6 tegn på at bedriften bør slutte å bruke Excel til budsjettering

Excel er et fantastisk verktøy som kan brukes til mye. Men hvis din bedrift støter på disse problemene, bør dere sannsynligvis slutte å benytte det til budsjettering.

Et budsjett er et viktig verktøy for å sikre at en bedrift kan utvikle seg i tråd med planene som eiere, styret og ledelsen har lagt. Det er litt som å stake ut en kurs mot en destinasjon på et kart – for å komme dit eller dit må vi reise så og så langt, og vi må dekke den og den distansen innen da og da.

Så lenge en bedrift er liten, enkel og har en økonomimedarbeider med ubegrenset tid, kan det fungere godt å bruke Excel til å lage et budsjett. Det er et verktøy som alle økonomer og regnskapsfolk behersker inn og ut, og det er veldig fleksibelt.

Dette gjelder imidlertid bare til et visst punkt, og fortsetter dere å bruke Excel forbi dette punktet, risikerer dere at selskapet mister fremdrift eller sentrale medarbeidere. Da er tiden kommet til å implementere et eget budsjetteringsverktøy som kan automatisere, effektivisere og sikre prosessene deres – og gjøre budsjettet til en levende kraft for fremdrift i selskapet.

Her er 6 tegn på at dere kan ha passert det punktet allerede

1. Budsjettprosessen er personavhengig

Budsjettering i Excel kan være tidkrevende og ha flere manuelle prosesser som krevde eksport og import av tall fra ulike systemer. Dette kan føre til at tallene som er utarbeidet, ikke er nøyaktige eller oppdaterte.

Det kan også være utfordrende å etterprøve og oppdatere formler og linker i regnearket, spesielt hvis det kun er én person i bedriften som har erfaring med dette arbeidet. Dette kan føre til at bedriften blir sårbar og avhengig av enkeltpersoner i prosessen, og dermed kan føre til en risiko for bedriftens fremdrift.

Derfor, hvis bedriften opplever slike problemer, bør de finne et alternativ til Excel for å implementere automatiserte, effektive, og sikre budsjetteringsprosesser.

2. Tidskrevende prosesser

Når det kommer til budsjettarbeid, er tiden en verdifull ressurs. Hvis bedriften bruker for mye tid på å utarbeide tallene manuelt, vil det forsinke ledelsen i å ta raske og nødvendige beslutninger om selskapets fremtid. Bedrifter med omfattende automatisering vil kunne nyte godt av mer presise og oppdaterte budsjetter.

Dette vil igjen gjøre det lettere for styret og ledelsen å stole på tallene som kommer frem. En annen betydelig utfordring med å bruke Excel til budsjettering, er at det kan ta lang tid å utarbeide tallene. Dette kan føre til at ledelsen har begrenset oversikt over bedriftens stilling i markedet, og dermed blir det vanskelig å gjøre en god jobb med forecasting.

Dette vil igjen gjøre bedriften dårligere rustet og mindre konkurransedyktig. Derfor er det viktig å vurdere alternative budsjetteringsverktøy som kan hjelpe bedriften med å automatisere og effektivisere prosessene, slik at man kan bruke tiden på å ta de riktige beslutningene for selskapets fremtid.

3. Vanskelig å konsolidere data

Budsjettering er en kompleks oppgave som krever at bedriften samler og konsoliderer data fra ulike avdelinger og systemer. Selv for mindre organisasjoner, kan dette by på utfordringer hvis man ikke har et egnet verktøy som kan hente inn data direkte fra kilden og bringe dem sammen på en enkel og konsekvent måte.

Hvis bedriften ikke klarer å samle og analysere dataene på en tilstrekkelig helhetlig måte, kan det føre til at beslutningene som tas basert på budsjettet, ikke er fornuftige eller effektive. Excel-bruk kan derfor bli en akilleshæl for hele bedriften og hindre den i å nå sine mål.

Det er derfor viktig å vurdere alternative budsjetteringsverktøy som kan hjelpe bedriften med å samle inn og analysere data på en enkel og effektiv måte. Dette vil gi bedriften et mer komplett bilde av virksomheten og hjelpe dem med å ta bedre beslutninger for fremtiden.

4. Versjonsproblematikk og formelfeil når du bruker vårt system

I Excel kan det være vanskelig å holde styr på hva som skjer i regnearket, spesielt når flere personer jobber på det samtidig. Det er fort gjort å gjøre tastefeil, slette en formel ved et uhell eller sette data i feil celle. Dessverre er det også slik at Excel ikke har en logg over endringer, så det kan ta lang tid før man oppdager eventuelle feil eller endringer som ikke skulle vært gjort. Dette kan være en stor risiko for bedriften, spesielt når det gjelder budsjettering og økonomiske tall som kan ha stor innvirkning på bedriftens fremtid.

For å unngå slike tabber og blemmer, er det viktig å finne et alternativ til Excel når det kommer til budsjettering. Det finnes egne budsjetteringsverktøy som har innebygde sikkerhetsfunksjoner og muligheter for å spore endringer og feil. Dette gjør det enklere å holde oversikt over hva som skjer i regnearket og sikre at tallene som blir brukt i budsjetteringen er korrekte og pålitelige. Ved å ta i bruk slike verktøy vil bedriften kunne redusere risikoen for feil og tabber, og dermed sikre en mer pålitelig og effektiv budsjetteringsprosess.

5. Vanskelig å samarbeide ved bruk av Excel

Når flere personer jobber på samme Excel-ark, kan det bli kaotisk og utfordrende å holde oversikt over endringer. Teamarbeid kan være en viktig del av budsjettprosessen, men i Excel kan det føre til at man mister kontrollen over dokumentet og risikerer å miste viktige data.

Det kan også være vanskelig å vite hvem som har gjort hva, og når det ble gjort. Dette kan føre til misforståelser og unødvendige feil, som igjen kan føre til forsinkelser og tap av ressurser. Derfor er det viktig å vurdere alternative budsjetteringsverktøy som kan gi bedre samarbeidsmuligheter og enklere sporbarhet, slik at teamet kan jobbe mer effektivt og sikkert sammen.

6. Sikkerhetsutfordringer, tabber og andre blemmer

Bruk av Excel til budsjettering kan føre til sikkerhetsutfordringer, tabber og blemmer som kan sette bedriftens sensitive data i fare. Når data skal inn og ut av Excel-filer, kan det føre til at de ender opp i feil hender eller sendes feil.

Dette kan skape uønskede situasjoner som påvirker bedriftens rykte og omdømme negativt. Uansett hvor forsiktig man er, vil det alltid være en risiko ved bruk av Excel som budsjetteringsverktøy. Derfor er det viktig å vurdere alternative løsninger som kan gi bedre sikkerhet og beskyttelse av bedriftens data.

Med riktig budsjetteringsverktøy vil bedriften kunne sikre at sensitive data ikke havner i feil hender, og dermed beskytte sin egen og klientenes konfidensialitet.

Men hva er alternativet?

Det finnes egne budsjetteringsverktøy som gjør det enkelt å importere data fra ulike kilder og datasystemer. Selv om det kan krever litt opplæring å ta slike systemer i bruk, gir de ofte mer etterrettelige budsjetter, bedre muligheter for forecasting, en enklere vei til dashboards og datavisualisering – og merkbart bedre nattesøvn for både ledere, eiere og ikke minst økonomimedarbeidere.