Det er mange ting som bør og må på plass før økonomiavdelingen kan ta ferie. Med disse 12 oppgavene fullførte kan de fleste CFOer la humla suse.
Det ligger i CFOens natur å avslutte juni måned og alle nødvendige avstemminger før ferien. Det er også en selvfølge å sørge for at det er tilstrekkelig likviditet til å dekke alle forventede utgifter gjennom sommeren.
Likeledes å gjennomgå halvårsrapporten og sammenligne den med budsjettet for å identifisere avvik og nødvendige tiltak. De oppdaterer også prognoser basert på halvårsresultatene for å sikre realistiske forventninger for resten av året.
Mange CFOer har en sjekkliste de går gjennom før de og kollegene drar på ferie. Oppgavene som vi allerede har nevnt, nevnes av alle. Andre har flere ting de gjerne vil krysse av på for å være forberedt på ferie og tiden når de kommer tilbake.
Åpenhetsloven setter krav til at bedrifter som omfattes av loven skal lage og publisere en offentlig redegjørelse av siste 12 måneders aktsomhetsvurderinger innen 30. juni.
Verden stopper ikke selv om økonomiavdelingen drar på ferie. Fortell kolleger, banken, styret, kunder og leverandører hvordan de kan få svar fra dere i løpet av juli og august.
Det er god praktisk likviditetsstyring å jobbe for at utestående beløp hos kundene blir innbetalt. Tilsvarende er det hensiktsmessig å sikre at dere betaler leverandørene i tide, også når forfall er midt i ferien.
Identifiser kontrakter som utløper, og som må fornyes eller reforhandles. Planlegg hva som må gjøres for å unngå avbrudd i tjenester eller leveranser.
Koordiner med HR og regnskapsteamet for å sikre at lønnsutbetalinger går som planlagt. Er det spesielle poster, for eksempel bonuser, som skal utbetales?
Dette gjelder ikke alle, men for mange er interimrevisjon viktig. Organiser og forbered alle nødvendige dokumenter og rapporter som revisorene vil se, slik at revisjonsprosessen blir så effektiv og smidig som mulig.
Sørg for at prosjektene er på rett spor, både økonomisk og tidsmessig. Det er fort gjort å miste momentum i prosjektene, og det er viktig å følge opp at prosjektkostnadene er i tråd med prognosene.
Dette kan oppfattes som en «nice to have»-post, men oppdatering innen både fag og digitale muligheter er sentralt for at økonomiavdelingen skal fortsatt skal være et kraftsenter i bedriften.
Gjennomfør nødvendige sikkerhetskopier. Implementer oppdateringer for alle systemer, og ta sikkerhetskopier hvis det er relevant.
Husk å signere innen 30. juni.
Husk at timelistene for første kvartal skal leveres innen 30. juni.
Bruk tiden før ferien til å identifisere potensielle utfordringer og muligheter som kan påvirke virksomhetens økonomiske helse i andre halvår og til neste år.