Er leasingavtalen i praksis et kjøp av utstyr på avbetaling? I så fall er det en stor sjanse for at det er en finansiell leasingavtale, som krever at dere balansefører avtalen. Dette er kriteriene og metodene for effektiv håndtering av slike avtaler.
Da bør dere ha et bevisst forhold til kravene til balanseføring av finansielle leasingavtaler som gjelder i alle de tre skandinaviske landene (NRS 14 i Norge, K3 i Sverige, Regnskabsklasse C i Danmark).
Se på bakgrunnen for finansiell leasing, også kjent som finansielle leieavtaler
Gi deg kriteriene for at en avtale er finansiell leasing
Fortelle om hva som ikke er finansielle leasing, men som er operasjonelle leasing, inkludert leasing av firmabiler og leie av lokaler
Beskrive overordnet hvordan finansielle leasing behandles regnskapsmessig i balansen og resultatregnskapet
Gi deg inspirasjon til hvordan finansielle leasingavtaler kan behandles effektivt og riktig med bruk av smart programvare
Begrunnelsen for balanseføring av leasingavtaler er at avtalen i praksis er like forpliktende for kjøper som om eiendelen var blitt kjøpt (og finansiert med lån i banken). I mange tilfeller er da også en finansinstitusjon som står for leasingavtalen, mens eiendelen kommer fra en forhandler.
I en del leie- og leasingavtaler vil en så stor del av økonomisk risiko og kontroll bæres av leietaker at avtalen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel, selv om eiendomsretten formelt sett ikke er overført. Likhetstrekkene forsterkes når leietaker også har risiko knyttet til verdiendringer av det underliggende leieobjektet, samt at leietaker står for vedlikehold og forsikringspremie.
Er det leietaker som har full bruksrett uten at utleier kan stille betingelser, og er det leietaker som betaler vedlikehold og forsikring? Er det i praksis et kjøp av en eiendel som selger vanligvis ikke får tilbake kontrollen over? Dersom leietaker er bundet i hele kontraktsperioden og leiebeløpet er fastsatt, har leietaker en tidsbegrenset rettighet og en tilhørende forpliktelse i form av fremtidige leiebetalinger.
Forpliktelsen om fremtidige leasingbeløp i en finansiell leasingavtale kan sånn sett forstås som rente og nedbetaling for kjøp av en eiendel.
Som nevnt, finansiell leasing er et begrep som likestiller kjøp av en eiendel med det som i praksis er et kjøp på avbetaling.
Leietaker har en avtalefestet rett til å kjøpe eiendelen til en vesentlig lavere pris enn markedsverdi, for eksempel ved slutten av leasingperioden. Sagt på en annen måte, restverdi er lavere enn markedsverdi. Derfor er det rimelig sikkert at leietaker vil kjøpe eiendelen.
Leasingperiodens lengde dekker det vesentligste av eiendelens økonomiske levetid.
Nåverdien av fremtidige leiebetalinger er omtrent lik markedsverdien av eiendelen på det tidspunktet leasingavtalen inngås.
Eiendelen er av så spesiell karakter at den ikke kan brukes av andre enn leietaker (uten vesentlige endringer eller modifikasjoner).
At leietaker ved å si opp leieavtalen står ansvarlig for et eventuelt tap for utleier.
Det er leietaker som får det vesentligste av gevinst og tap som følge av variasjoner i markedsverdien på eiendelen.
Leietaker har etter utløpet av den opprinnelige avtalen rett til å fornye denne for en tidsbegrenset periode, og det til en leie som ligger vesentlig under markedsleie for en tilsvarende eiendel.
Leietaker vil rimelig sikkert overta leasingobjektet i løpet av avtaleperioden eller senere.
Som en kommentar til listene over, kan det bemerkes to typer avtaler som normalt ikke er finansielle leasing.
Det er husleieavtaler og leasing av biler. En husleieavtale oppfyller ikke kriteriet om å være et kjøp på avbetaling, og det er huseier som får gleden av eventuelle verdistigninger. Leasing av bil oppfyller ikke kriteriene blant annet fordi det er begrensninger på kjørelengde, og fordi bilens levetid er vesentlig lengre enn en normal tre års leasingavtale.
Husleie og leasing av biler er derimot operasjonell leasing. Disse er kjennetegnet ikke bare ved at de ikke treffer kriteriene over. Ved en operasjonell leasingavtale kan leietaker gjerne gjøre endringer og oppdateringer underveis i leieforholdet.
Videre vil det være en vesentlig restverdi når avtaleperioden opphører, og den økonomiske levetiden er vesentlig lengre enn leasingavtalen. Operasjonelle leasingavtaler har en enklere regnskapsmessig behandling, ved at de kostnadsføres løpende.
En finansiell leasingavtale balanseføres til nåverdien av de fremtidige leiebetalingene. Dette er eiendelens anskaffelseskost. Ved beregning av nåverdi skal enten implisitt rente (diskonteringsrente) i leieavtalen eller leietakers alternative lånerente legges til grunn.
Anskaffelseskost kan også inkludere utgifter i forbindelse med forhandlinger om leasingavtalen eller sikkerhetsstillelse for leieforpliktelsen.
Balanseførte leasingavtaler skal vurderes etter de generelle vurderingsregler i regnskapsloven. Dersom eiendelen har begrenset økonomisk levetid skal den avskrives etter en fornuftig avskrivningsplan.
Avskrivningsperioden skal settes lik estimert leieperiode. Dette vil være det samme som forventet økonomisk levetid dersom kunden rimelig sikkert vil kjøpe eiendelen ved utløpet av leasingavtalen.
Nedbetaling av leieforpliktelsen skjer gjennom leiebeløpene. Disse vil bestå av en rentekomponent og en avdragsdel, hvor renten regnskapsføres som finanskostnad og avdragsdelen reduserer forpliktelsen.
Hvor mange slike finansielle leasingavtaler har dere? Det kan være utfordrende nok å holde oversikt over alle avtalene, deres betingelser, datoer for fornyelse og interne kontaktpersoner. I tillegg kommer at enkelte større leasingavtaler skal behandles regnskapsmessig som om de var investeringer.
Hvordan skal avtalene behandles fra år til år? Det tungvinte er å begynne fra «scratch» hvert år eller å oppdatere regneark. De smarte bruker verktøy som gjør jobben enklere. Der får de får hjelp til utregninger for regnskapet, med varslinger før avtalene utløper, hvor avtalene er lagret – og mange andre nyttige funksjoner.
House of Control har utviklet en egen løsning for full kontroll med selskapets finansielle leasingavtaler, med mange av de samme egenskapene som gjelder for modulen for IFRS 16.
Her får CFO full kontroll med alle sentrale data i leasingavtalen, inkludert pris, løpetid og oppsigelsestid. Det er en modul som gir svært raske og presise data til regnskapet, og som i tillegg gir svært gode rapporteringsmuligheter.