Et fullstendig overblikk over dine leverandører som hjelper deg med å skape oversikt og levere økt verdi og styrke dine forhold til leverandørene? Det er leverandørstyring, også kjent som vendor management. Men hva innebærer leverandørstyring mer presist, og hvorfor er det viktig? Det er spørsmålene vi svarer på i denne guiden. Vi presenterer også en løsning, slik at du kan få oversikt over dine leverandører gjennom effektiv leverandørstyring.
Hva er leverandørstyring – vendor management?
Kort sagt handler leverandørstyring om prosessene som hjelper til å styrke og maksimere verdien av forholdet til dine leverandører, altså vendors. Leverandørstyring handler også om å skape oversikt over de forskjellige leverandørene.
Dessuten omfatter leverandørstyring aktiviteter og oppgaver som:
- Avtalehåndtering
- Rapportering og sporing av KPI-er
- Sette felles forretningsmål som gagner begge parter
- Compliance
- Risikoreduksjon
- Oversikt over nøkkelpersoner
- Løsning av tvister
Leverandørstyring skaper altså et sentralt sted, hvor informasjon om leverandører, avtaler og nøkkelkontakter er samlet. Men effektiv leverandørstyring går ikke bare ut på å samle denne informasjonen, ha leverandører og interagere med dem. Det handler også om å muliggjøre strategisk arbeid, som til slutt sørger for å maksimere verdien du får ut av dine leverandører, ROI, oppnå forretningsmål og også minimere risiko og sørge for compliance.
Men hvorfor er leverandørstyring stadig viktigere?
De fleste bedrifter opererer i en virkelighet med stadig flere reguleringer og økte krav som de må leve opp til. Dette skaper kompleksitet når det kommer til håndtering og samarbeid med leverandører og forhandlere. Med nye reguleringer og regnskapsstandarder som IFRS 16, stilles det krav til at bedriftene sørger for at deres leverandører og forhandlere lever opp til en rekke forskjellige krav.
Dette skaper nye utfordringer for bedrifter. De må overholde nye regler, redusere risiko, og sørge for operasjonell effektivitet. Og så må de sikre at deres samarbeidspartnere oppfyller deres kontraktsfestede forpliktelser. Det er mange oppgaver å håndtere, særlig hvis du ikke bruker et smart verktøy som utnytter teknologiens muligheter til å skape oversikt over leverandører og forhandlere. Her kommer digital leverandørstyring inn i bildet, som kan skape den nødvendige oversikten, som dagens forretningslandskap med økende krav til bedrifter skaper behov for.
Typiske utfordringer når det gjelder leverandørstyring
Det finnes en rekke klassiske utfordringer når det gjelder håndtering og oversikt over leverandører. Kanskje kan du kjenne igjen din egen situasjon i en eller flere av de følgende utfordringene.
Mangel på digitalisering
Gamle, papirbaserte prosesser. Kontrakter som blir printet ut, signert og lagret i en skuff, og når du trenger den, er den borte. Eller glemt. Manuelle og gamle prosesser skaper en rekke utfordringer når det gjelder leverandørstyring. Du går glipp av frister, du fornyer kontrakter som egentlig ikke skulle ha vært fornyet, du går glipp av sjansen til å reforhandle avtaler, og du glemmer å sjekke om leverandøren oppfyller forpliktelsene i kontrakten. Manuelle prosesser øker også risikoen for unøyaktigheter i data, som for eksempel kan lede til revisjonsfeil og at det blir vanskelig å leve opp til forskjellige krav. Dette er alt sammen et resultat av mangel på optimaliserte, digitale prosesser, som effektiv leverandørstyring gir.
Mangel på sentralisering og kontroll
Hvis flere nøkkelpersoner holder styr på kontrakter og avtaler, opplever du kanskje at kontraktene ligger lagret i forskjellige innbokser eller skuffer, og plutselig forsvinner oversikten. Her glipper muligheten for å spore kontraktene og deres forpliktelser, men også å huske viktige frister, å forhandle på nytt og å være compliant. Derfor krever effektiv leverandørstyring et sentralt sted, hvor nøkkelpersoner har tilgang, og hvor alle avtaler er lagret sammen med viktig data.
Et tydelig eksempel på viktigheten av en felles oversikt over avtaler er denne saken, hvor Visma forteller om hvordan en ny løsning for avtalehåndtering ga besparelser på 220 millioner kroner.
Mangel på compliance og risikoreduksjon
Hvis avtaler ligger lagret i forskjellige innbokser og skuffer, forsvinner oversikten. Dette kan resultere i mangel på compliance og økt risiko. Gjennom effektive prosesser for leverandørstyring, kan innkjøpsteam risikovurdere sine leverandører og forhandlere, kvalitetsvurdere og sikre effektive forsyningskjeder. På denne måten blir det også langt lettere å sikre bedriftens omdømme, kundetilfredshet og regulatorisk kontroll.
Mangel på skalerbarhet og utnyttelse av muligheter
Hvis scenariet er at avtaler og kontrakter ligger lagret i forskjellige e-postinnbokser og skuffer, og at avtalene dessuten blir registrert i et hjemmesnekret regneark, blir det vanskelig å tilpasse seg skiftende regulatoriske krav og ikke minst dynamikker i markedet. Dette hemmer muligheten for innovasjon, konkurranseevne og skalerbarhet. Med et effektivt system beregnet til leverandørstyring muliggjøres skalerbarhet gjennom verktøy som utnytter data og gjør det enkelt å tilpasse seg nye krav og reguleringer.
Hva er beste praksis når det gjelder effektiv leverandørstyring?
Du har lest om hva leverandørstyring er, hvorfor det er viktig, og hvilke utfordringer leverandørstyring typisk gir. Men hvordan ser beste praksis ut, hvis du ønsker å forbedre og optimalisere din leverandørstyring?
-
Research, vurdering og utvelgelse
Grunnlaget for et godt samarbeid er at leverandører og forhandlere blir valgt basert på en rekke kriterier, som for eksempel lover og regler som må overholdes. Lever leverandørene opp til disse? Dette må vurderes før en avtale inngås. Dette stadiet er viktig, da den korrekte researchen og vurderingen skaper grunnlaget for et verdifullt samarbeid, compliance og risikoreduksjon.
-
Forhandling
Når partneren er blitt vurdert og valgt, kommer kontraktsforhandlingene. Denne delen er med på å formalisere leverandør/forhandler/kunde-forholdet og få på plass klare forventninger, som skrives svart på hvitt i kontrakten. Her forhandler innkjøpsteamet gode vilkår og vil dessuten skrive inn lovmessige og regulatoriske krav i kontrakten. Denne prosessen muliggjør også effektiv onboarding, slik at partneren forstår sine forpliktelser, roller og ansvar. På denne måten sørger effektiv vendor management for at krav blir overholdt, og at forventninger blir innfridd. Til slutt skaper dette vellykkede partnerskap og minimerer misforståelser og tvister.
-
Overvåking og risikostyring
Neste trinn er at avtalen er inngått. Nå ligger den i det sentrale registeret, og her kan nøkkelpersoner overvåke om motparten lever opp til kontrakten, og dessuten proaktivt lete etter muligheter for forbedring og innovasjon. Likeså kan nøkkelpersonene identifisere og vurdere risikoer og sikre compliance. Denne overvåkingen hjelper med å sikre at bedriften opprettholder sitt omdømme, operasjonalitet og økonomiske sikkerhet.
-
Fornyelse eller avslutning?
En stor fordel ved effektive løsninger for leverandørstyring er at de gir deg varslinger og minner deg om når en avtale utløper. Dette gir deg muligheten til å gjennomgå kontrakten og proaktivt vurdere om den skal fornyes, forhandles på nytt eller avsluttes. På denne måten unngår du å fortsette samarbeid med underpresterende partnere, og utnytter muligheten for å sikre nye fordeler og vilkår i en forhandling. Dessuten kan et effektivt system hjelpe deg med å avvikle leverandører og forhandlere korrekt ved å beskytte følsomme data og sikre en smidig overgang.
Hva er fordelene med effektiv leverandørstyring?
Listen over fordeler er lang, og det er du kanskje allerede blitt klokere på ved å lese så langt. Ved å modernisere dine prosesser relatert til leverandørstyring, kan du høste mange fordeler, herunder:
- Frigjøre ressurser ved å gå fra manuelle til digitale arbeidsprosesser
- Skape en felles kilde til sannhet ved å sentralisere alle avtaler og data ett sted
- Øke effektiviteten og produktiviteten
- Opprettholde et godt omdømme
- Sikre gode partnerskap
- Utnytte muligheter for forhandling og at vilkår og krav overholdes
- Minimere risikoer og muliggjøre compliance
- Enkel overvåking av leverandørens prestasjoner
Få oversikt over dine leverandører i dag
Hos House of Control mener vi alvor når vi sier at vi hjelper bedrifter med å få kontroll over deres leverandører, avtaler og kontrakter. Våre verktøy frigjør tid til rapportering og øker sikkerheten for at du har det fulle overblikket over leverandører og avtaler. Book et møte med oss under for å høre mer om hvordan du får full kontroll over bedriftens avtaler, forpliktelser og løpende inntekter – inkludert vår løsning for rask og korrekt håndtering i henhold til kravene i IFRS 16.
Book et uforpliktende møte med oss når det passer deg:
