Balanseføring av leie- og leasingavtaler er blant utfordringene som økonomiavdelingen må håndtere før et selskap børsnoteres. Her er den effektive prosessen som House of Controls CFO og økonomiavdeling fulgte for å oppfylle IFRS 16-kravene.
House of Control Group ble børsnotert i oktober 2020. Det som var et stort steg for selskapet, innebar både harde sprinter og krevende maraton for økonomiavdelingen. Ikke lenge etter børsnoteringen valgte House of Control å konvertere regnskapene fra lokal NGAAP til IFRS. Det tok mange sene kvelder, og blant de oppgavene var den utfordrende IFRS 16-standarden.
Hvordan gikk de i praksis frem – fra start til mål – for å sikre at House of Control ble IFRS 16 compliant?
Vi har gått gjennom «dagbøkene» og arbeidsmetodene til CFO Carl Fabian Flaaten og Head of Finance and Controlling Pål Havneraas. Stikkordene som avtegner seg er gode forberedelser, grundighet og et hemmelig våpen.
Reference Guide for IFRS 16: Her er fremgangsmåten som vår egen økonomiavdeling valgte:
1. Overordnet forståelse av IFRS 16
Vi begynte med å lese oss opp på selve standarden, og vi leste gjennom gode rapporter fra egen revisor om hvordan reglene skulle tolkes. Vi som jobbet i avdelingen under konverteringen til IFRS hadde ulik erfaring med standardene, og gjennom formelle og uformelle møter hjalp vi hverandre med å få klarhet i hva standarden ville kreve.
2. IFRS 16 for vårt selskap
Selskaper i ulike bransjer vil ha varierende leie- og leasingavtaler. Det gir forskjellige utfordringer med å overholde kravene i IFRS 16. House of Control er et Software-as-a-Service selskap med et begrenset antall leie- og leasingavtaler. Hos oss var de mest vesentlige leieavtalene for kontorlokaler i Norge, Sverige og Danmark. Derfor var det viktig å sette seg inn i hvordan leie av eiendom skulle håndteres.
3. Snakke med revisor
Av mange årsaker er det viktig å velge en fremgangsmåte som revisor vil anerkjenne, og revisor er også en fremragende rådgiver. Derfor kontaktet vi tidlig revisor, som har mange eksperter innenfor IFRS 16. Hadde vi forstått standarden? Var revisor enig i vårt syn på utfordringene vi hadde foran oss? Hvilke krav ville de stille i revisjonen? Hvordan kunne de hjelpe oss i prosessen?
4. Identifisere leieavtalene
Vi begynte deretter det praktiske arbeidet med å gjennomgå alle eksisterende kontrakter, og vi så også på andre kontrakter enn de vi hadde for kontorlokaler. Hadde vi kontrakter som før var kategorisert som operasjonelle leasingavtaler, og som derfor ikke var blitt balanseført tidligere? Kvalifiserte de som leie- eller leasingavtaler i henhold til IFRS 16? Var det aktuelle beløpet vesentlig (over 5.000 euro)? Var kontrakten av tilstrekkelig varighet til å balanseføres (over 12 måneder)?
5. Innhenting av IFRS 16-relevante data
Leieavtalene, for eksempel for kontorlokaler, er ikke skrevne for å oppfylle datakravene i IFRS 16-standarden, men for å være gode husleieavtaler for drift av våre kontorer. Derfor tok det oss betydelig tid å definere sentrale parametre som leiebetalinger, leieperioder, forlengelsesopsjoner, leieincentiver og annen relevant informasjon som kreves for regnskapsføring etter IFRS 16.
6. Velge en passende overgangsmetode
Når våre eksisterende leie- og leasingkontrakter skulle balanseføres for første gang, måtte vi velge blant de to overgangsmetodene som IFRS 16 åpner for. Retrospektiv tilnærming eller en modifisert retrospektiv tilnærming? Førstnevnte krever tilbakeføring av sammenlignbare tall. Sistnevnte innebærer justeringer på datoen for første gangs anvendelse. Vi gikk for modifisert retrospektiv metode, som innebar at vi hadde to valg: Enten å innregne bruksretteiendelen til samme beløp som leieforpliktelsen på iverksettelsestidspunktet. Eller å innregne bruksretteiendelen til nåverdien på iverksettelsestidspunkt (start av kontrakten) og avskrive fra dette tidspunktet.
7. Definere leieperiodene for hver enkelt kontrakt
Regnskapsteknisk er leieperioden viktig metadata fordi det er den perioden selskapet har en kontraktsfestet rett til å bruke den underliggende eiendelen, for eksempel kontoret. Ofte er det relevant å forlenge leieperioden ved å utøve opsjoner. Dersom man forventer å utøve forlengelsesopsjoner, så må disse også hensyntas.
8. Definere leiebetalingene
Dette er betalingene som skal betales av selskapet over leieperioden. Disse måtte indekseres i henhold til forventet prisstigning på leiebetalingene.
9. Velge diskonteringsrente
For hver leieavtale satte vi en diskonterings-/lånerente. Denne brukes til å neddiskontere fremtidige kontantstrømmer av leiebetalinger og dermed å beregne leieforpliktelsen. Ulike selskaper vil ha ulik diskonteringsrente, avhengig av deres risiko, valuta og varigheten av en leiekontrakt. I tråd med retningslinjer og anbefalinger valgte vi en rente som var lik den vi ville fått dersom vi tok opp lån for å finansiere kjøp av kontorlokalene.
10. Beregning av initiell RoU og leieforpliktelse
RoU (right-of-use) er verdien av retten til å bruke en underliggende eiendel, og den kan sammenlignes med den balanseførte verdien av en investering. En leieforpliktelse er forpliktelsen om fremtidige leiebetalinger. Vi beregnet neddiskonterte kontantstrømmer av fremtidige leiebetalinger. På tidspunktet for ikrafttredelse vil RoU og leieforpliktelsen være like.
11. Etterfølgende måling av RoU og leieforpliktelse
Vi beregnet etterpå hvordan RoU skulle avskrives over forventet leieperiode. Leieforpliktelsen ble renteberegnet, slik at vi fant nedbetalingene i form av fremtidige leiebetalinger (leiebetalingene reduserer gjelden). Her var det viktig å se at når leieperioden var slutt, ville RoU være ferdig avskrevet og gjenværende leieforpliktelse være null.
12. Oppdatere regnskapssystemer og andre prosesser
Når alle de ovennevnte tallene er på plass, er neste steg å bruke dem til å beregne tall til regnskapet. Vi valgte en løsning som ville gjøre det raskt, enkelt og forutsigbart å gjøre beregningene om igjen senere. I House of Control er vi i en særstilling når det gjelder disse prosessene, siden vi selv har utviklet en markedsledende IFRS 16-løsning. Ikke bare brukte vi denne til nøyaktig å beregne balanseverdier og avskrivninger. Løsningen gir oss også enestående kostnadskontroll og oversikt over fremtidige forpliktelser. Og ja, vår økonomiavdeling har spilt en nøkkelrolle i utviklingen av løsningen. Det er derfor den er så lett å bruke.
13. Oppdatere regnskapsopplysninger
Med nøyaktige tall beregnet, ble disse overført til regnskapet. Her ga vi tilleggsopplysninger i notene til regnskapet om leie- eller leasingavtalens art, beløpet og tidspunktet for leiebetalinger, samt balanseført verdi av leieforpliktelser og bruksrettigheter. Vi justerte også selskapets finansielle uttalelser, inkludert balansen, resultatregnskapet og kontantstrømoppstillingen, for å gjenspeile virkningen av den nye regnskapsføringen av leieavtaler i henhold til IFRS 16.
14. Gjennomgå og fullføre regnskapet
Kanskje unødvendig å nevne, men med de oppdaterte regnskapsopplysningene på plass gjennomgikk vi og fullførte regnskapet med de nye dataene. Vi presenterte også tall for foregående år og hvordan de ville ha blitt påvirket av IFRS 16.
15. Oppfølging og internkontroll
Med vår egen løsning for IFRS 16, blir det effektivt å følge opp eksisterende og nye leie- og leasingkontrakter i henhold til kravene i standarden. Den digitale løsningen hjelper oss også med viktige varslinger, som er sentrale for å følge opp både utleier og de regnskapstekniske delene av kontraktene. Likevel, vi anbefaler at det også utarbeides nye retningslinjer og rutiner for bedre internkontroll.
16. Kontakte revisor igjen
Når alt er gjort, var det på tide å høre med revisor igjen. Hadde vi gjort tingene riktig? La oss avslutte med nok en ikke helt uhildet vurdering: Når revisor fikk tilgang til beregningene som vi hadde gjort i den digitale løsningen, kunne revisor raskere bekrefte at vi var compliant. Og vi visste at neste gang vi skulle gjøre de samme beregningene – om et kvartal for børsen, hver måned for styret – da ville det være enkelt å oppdatere dem uten å sette seg inn i hele prosessen på ny.
