Hvor rask og stor ROI kan vi oppleve når vi går til innkjøp av løsningen Complete Control? Dette er et viktig spørsmål, som vi får ofte. 10 prosent av andre driftskostnader er vanlig, men svaret kommer som regel an på disse ti faktorene.
I House of Control har vi flere tusen kunder, og alle har en ulik Return on Investment (ROI) fra å bruke vår løsning for avtalehåndtering Complete Control, også kjent som contract lifecycle software. Det er fordi de har unike utgangspunkt og fordi de bruker løsningen annerledes. Disse forholdene påvirker hvilken økonomisk gevinst de oppnår, fortrinnsvis i form av kostnadskutt og økte inntekter. De påvirker også når og hvor raskt de oppnår gevinstene knyttet til bedre avtalehåndtering, også kjent som kontraktstyring.
Vi har gjort undersøkelser blant et utvalg av våre kunder. I de aller fleste av virksomhetene utgjorde løpende avtaler mellom 28 og 34 prosent av andre driftskostnader, og etter en tids bruk hadde de spart inn mellom 8 og 14 prosent. Innsparingene kommer fra full kontroll med alle avtaler, slik at virksomheten kan kutte leveranser og andre innkjøp som de ikke trenger. Kundene forebygger også automatisk fornyelse av avtaler - med automatiske påminnelser.
Det er imidlertid verdt å understreke at størrelsen på innsparingene varierer betraktelig. Vår erfaring er at de påfølgende ti forholdene avgjør hvor rask og hvor høy ROI dere får ved å ta i bruk våre løsninger.
For å sette det på spissen: Når utgangspunktet er som verst, blir gevinstene store og kommer raskt. Rekker dere å reforhandle eller si opp avtaler som går til fornyelse? Har dere dobbelt opp av leveranser uten å vite det? Mange av våre kunder har brukt regneark til å systematisere sine kontrakter. Vi har tidligere skrevet om hvorfor regneark er lite egnet til profesjonell avtalehåndtering. Likevel, ikke alle regneark er skapt like, og ikke alle har tatt dem i bruk til dette formålet.
Mange avtaler på flere steder, det betyr større gevinster ved en sentral og enhetlig avtalehåndtering. Fordi: Jo flere steder en virksomhet er representert, desto flere ansatte er det som signerer husleieavtaler, forsikringer, strømavtaler og alle de andre kontraktene for abonnementer, leveranser, eiendeler og tjenester. Ikke bare kan en sentral kontroll føre til kostnadskutt; det blir også raskere budsjettering og regnskapsføring for økonomiavdelingen.
Personavhengighet er både risikabelt og dyrt. På samme måte som antall lokasjoner øker gevinsten ved en sentral kontroll med avtalene, oppnår virksomheten som regel raskt positive effekter når alle som signerer avtaler registrerer dem samme sted. Det skjer for eksempel i form av å kutte leveranser man allerede har, og at det går raskere å stoppe kontrakter som knyttes til den ansatte når vedkommende slutter.
Lagres avtaler på ansattes egne områder på datamaskinen? Eller i flere mapper rundt på ulike fellesområder? I ansattes e-poster? I permer og skuffer? Jo mer rot, desto større gevinst kan brukerne høste ved å ta i bruk Complete Control.
Basert på punktene over, gir denne seg selv. La det imidlertid være sagt at gevinstene ikke kommer av seg selv. Dere må registrere avtalene i Complete Control. Dette kan dere få hjelp til hos oss. Jo større andel av kontraktene som er registrert, og jo større andel av kostnadsbildet som utgjøres av alle avtalene, desto større nytte vil CFO oppleve.
Når CFO og teamet har full kontroll på alle avtalene og forpliktelsene, som utgjør betydelige deler av neste års kontantstrøm, blir tidsbruken på budsjett som regel drastisk kortere. Et motekonsern sa at de nå sparer minst en ukes arbeid hvert år. Lignende besparelser kan oppnås når det gjelder godkjennelse av bilag hvor det før ikke har vært sentral kontroll med kontraktene. Og, de kan komme innen overholdelse av kravene knyttet til IFRS 16 og finansiell leasing. Hvordan slike gevinster blir vurdert vil variere fra sted til sted, men betydelige og viktige er vi sikre på at de er.
Er leverandørenes prisjustering i henhold til avtale? Får dere justert egne avtaler med kunder så ofte som dere har rett til? Mange av våre kunder bruker Complete Control til å legge inn sine kundeavtaler og bruker funksjonaliteten for automatisk prisjustering – og tjener inn like mange prosentpoeng på bunnlinja som prisjusteringen utgjør.
Gjennomgang og verdsettelse av bedriften – due diligence – er en sentral del av de fleste oppkjøpsprosesser. Når en investor skal gjennomgå kostnadssiden, eller inntektssiden for den saks skyld, hvilken kontroll har dere over forpliktelser og fremtidig kontantstrøm? Rot og unødvendig høye kostnader har aldri skapt tillit og utløst høyere betalingsvilje hos investorer. For mange av våre kunder er utsiktene til – eller ønsket om – oppkjøp en mer enn god nok grunn til å kjøpe Complete Control.
Fra og med 2022 må bedrifter med minst 50 ansatte overholde åpenhetsloven. Her kan Complete Control hjelpe dere med å gjennomføre aktsomhetsvurderinger, som må gjøres for å skape den offentlige redegjørelsen som åpenhetsloven krever.
Plikter din virksomhet å rapportere på IFRS 16-standarden for leie- og leasingavtaler? Dette var tidligere kjent som operasjonell leasing og finansiell leasing. Brukere av Complete Control har tilgang til markedets ledende løsning for å overholde IFRS 16. Med vår løsning er vil dere raskt kunne gjennomføre nøyaktige beregninger av de tallene som skal inn i resultatregnskapet og balansen samt notekravene.
Er du nysgjerrig på hvordan din virksomhet kan oppnå full kontroll over avtaler, kutte kostnader og spare tid? Book et uforpliktende møte med en av våre eksperter!
Mer inspirasjon:
Hvor mange avtaler har dere egentlig?
Dette er kostnadene ved manglende kontroll
8 grunner til at regneark er dårlig egnet til avtalehåndtering
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
31.000 brukere: 10 grunner til at de valgte House of Control
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control