomføringen av forhandlingene. Tidligere forhandlinger kan ha mislyktes på grunn av inkompetanse eller dårlige personlige relasjoner. I slike tilfeller anbefales det at du henter inn nye forhandlere for å forhindre eskaleringer. Forhandlingsferdigheter varierer, og forhandlerne dine bør være godt opplært og informert. Derfor er det viktig å vurdere hvem som har størst mulighet for å lykkes.
I starten av hovedforhandlingene anbefales det at man blir enige om noen klare engasjementsregler. Dette vil gjøre forhandlingene smidigere, unngå misforståelser og hindre opptrapping. I noen tilfeller, spesielt hvis tidligere forhandlinger har eskalert, kan det til og med være nødvendig å hente inn en mekler.
5. Formalisering
Etter at forhandlingene er ferdige og begge parter har blitt enige om vilkårene, er det på tide å sluttføre avtalen og formalisere den i en kontrakt med klare vilkår. Avhengig av kompleksiteten til avtalen og potensielle gråsoner, kan det være nødvendig å hente inn juridisk bistand for å unngå fremtidige tvister rundt avtalevilkårene.
Vi i House of Control er eksperter på avtalehåndtering. Er du nysgjerrig på hvordan våre løsninger kan bidra til kostnadsbesparelser- og full kontroll på alle avtaler for din virksomhet?
Book en uformell prat med oss i kalenderen under!
