Når avtalehåndteringen kobles direkte til regnskapet blir det enklere enn noen gang å ha full kontroll på løpende avtaler. Med Contract Capture blir avtalehåndteringen både enklere, raskere og sikrere.
Contract Capture er navnet på en ny funksjonalitet i House of Controls markedsledende programvare for avtalehåndtering, Complete Control. Administrerende direktør Lasse Sten sier at løsningen representerer et kvantesprang for avtalehåndtering:
– Gjennom snart 20 år har vi hatt uavbrutt vekst basert på kundenes behov for full kontroll over sine avtaler og forpliktelser. Det ligger i sakens natur at brukerverdien øker i takt med antall avtaler som legges inn i skyløsningen. Noen ganger kan det imidlertid være krevende å få inn alle avtalene.
Oppdager gjentagende betalinger i regnskapet
Det er her Contract Capture kommer inn i bildet med sin revolusjonerende og forenklende funksjonalitet. Det er nemlig slik at alle kostnader per definisjon blir bokført og dukker opp i regnskapet. En løpende avtale innebærer at nesten identiske summer registreres i ERP-systemet over tid.
– Contract Capture er en algoritme som oppdager gjentagende betalinger til en leverandør. Den gir Complete Control beskjed om at bedriften skal se nærmere på transaksjonene. Finnes det en avtale? Er beløpene korrekte? Skal det registreres en ny leverandør eller avtale? Og kanskje like viktig, det gir bedriften muligheten til å vurdere om det er tilstrekkelig behov for leveransen, forklarer Sten.
Sparer tid og kutter kostnader med 5-15 prosent
Contract Capture automatiserer oppdagelsen av gjentakende betalinger og kontrakter, noe som kan redusere tiden brukt på manuell søking og registrering av avtaler med opptil 50–70 prosent. Dette frigjør tid for ansatte til å fokusere på mer verdiskapende oppgaver.
– Ved å koble avtaler direkte til regnskapssystemet, vil bedriften kunne identifisere unødvendige eller overflødige kostnader raskere. Dette gir rom for å forhandle frem bedre vilkår eller terminere uønskede avtaler, som kan føre til kostnadsbesparelser på mellom 5–15 prosent årlig, sier Sten.
Han sier at det mest geniale med Contract Capture er at algoritmen øker brukerverdien vesentlig samtidig som kunden sparer mye tid på å lete etter avtaler på tvers – høyt og lavt – i virksomheten.
Henter data fra den ultimate kilden til bedriftens kostnader
– ERP-systemet er på mange måter den ultimate kilden til sannhet om virksomhetens kostnader. Utfordringen har vært å høste gevinsten av disse dataene i form av bedre avtalehåndtering. Complete Capture er løsningen som gjør koblingen mulig. Aldri før har det vært enklere å få full kontroll på løpende forpliktelser.
Automatisert deteksjon av gjentakende betalinger minimerer sjansen for feil i kontraktshåndtering og fakturering. Dette sikrer at avtalene og de økonomiske forpliktelsene er riktig registrert, og unngår unødvendige tap.
Kunden vil oppnå full oversikt over alle aktive avtaler, noe som vil gi bedre kontroll på forpliktelser. Dette øker presisjonen i finansiell rapportering, og gjør det enklere å planlegge for fremtidige investeringer. Bedriften kan også lettere spore alle avtaler og tilknyttede transaksjoner, noe som vil lette revisjonsprosessen.
Book en digital demo av vår løsning Contract Capture i kalenderen
