Rammeavtaler er en sentral del av en strategisk tilnærming til innkjøp. Samtidig følger det utfordringer med rammeavtaler. Her ser vi på sju utfordringer, konsekvenser for bedriften, og praktiske løsninger.
Økonomiavdelinger og innkjøpsavdelinger bruker gjerne betydelige ressurser på å oppnå gunstige rammeavtaler for bedriften – med gode resultater. Vi har for eksempel skrevet om hvordan Visma har spart flere hundre millioner kroner på innkjøp. Vi har også vist hvordan Volda kommune har forbedret anskaffelsesprosessene.
Derfor er rammeavtaler strategisk viktige
Bedrifter har mange gode grunner til å inngå rammeavtaler med sine leverandører. Her er fem av de viktigste grunnene:
- Bedriften sikres priser, rabatter, leveringstider, service, kvalitet og kvanta i henhold til kontrakt.
- Det blir enklere å følge opp om leverandørene overholder viktige sertifiseringer når bedriften har et fåtall leverandører å følge opp, inkludert standarder for IT-sikkerhet.
- Rammeavtalene kan inneholde krav til at leverandørene løpende kan dokumentere at de oppfyller bedriftens krav til miljø, menneskerettigheter og arbeidsvilkår.
- Det er mer effektivt for økonomiavdelingen å håndtere innkommende fakturaer fra leverandører som allerede er registrert i ERP-systemet.
- Leverandøren setter ofte opp egne portaler for bedriften hvor de avtalte produktene, tjenestene og løsningene er tilbudt, og hvor det tilbys effektive betalingsløsninger.
En erfaren innkjøpssjef vil gjerne si: Rammeavtaler er sentrale for å oppnå bedriftens strategiske mål, men dessverre sliter organisasjonen med å omsette potensialet i faktiske gevinster. Hvorfor er det slik? I denne artikkelen skal vi se på de praktiske utfordringene knyttet til rammeavtaler, samt konsekvensene disse kan få for bedriften.
1. Ukjente rammeavtaler
Jo større organisasjon og jo flere lokasjoner, desto større blir utfordringene med å gjøre kjent rammeavtaler i hele virksomheten. Når ansatte gjennomfører innkjøp etter innfallsmetoden, bortfaller stort sett alt av fordeler nevnt innledningsvis. Ikke minst bortfaller rammeavtalenes kvantumsrabatter, og økonomiavdelingen bruker betydelig tid på å registrere nye leverandører og manuelt behandle fakturaen.
2. Overlappende rammeavtaler
Med manglende oversikt over bedriftens avtaler, er det fort gjort å inngå nye rammeavtaler med nye leverandører av mer eller mindre samme typer produkter, tjenester og løsninger. Konsekvensene for bedriften og økonomiavdelingen er de samme som i den første utfordringen: Unødvendig arbeid for CFO og teamet, og at bedriftens samlede innkjøpsvolum gir mindre rabatt enn når flere bruker én og samme rammeavtale.
3. Behovene endres, men ikke rammeavtalene
Innkjøpssjefer og andre som inngår rammeavtaler, gjør det på grunnlag av deres best tilgjengelig kunnskap om bedriftens fremtidige behov for innkjøp av en gitt type varer, tjenester eller løsninger. De fleste bedrifter vil gjennomgå endringer som er umulig å forutse, og dermed endres behovet for leveranser. Konsekvensen kan bli at leveransene ikke er kalibrert med hva som er best for bedriften.
4. Markedet endres, men ikke rammeavtalene
Mens rammeavtalen løper, oppstår det gjerne endringer i tilgjengelig teknologi, pris og kvalitet i markedet. Det kommer nye og bedre produkter til å løse de oppgavene som utføres ved hjelp av innholdet i leveransen. Ofte vil prisene på sammenlignbare produkter falle når produksjonsmetodene forbedres. Dersom rammeavtalen ikke endres når verden går fremover, kan bedriften risikere å «komme bakpå».
5. Lovene endres, men ikke rammeavtalene
Compliance er en sentral del av økonomiavdelingens arbeid. Det inkluderer også avtalene som bedriften har med sine leverandører. Det kan være nye lover som stiller nye krav til bærekraftig drift, for eksempel åpenhetsloven, som trådte i kraft i 2022. Eller det kan dreie seg om nye krav til innhold i produkter, for eksempel kjemikalier. Eller skatteregler knyttet til for eksempel bilhold. For å sikre seg mot unødvendige og potensielt kostbare lovbrudd, bør bedriften jevnlig følge opp sine avtaler. Jo færre avtaler og jo bedre kontroll, desto mer effektiv avtalehåndtering.
6. Rammeavtaler trenger sin egen risikostyring
De foregående tre punktene innebærer på et overordnet nivå at rammeavtalene kan trenge sin egen risikostyring, i hvert fall større avtaler og avtaler av strategisk betydning for selskapet. I tillegg til det vi allerede har nevnt, er det nyttig å vurdere påliteligheten til hver enkelt leverandør, og hva dere gjør ved bortfall av faste leveranser. Uten et bevisst forhold til risikoen som ligger i rammeavtalene, står bedriften i fare for å være dårlig forberedt på endringer i leveranser og leverandørforhold.
7. Rammeavtalene reforhandles ikke
De fleste rammeavtaler har en utløpsdato, mange av dem med klausuler om automatisk fornyelse hvis de ikke blir sagt opp av bedriften. I de to ovennevnte punktene nevnte vi to utfordringer: Endringer i bedriftens behov, og endringer i hva som kan kjøpes i markedet – og til hvilke priser. Når bedriften har kontroll på rammeavtalens utløpsdato, kan de varsles i forkant og reforhandle på grunnlag av behov i bedriften og nye muligheter i markedet. Hvis ikke fortsetter avtalene å løpe med gamle betingelser.
Praktiske løsninger på rammeavtalenes utfordringer
Å takle alle disse utfordringene krever både strategisk og taktisk arbeid, inkludert et betydelig detaljfokus. Begge deler er nødvendig for å forutse og tilpasse leveransene til endrede omstendigheter innenfor og utenfor bedriften. Her er noen praktiske grep for å løse utfordringene:
- Skap en digital plattform internt hvor de ansatte enkelt finner gjeldende rammeavtaler og hvordan de skal brukes.
- Ta i bruk analyseverktøy for å få full oversikt over kostnader knyttet til hver rammeavtale hittil og fremover.
- Kjør jevnlige gjennomganger av avtalene for å sikre at kontraktene er i tråd med strategiske (finansielle) mål.
- Gjennomfør due diligence av leveransene og leverandørene – dette er god risikostyring.
- Forsikre dere om at rammeavtalene og leveransene er i henhold til gjeldende lover før de inngås, og hold dere oppdatert på regulatoriske endringer.
- Vær sikker på at rammeavtalene har fleksible vilkår som muliggjør justeringer basert på forhåndsdefinerte kriterier eller prestasjonsmålinger.
- Etablér møteplasser hvor dere jevnlig snakker med leverandøren om kundeforholdet, historiske leveranser, og utsiktene fremover.
- Invester i programvare for kontraktsstyring og andre teknologiske verktøy for å strømlinjeforme styring, sporing og analyse av rammeavtaler.
Hvis du ønsker utnyttelse av rammeavtaler og målrettet innsats for å øke bunnlinjen, er det ingen vei utenom etablering av et strukturert, automatisert system for kontraktshåndtering. Vi hjelper deg å få kontroll på alle dine rammeavtaler - book en demo i dag:
