Tilgjengelighet, effektivitet, nøyaktighet, samarbeid, sikkerhet og eventuelt IFRS 16-håndtering. Dette er de viktigste elementene i hvordan riktig bruk av programvare for avtalehåndtering effektiviserer revisjonen av klientens årsregnskap.
Når vi i House of Control snakker om fordelene med gode verktøy for kontraktsstyring, fokuserer vi primært på aspekter som hvordan det bidrar til kostnadsbesparelser, gir varsler før kontrakten utløper, forhindrer avhengighet av enkeltpersoner, sikrer at bokførte beløp er i henhold til kontrakt, og forenkler budsjettering.
En vanlig dag for revisorer: Før og etter avtalehåndteringssystemer
Tilgjengelighet til gjeldende kontrakter gjennom avtalehåndtering
Mellom balanseark og årsregnskap, støter du på en klient med en rotete kontraktsforvaltning. Kontrakter er spredt over e-poster, mapper og fysiske arkiver. Så tenk deg kontrasten når du møter en klient som bruker House of Control's avtalehåndteringssystem. Alt er digitalisert, organisert og lett tilgjengelig. Denne forskjellen er ikke bare enkelhet, det er nøyaktighet og sikkerhet i revisjonsarbeidet. La oss utforske hvordan denne forandringen kan se ut i ditt daglige arbeid.
Dette er fordeler som først og fremst tilfaller bedriften som kjøper de digitale løsningene. Men også som bedriftens revisor høster du fordeler av riktig bruk av gode verktøy for avtalehåndtering. Det gjelder ikke minst i årsoppgjøret og revisjon av årsregnskapet. I en standard revisjonsberetning kan man lese omtrent følgende:
«Et sentralt mål i revisjonsprosessen er å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil. Som en del av jobben, opparbeider revisor seg en forståelse av den interne kontrollen som er relevant for revisjonen. Denne forståelsen legger så grunnlaget for hvordan revisjonshandlinger utformes, for å være hensiktsmessige etter omstendighetene.»
Kilde: Revisorforeningen
I denne artikkelen skal vi se på hvordan sentrale deler av denne prosessen kan forbedres når viktige data blir enklere tilgjengelig gjennom vårt verktøy for avtalehåndtering, Complete Control. For eksempel: Når det du som revisor raskt finner dokumenter som bekrefter at bokførte beløp samsvarer med avtalte priser, sier det også ganske mye om den interne kontrollen i bedriften.
Vi begynner med å beskrive fordelene som vår løsning gir til vanlig revisjon av årsregnskapet, og vi avslutter med fordeler som gjelder spesifikt for selskaper som må oppfylle IFRS 16-standarden for leiekontrakter.
Med vår løsning for avtalehåndtering er det for eksempel enkelt for deg som revisor å sjekke at klientens husleiebetalinger stemmer overens med kontrakten med utleieren. På samme måte kan du bruke løsningen til å få bekreftelse for at fakturaen fra konsulentselskapet er i henhold til avtalt pris.
Rask og enkel tilgjengelighet til avtaler og andre dokumenter gjør revisjonen enkel, og det er en grunnleggende funksjonalitet i vår digitale løsning for avtalehåndtering, Complete Control. Dette betyr at plattformen er en one-stop-shop for den nyeste versjonen av alle kontrakter. Som revisor blir det en forsikring mot feilinformasjon, «verken som følge av misligheter eller utilsiktede feil».
LES OGSÅ: Slik håndterer møbelkonsernet Flokk sine avtaler
Med vår løsning Complete Control trenger ikke klienten å bruke lang tid på å finne frem til og skrive ut avtalene som du som revisor ønsker å se nærmere på. Med lesertilgang kan du enkelt navigere gjennom avtaler på jakt etter nøkkeldata. Dette gir deg som revisor en god «forståelse av den interne kontrollen som er relevant for revisjonen».
LES OGSÅ: Q-Free tok grep og strømlinjeformet håndteringen av leiekontrakter
Den opprinnelige kontrakten kan være lagret i klientens e-postinnbokser, i mapper på servere, eller fysisk i permer. Kompleksiteten av slik suboptimal lagring skrus opp et hakk for hver gang avtalene oppdateres: Det blir stadig vanskeligere å fastslå at «årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon».
Alle endringer eller tillegg til kontrakter kan umiddelbart reflekteres i et digitalt arkiv, slik at du som revisor alltid kan ha tilgang til den nyeste og mest nøyaktige informasjonen. Elektroniske dokumentarkiver reduserer risikoen for menneskelige feil knyttet til manuell håndtering av dokumenter. Som revisor kan man trygt stole på nøyaktigheten av informasjonen som er gitt i et online arkiv.
LES OGSÅ: Slik sikrer Wenaas Workwear at alt salg over hele kloden skjer i henhold til kontrakt
Sporbarhet og versjonskontroll sikrer integriteten til avtaledokumenter, slik at du som revisor kan forsikre deg om at dokumentene som er lagret i klientens arkiver er de originale og korrekte kontraktene. Sporbarheten i vår løsning opprettholder en kronologisk oversikt over alle aktiviteter knyttet til dokumentet, for eksempel visninger, endringer og digitale signaturer. Dette hjelper deg som revisor til å verifisere at dokumentene ikke er blitt uriktig endret.
House of Controls online arkiv kommer med robuste sikkerhetstiltak for å beskytte sensitiv finansiell informasjon, og vår egen digitale signatur er enkel å legge til. Funksjoner som tilgangskontroller og sikker autentisering (2FA) bidrar til å opprettholde konfidensialiteten og integriteten til økonomiske dokumenter under revisjonen.
For klienter som rapporterer på IFRS 16 har vi en ekte «rosin i pølsa». Som revisor har du erfart utfordringene når det blir mer enn et dusin leie- og leasingavtaler som omfattes av IFRS 16. For å løse dette har vi utviklet det vi mener er markedets ledende løsning, som enkelt og presist løser de praktiske utfordringene med å beregne avtalens bruksverdi (ROU), gjeld/forpliktelse, avskrivninger og rentekostnader – samt å overholde notekravene.
Som revisor er det en del av oppdraget å dobbeltsjekke om klienten har gjort beregningene riktig. Dersom klientens økonomiavdeling bruker regneark til å gjennomføre beregningene, vil du måtte se på både formler og input. Og du må veldig ofte forholde deg til regneark laget av andre, og kanskje regneark laget i flere deler av klientens virksomhet.
Med vår spesialiserte software for IFRS 16, derimot, løser både klienten og du som revisor jobben raskere og med høyere grad av presisjon. I stedet for å bruke mye tid og krefter på komplekse formler i regnearket, kan du i stedet fokusere på hvilke rådata som er brukt.
LES OGSÅ: Slik håndterer Norsk Gjenvinning 400 IFRS 16-avtaler
Er du konsernrevisor? I så fall øker fordelene ved bruk av samme software for IFRS 16 i hele konsernet. Da kan dere gjennomføre systemtester (ITGC, forkortelse for IT General Controls), som sier noe om hvorvidt dere kan stole på automatiske beregninger som gjøres av løsningen. I praksis kan dere teste et utvalg leiekontrakter og teste input i disse mot kontrakt, og da være trygge på at House of Controls IFRS 16-løsning i seg selv gjør riktige beregninger basert på input.
For å oppsummere, Complete Control er ikke bare et verktøy for effektiv kontraktsforvaltning; det er en løsning som transformerer revisjonsprosessen. Fra å sikre overensstemmelse med IFRS 16 til å tilby enkel tilgang til kontraktdata, er vår løsning designet for å støtte revisorer i deres viktigste oppgave – å sikre nøyaktighet og integritet i finansiell rapportering.