Åpenhetsloven har klare krav til rapportering, med 30. juni hvert år som viktigste deadline. Denne guiden er ment som en mal til åpenhetsloven og det som kreves for å oppfylle loven.
Åpenhetsloven i praksis - Stegene dere må ta for å etterleve loven
Loven er klar på hva som kreves for å oppfylle åpenhetsloven i praksis. Selve prosessen er det likevel i stor grad opp til bedriften selv å definere. Dersom etterlevelse av loven skal bli forutsigbar, riktig og effektiv for bedriften, bør man utvikle et malverk.
Listen under er ment som en anbefalt fremgangsmåte, men gir ingen garanti for at dere alltid vil oppfylle kravene i loven. Redegjørelsen skal publiseres innen 30. juni hvert år, eller ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger.
1. Forankring i styret
Det må forankres i styret at virksomheten skal overholde pliktene etter åpenhetsloven. Det innebærer at styret vedtar at retningslinjer for ansvar innen menneskerettigheter og arbeidsforhold er gjort gjeldende.
Det er hensiktsmessig at retningslinjene setter søkelys på det som faktisk er virksomhetens største risikoområder. Videre bør dokumentet beskrive hvordan virksomheten skal opptre ansvarlig. Det inkluderer å uttrykke forventninger til ansvarlighet hos leverandører og andre forretningsforbindelser. I retningslinjene må det være klart hvem som har ansvaret.
2. List opp leverandørene (og egne aktiviteter)
Begynn med å få en full oversikt over selskapets egne aktiviteter, leverandører og forretningspartnere. Be også dine leverandører komme med en liste over sine underleverandører. For hver leverandør bør det oppgis hvilke typer varer, løsninger og tjenester de leverer til bedriften din.
Loven setter de samme kravene til menneskerettigheter og arbeidsforhold i bedriftens egen virksomhet. Dersom man har all aktivitet i Norge og følger loven, blir det enkelt. Mer utfordrende er det når bedriften har aktiviteter i utlandet. Da må de samme handlinger gjennomføres der som det gjøres overfor leverandørene. Når en har mottatt informasjon fra leverandører, starter kartlegging av svarene. Kartlegging er grunnleggende for å starte på jobben med risikoanalysen.
Her finner du vår guide for åpenhetsloven og vår software for åpenhetsloven
3. Aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger et viktig begrep i åpenhetsloven og er summen av risikoanalyser, kartlegging og tiltak.
Dette er det som blir den årlige offentlige redegjørelsen som skal publiseres. Aktsomhetsvurderingen skal ifølge loven utføres i tråd med OECDs retningslinjer.
Under har vi delt opp aktsomhetsvurderinger i trinn A, B og C.
A. Risikovurdering
Bedriften skal kartlegge og vurdere mulige «negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som virksomheten enten har forårsaket eller bidratt til, eller som er direkte knyttet til virksomhetens forretningsvirksomhet, produkter eller tjenester gjennom leverandørkjeder eller forretningspartnere.»
Legg særlig vekt på leverandører av stor betydning for dere, spesielt fra land og bransjer som har kjente utfordringer. Hvor komplekse er leverandørenes produkter, og hvor tett følger dere dem opp i hverdagen? Jo mer kompleksitet og jo løsere relasjoner desto grundigere risikovurderinger bør gjøres.
B. Kartlegging av faktiske forhold
Når dere ser hele leverandørkjeden og har definert risikoområder, skal dere se etter hvilke forhold hos hver enkelt aktør som bryter eller har brutt med menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsvilkår. For anstendige arbeidsvilkår er det ILOs konvensjoner som gjelder.
En naturlig del av arbeidet er å be dine leverandører om bekreftelser på tilsvarende forhold i egen virksomhet og aktsomhetsvurderinger gjort mot egne leverandører. Dette arbeidet bør systematiseres, slik at det blir enklere å følge opp over tid.
C. Beskrive tiltak
Aktsomhetsvurderinger første to trinn består av både risikovurderingen og kartleggingen av de faktiske forhold, nevnt i 3 og 4. Funnene i de to punktene skal føre til handling i bedriften. Tiltakene som gjennomføres skal beskrives i den offentlige redegjørelsen: Hvilke tiltak er gjort for å stanse, forebygge eller begrense de negative forholdene?
Videreføre samarbeidet og jobbe for endringer, eller bare trekke seg ut? Nødvendige tiltak er avhengig av hvilken påvirkningskraft dere har på de negative konsekvensene.
4. Beskrive oppfølging og resultater
Ofte vil bedriften velge å videreføre samarbeidet med leverandøren hvor man har avdekket faktiske eller potensielle negative forhold. Å forsøke å endre en leverandør er gjerne mer effektivt enn å trekke seg ut. Bedriften skal følge opp tiltakene de iverksetter, og de skal kunne bevise at både tiltak og oppfølging er gjennomført – inkludert hvordan man har forsøkt å påvirke. Hvilke resultater har bedriften oppnådd i møte med leverandøren? Også det skal beskrives.
5. Dokumentere systematikk
Hvordan sikrer dere jevnlig gjennomgang av forhold som er avdekket og tiltak som er gjennomført? Her er ordene «jevnlig gjennomgang» sentrale; det handler om hvilken systematikk som brukes, for eksempel i form av digitale verktøy.
