CFO-ens sjekkliste før ferien

Det er mange ting som bør og må på plass før økonomiavdelingen kan ta ferie. Med disse 12 oppgavene fullførte kan de fleste CFOer la humla suse. 

Det ligger i CFOens natur å avslutte juni måned og alle nødvendige avstemminger før ferien. Det er også en selvfølge å sørge for at det er tilstrekkelig likviditet til å dekke alle forventede utgifter gjennom sommeren. 

Likeledes å gjennomgå halvårsrapporten og sammenligne den med budsjettet for å identifisere avvik og nødvendige tiltak. De oppdaterer også prognoser basert på halvårsresultatene for å sikre realistiske forventninger for resten av året.

Mange CFOer har en sjekkliste de går gjennom før de og kollegene drar på ferie. Oppgavene som vi allerede har nevnt, nevnes av alle. Andre har flere ting de gjerne vil krysse av på for å være forberedt på ferie og tiden når de kommer tilbake. 

1. Åpenhetslovens redegjørelse før 30. juni

Åpenhetsloven setter krav til at bedrifter som omfattes av loven skal lage og publisere en offentlig redegjørelse av siste 12 måneders aktsomhetsvurderinger innen 30. juni. 

2. Informer ansatte, kunder og leverandører om kontaktpersoner i løpet av sommeren

Verden stopper ikke selv om økonomiavdelingen drar på ferie. Fortell kolleger, banken, styret, kunder og leverandører hvordan de kan få svar fra dere i løpet av juli og august. 

3. Følg opp ubetalte kundefakturaer, og forsikre dere om at leverandørfakturaer blir betalt innen tidsfristen mens dere er på ferie

Det er god praktisk likviditetsstyring å jobbe for at utestående beløp hos kundene blir innbetalt. Tilsvarende er det hensiktsmessig å sikre at dere betaler leverandørene i tide, også når forfall er midt i ferien. 

4. Gjennomgå hvilke avtaler som har viktige tidsfrister for fornyelse og reforhandling i løpet av ferien eller like etter

Identifiser kontrakter som utløper, og som må fornyes eller reforhandles. Planlegg hva som må gjøres for å unngå avbrudd i tjenester eller leveranser.

5. Planlegg for håndtering av lønnskjøring i ferien

Koordiner med HR og regnskapsteamet for å sikre at lønnsutbetalinger går som planlagt. Er det spesielle poster, for eksempel bonuser, som skal utbetales? 

6. Gjør forberedelser for interimrevisjon etter sommeren

Dette gjelder ikke alle, men for mange er interimrevisjon viktig. Organiser og forbered alle nødvendige dokumenter og rapporter som revisorene vil se, slik at revisjonsprosessen blir så effektiv og smidig som mulig.

7. Gjennomgå pågående prosjekter 

Sørg for at prosjektene er på rett spor, både økonomisk og tidsmessig. Det er fort gjort å miste momentum i prosjektene, og det er viktig å følge opp at prosjektkostnadene er i tråd med prognosene. 

8. Kartlegg hvilke kurs du og kollegene skal gjennomføre til høsten for å være oppdatert og løfte kunnskapsnivået 

Dette kan oppfattes som en «nice to have»-post, men oppdatering innen både fag og digitale muligheter er sentralt for at økonomiavdelingen skal fortsatt skal være et kraftsenter i bedriften.   

9. Sørg for at alle økonomisystemer er oppdatert og sikre mot potensielle trusler

Gjennomfør nødvendige sikkerhetskopier. Implementer oppdateringer for alle systemer, og ta sikkerhetskopier hvis det er relevant.

10. Har dere utsatt frist for skattemeldingen? 

Husk å signere innen 30. juni. 

11. Har dere offentlige tilskuddsordninger, for eksempel SkatteFunn? 

Husk at timelistene for første kvartal skal leveres innen 30. juni. 

12. Tid til overs? 

Bruk tiden før ferien til å identifisere potensielle utfordringer og muligheter som kan påvirke virksomhetens økonomiske helse i andre halvår og til neste år.