En regnskapsførers guide til avtalehåndtering, kostnads- og inntektsføring

Som regnskapsfører opplever du kanskje ofte problemer knyttet til rot og manglende innsikt i bedriftens avtaler med kunder og leverandører. Heldigvis finnes det løsninger, med flere attraktive bonuseffekter.

Som regnskapsfører trenger du kontroll på bedriftens avtaler av minst to årsaker: 

• Er en innkommende faktura i henhold til kontrakten som er inngått med leverandøren?
• Er en utgående faktura i henhold til betingelsene som er avtalt med kunden? 

Du vet veldig godt hvorfor dette er viktig: Når fakturert beløp er i henhold til avtalt beløp for alle regnskapsbilag, blir bokføringen av inntekter såvel som kundefordringer, kostnader og leverandørgjeld riktig. Ikke bare gir regnskapet et riktigere bilde av bedriftens økonomi; bedriften oppfyller samtidig viktige regnskapsregler. 

I denne artikkelen skal vi begynne med å se på hvilke utfordringer du som regnskapsfører kan ha når det gjelder å fastslå om det er samsvar mellom kontrakt og faktura. Deretter skal vi se på hvordan contract management software kan bidra til å løse utfordringene, før vi avslutter med å trekke frem hvilke andre fordeler slik software kan ha for økonomistyringen i bedriften. 

Er innkommende faktura i henhold til avtalen med leverandør? 

Når du mottar en faktura fra leverandør, sendes den til godkjenning hos personen som har myndighet til dette. Som oftest, men ikke alltid, er det personen som har inngått avtalen som bekrefter at fakturaen har riktig beløp. Hvilke utfordringer kan i praksis oppstå i denne prosessen? Her er fem vanlige problemstillinger: 

1. Den ansatte finner ikke kontrakten, men godkjenner likevel fakturaen.
2. Den som har inngått avtalen har sluttet, avtaledokumentet er tapt, men fakturaen godkjennes av en annen ansatt.
3. Fakturaen trenger ikke godkjennelse for å bli lagt til betaling, fordi den blir automatisk betalt med bedriftens kredittkort. 
4. Leverandøren har satt opp prisen, men har ikke fulgt avtalt prisindeks. 
5. Bedriften har ikke lenger behov for leveransen, men den ble automatisk fornyet med 12, 24 eller 36 måneder. 

Sistnevnte er i utgangspunktet ikke et problem for deg som regnskapsfører, men som en lagspiller vil du likevel ikke like at slike glipper oppstår. Felles for alle punktene er at det er mangel på innsikt i kontraktene som fører til feil og problemer for bedriften. 

Manglende kontroll på avtaledokumenter kan også få uheldige konsekvenser for bedriftens drift og samfunnsansvar. Er for eksempel innholdet i selve leveransen i henhold til det som er avtalt, for eksempel når det gjelder kvalitet, materialvalg og produksjonssted? 

Faktureres kundene i henhold til avtalte betingelser?

Fakturering av kundene er selvsagt noe av det aller viktigste du bidrar med i bedriften. Fakturering kan også være utfordrende, av mange praktiske årsaker:

1. Det er inngått avtale om ytterligere leveranser mellom kunde og customer success manager, men regnskapsfører har ikke innsikt i verken kvantum eller pris. 
2. Avtalen med kunden er inngått på et høyere nivå i bedriften enn der leveransene skjer, og den som har daglig kundekontakt leverer andre ting enn det som er avtalt. 
3. Kontrakten med kunden inneholder avtalefestet rett til å justere prisen i henhold til en gitt prisindeks, men du vet ikke når dette skal gjøres. 
4. Avtalen har utløpt, og dere har ikke fått signert ny kontrakt, men leveransene har fortsatt. 
5. Selgerne har inngått unike avtaler med hver kunde, eller avtaler som ofte avviker fra standard. Jo flere avtaler, desto større blir kompleksiteten knyttet til riktig fakturering. 

Mange brukere av vår programvare for avtalehåndtering, Complete Control, bruker løsningen til å håndtere komplekse leveranser til sine kunder. Her kan du lese om hvordan CSAM og Wenaas Workwear bruker programvaren. 

Konsekvensene av å lete etter kontrakter i organisasjonen

Før vi går videre til vår anbefalte måte å løse de ovennevnte utfordringene, kan det være hensiktsmessig å belyse hvilke konsekvenser de gjerne får for deg og andre regnskapsførere utover problemer og frustrasjon knyttet til feilaktig bokføring av kostnader og inntekter: 

Tid til å lete etter kontrakter: Mange ganger blir det i praksis regnskapsfører som må finne avtalene som mangler, og så sjekke om beløpene på fakturaen er i henhold til betingelsene i avtalen. 

Dyrere revisjon: Revisor vil ønske å se om fakturaer og kontrakt stemmer overens, enten det er faktura til kunde eller faktura fra leverandør. Med manglende oversikt bruker sannsynligvis også revisor mer tid på jobben. 

Mer tidkrevende budsjettering: Du er ofte involvert i både budsjett- og prognoseprosesser. Mange av leverandøravtalene er faste kostnader, som forplikter bedriften i år etter år. Tid som går med til å lete etter forpliktelsene er hverken motiverende eller nyttig for budsjettprosessen. 

Løsningen som gir innsikt i bedriftens kontrakter i sanntid

Tenk om alle avtalene som din bedrift har med leverandører og kunder i stedet er registrert i en brukervennlig programvare? Et sted hvor avtaledokumentet er lagret, som knytter avtalen til ansatte og avdelinger, med betalingsplaner og varsling før avtalens utløp?

For deg vil dette ha åpenbare fordeler. Enten du selv eller den som eier avtalen i bedriften sjekker om fakturaen er i henhold til kontrakt, vil en slik løsning være veldig tidsbesparende. Når begge har tilgang til dokumentet, har bedriften dessuten et ekstra lag av sikkerhet for kvaliteten i bokføringen. 

Vår programvare for avtalehåndtering, Complete Control er en slik løsning. Med en sentral kilde til sannhet, blir det enklere for regnskapsfører å sikre at både kostnader og inntekter blir riktig registrert. Økonomiavdelingen får dessuten en svært enkel og kraftig kilde til nøyaktige budsjett- og prognosetall. 

I tillegg til å samle alle kontraktene på ett sted varsler systemet deg i forkant av viktige datoer, enten det gjelder avtaler med leverandører eller kunder. Da kan avtaleeier bekrefte at leveransen fortsatt er viktig, samt ha mulighet til å reforhandle betingelsene i tide. Tilsvarende kan selgere og kundeansvarlige være i forkant når kundeavtaler utløper. Du har også muligheten til å sikre at prisjusteringer skjer i henhold til avtalt prisindeks. 

Er du klar for å se hvordan et avtalehåndteringssystem kan forbedre hverdagen for deg, gjøre det enklere å oppfylle viktige regler, samt kutte frustrasjon og kostnader? Book en tid som passer deg for en uforpliktende prat i kalenderen under!