Å fjerne personavhengighet og redusere kostnader er grunnleggende for profesjonell avtalehåndtering. I 2024 blir smartere dashboards, budsjettering, innkjøp og håndtering av leverandører enda viktigere. Her er 12 punkter dere bør ha et bevisst forhold til.
Avtalehåndtering er et begrep som blir brukt av stadig flere. Hvorfor snakkes det om det? Hva er forskjellen på tilfeldig og bevisst håndtering av kontrakter? Hvordan gå fra avtalehåndtering i en relativt snever forstand til å omfatte en større del av økonomistyringen? Hva er grunnleggende, og hva er for viderekomne? Dette er noen av spørsmålene vi adresserer i punktene under.
1. Det er på tide å fjerne personavhengighet
Personavhengighet knyttet til avtaler oppstår når det mangler sentral kontroll. I praksis handler det om at avtaler lagres i mapper på PC eller server, i innboksen på PCen og – fortsatt altfor ofte – som et fysisk dokument i en perm eller skuff. Noen ganger finnes en oversikt, men da i et regneark som kun enkeltpersoner forstår og vedlikeholder. Når ansatte slutter i jobben, forsvinner gjerne alle praktiske muligheter for å få en oversikt – mens forpliktelsene fortsetter som før.
2. Automatiske varslinger bør være obligatorisk
Det er viktig å varsles i god tid før en avtale utløper. Dere ønsker selvsagt ikke at avtaler skal fornyes automatisk. Dere vil som regel ta en diskusjon med leverandør for å reforhandle pris og andre betingelser. Dersom dere har franchiseavtaler eller andre forretningskritiske avtaler med samarbeidspartnere, ønsker dere å være i forkant når disse kontraktene nærmer seg utløpsdato. Den som er ansvarlig for avtalen bør få flere sporbare varslinger – og gjerne en oppringning dersom alle e-postene blir oversett.
3. Mange små kjøp blir til store kostnader
Avtaler med underleverandører inngås ofte av ansatte som akkurat nå har størst behov for en vare, en leieavtale, en lisens, en tjeneste eller annen type leveranse. Dette gjelder særlig kontrakter av mindre strategisk betydning, og hver for seg er kostnadene gjerne små. Likevel, når alle disse små kjøpene aggregeres for hele virksomheten, blir det til betydelig beløp. Vår erfaring er at 10 prosent av andre driftskostnader vil kunne elimineres med en samlet oversikt over selskapets avtaler.
4. Kontraktenes økonomiske betydning må være glassklar
Dersom dere beslutter å inngå en ny husleieavtale, hvor lenge er dere forpliktet? Og motsatt, hvilke kostnader fortsetter å løpe dersom dere legger ned en avdeling et annet sted i landet? For alle avtaler i hele virksomheten: Hva kommer de til å koste dere neste år? Når alle avtalene er samlet, får dere oversikten som sparer dere for flere ukeverk når neste års budsjett skal lages. Og, som CFO ønsker du å ha sikker og presis kunnskap et par tastetrykk unna når styret ber om en redegjørelse – ellers ryker gjerne kveldens treningsøkt eller familiens helgetur.
5. Knytt avtalene til prognoser og budsjetter
Forpliktelser definert i kontrakter utgjør en betydelig del av selskapets kostnader, og derfor er de en viktig del av neste års budsjett. Ikke alle virksomhetens kostnader og inntekter er imidlertid (praktisk) mulig å få inn i en løsning for avtalehåndtering. Og ja, det finnes løsninger på markedet som er enda bedre tilpasset prognoser og budsjettering enn selv de mest avanserte løsningene for avtalehåndtering. Effectplan er blant disse, og når løsningen knyttes sammen med Complete Control øker presisjonen samtidig som dere reduserer ressursbruken.
6. Ha full oversikt til enhver tid med dashboards
Hvilken betydning har avtaler med kunder og leverandører for virksomhetens status – i dag, live? Hvordan er «pipeline» for salg denne uke, måned og kvartal? Drømmer du om et dashboard som er det første du kikker på om morgenen og det siste om kvelden? Nå er det kommet dashboards som tar bare timer å komme i gang med, som har mange standard KPIer klare, med muligheter for personlig tilpasning. Dette er dashboard med direkte kobling mot selskapets ERP og CRM – en hyllevare som ikke forutsetter varig avhengighet av konsulenter.
7. Bedre avtalehåndtering hjelper dere med IFRS 16 compliance
Er dere børsnotert? Har dere ambisjoner om børsnotering – eller å bli kjøpt opp av større investorer? Eller er det andre årsaker til at dere bruker IFRS? Med IFRS 16 kom kravet om balanseføring av leie- og leasingavtaler. Kravene setter store krav til avtalehåndtering, estimater og rapportering. Når antall kontrakter overstiger 15, vil de aller fleste oppleve at det er svært tungvint å bruke regneark for å overholde kravene i IFRS-standarden.
8. Det er på tide med mer ansvarlighet i leverandørkjeden
Bedrifter står overfor nye og mer komplekse ESG-krav. Dette inkluderer spørsmål fra kunder, journalister og andre interessenter om klima, arbeidsforhold og menneskerettigheter på leverandørens produksjonssted. Siden sommeren 2022 har den norske åpenhetsloven pålagt bedrifter jevnlig å gjennomgå hvordan arbeidsforhold og menneskerettigheter forvaltes (aktsomhetsvurderinger). Vi tror at en mer ansvarlig tilnærming til underleverandører kan forbedre risikostyringen og ha positive effekter på en bedrifts omdømme. Dette arbeidet kan imidlertid også være tidkrevende og tungvint, spesielt hvis du ikke bruker digitale verktøy. Slik trenger det ikke være: Et surveyverktøy (med ferdige spørsmål) for å kommunisere i med alle leverandørene dine gjør det enkelt å be om ulike bekreftelser.
9. Ha full kontroll over dokumentasjon fra dine underleverandører
Den moderne virksomheten er bygget på et vell av underleveranser. Utløser det et tidkrevende detektivarbeid når dine kunder ber om dokumentasjon på for eksempel IT-sikkerhet, materialbruk, sertifiseringer, HMS, tariffavtaler, energibruk, compliance og ESG-forhold? Slike data bør være bare noen tastetrykk unna, og det bør være underleverandørenes ansvar og å holde dem oppdaterte. Og når du får nye krav fra kunder og myndigheter, da bør du raskt kunne gjennomføre en forpliktende spørreundersøkelse hvor du vet hvem som har svart hos leverandøren.
10. Unngå at viktige tall, datoer og andre data blir feilregistrert
Registrerer dere manuelt hva som er neste års kostnader knyttet til en kontrakt? Eller navn, e-post og telefonnummer til kontaktpersoner hos leverandør? Eller utløpsdato? Manuelt arbeid er både tidkrevende og gjenstand for personlige feil. I dag er det fullt mulig å lese PDF-dokumenter og andre typer filer automatisk, slik at viktige metadata for en avtale registreres både raskere og med høyere grad av presisjon.
11. Digital signatur er sikrere og mer effektivt
Å skrive ut en kontrakt, signere, skanne inn, lagre, sende tilbake… Ikke bare er det tungvint; det gjenspeiler også en virksomhet som ikke behersker det som for mange er en digital selvfølge. Digital signatur hopper bukk over disse problemene, og det er aldri noen tvil om når og av hvem avtalen er signert. Med digital signatur integrert i løsningen for avtalehåndtering, går prosessen enda smidigere. Du kan også anvende digital signatur til styredokumenter eller bekreftelser fra ansatte.
12. Selv brukervennlige løsninger krever av og til personlig service (og forbedringer)
Brukervennlige løsninger skal ikke forutsette omfattende opplæring. Brukervennlige løsninger for avtalehåndtering skal være intuitive og i stor grad selvforklarende. Og når du en sjelden gang står fast, skal det være enkelt å finne hjelp til selvhjelp. Likevel skjer det at du trenger hjelp. Eller at du ser at løsningen burde vært utbedret med ny funksjonalitet. I slike tilfeller løfter det brukeropplevelsen å kunne ta en telefon til en lydhør person som forstår språket ditt – og som tar eventuelle forslag videre til egne utviklere.
Velg løsninger dere kan vokse med
Avtalehåndtering – også kjent som contract lifecycle management – er et område som vokser i betydning etter hvert som CFO og kommer «dypere inn i materien». Man oppdager at flere ting bør knyttes sammen, og man ønsker seg et større økosystem for CFO. Når du kommer dit, vil du samarbeide med en pakke av løsninger som skalerer med virksomheten din. Det sikreste kortet er å velge SaaS-selskaper som har løftekraft til å realisere ambisiøse planer. Som CFO handler det om at de utvikler stadig flere smarte løsninger som forbedrer økonomiavdelingens prestasjoner og standing i virksomheten.
Nysgjerrig på hvordan House of Control kan hjelpe din virksomhet med avtalehåndteringen? Book inn en uforpliktende prat med oss under:
