Dette er konsekvensene av dårlig avtalehåndtering

I en stor studie kommer konsekvensene av dårlig avtalehåndtering frem: 9 av 10 bedrifter sliter med å håndtere det store volumet av kontrakter. 2 av 5 virksomheter klarer ikke å holde oversikt over hvem som har ansvaret for hvilken kontrakt. Det innebærer et betydelig inntektstap, og det gir unødvendig høye kostnader.

Vurderer dere å anskaffe et digitalt verktøy for avtalehåndtering, sentral kontroll med eiendeler, forvaltning av kontrakter med kunder og leverandører eller lignende formål? Enten dere akkurat svarer ja eller nei på spørsmålet, er det på sin plass å se på hvilken nytte og verdi slike verktøy kan ha for dere.

En hensiktsmessig tilnærming til spørsmålet er å se på hvilke konsekvenser det kan ha for organisasjonen å fortsette uten en sentral og enhetlig kontroll med avtaler, eiendeler og andre forpliktelser. La oss kalle det kostnadene ved manglende kontroll.

Ni måter manglende kontroll gir økte kostnader, enten direkte eller indirekte

1. Har minst dobbelt opp av ulike leveranser: Bedrifter som ikke har full oversikt over sine leveranser ender ofte opp unødvendig høye kostnader.
2. Uønsket automatisk fornyelse av avtaler: Når avtalens utløpstid ikke er registrert, blir den ofte fornyet uten at bedriften får vurdert om leveransen trengs.
3. Går glipp av reforhandling av avtaler: Når avtalene fornyes automatisk går bedriften som regel glipp av å kunne reforhandle den til gunstigere vilkår.
4. Realiserer ikke bøter og kompensasjoner ved mangelfulle leveranser: Kontrakter inneholder som regel klausuler for kompensasjoner ved mangelfull levering, som man går glipp av når ingen følger opp avtalene.
5. Tungvint håndtering av regler knyttet til finansiell leasing og IFRS 16: Kravene til balanseføring av leie- og leasingavtaler er enklere å overholde med en spesialisert løsning som knytter avtaler til regnskapstall. 
6. Bruker tid på å lete opp postene i neste års budsjett: Når økonomiavdelingen ikke har oversikt over neste års forpliktelser, må det settes av tid til å lete eller purre andre avdelinger – eller risikere et budsjett med lavere treffsikkerhet.
7. Mister tid og fokus som burde vært brukt til strategiske initiativer: En stor del av avtalehåndtering bør automatiseres, slik at knapp tid kan brukes til andre ting enn rutinearbeid. 
8. Dårliger regnskap og økonomistyring: Når bedriften ikke har kontroll på om innkommende fakturaer er i henhold til avtalte beløp, fordi kontrakten er på avveie, reduseres kvaliteten til regnskapet.
9. Feil eller manglende prisjustering: De fleste avtaler har bestemmelser om prisjustering, og disse bør automatiseres med riktig prisindeks. For kundeavtaler risikerer bedriften å tape inntekter, mens for leverandøravtaler risikerer man at prisene er justert mer enn det som prisindeksen tilsier. 

LES OGSÅ: Slik fakturerer CSAM riktig på 700 kundeavtaler i 14 selskaper

Stor studie av kostnadene ved manglende kontroll på avtaler

Hva vet vi om hvilke utfordringer og kostnader bedriftene har når det gjelder avtalehåndtering? Procurement Tactics er blant de som har gjort mest for å samle tall og data. I en stor studie av avtalehåndtering i amerikanske bedrifter har de gjort en grundig analyse av hva som er status i 2024. Vi har trukket ut de viktigste funnene: 

• 9 av 10 bedrifter sliter med å håndtere et høyt volum av selv enkle kontrakter.
• 71 prosent av bedriftene kan ikke finne hver tiende kontrakt. Tapte kontrakter kan koste mye penger, ettersom det kan føre til bøter, oversette fornyelser og andre inntektspåvirkende styringsproblemer.
• 90 prosent av ansatte som følger opp kontrakter, sier at det er en utfordring å finne spesifikke dokumenter. De bruker opp til 2 timer bare på å finne frem til ord som de ser etter i et dokument.
• 2 av 5 virksomheter klarer ikke å holde oversikt over hvem som har ansvaret for hvilken kontrakt. 95 prosent av dem har ikke full oversikt over kontraktsforpliktelsene. Dette fører til betydelige økonomiske tap.
• 7 av 10 kontrakter overholdes ikke av de ulike enhetene i virksomheten. Dette er et problem ettersom både juridiske, økonomiske og andre risikoer kan oppstå av dette – og de fleste skyldes bare uvitenhet.
• I gjennomsnitt går 9 prosent av salgsinntektene tapt på grunn av dårlig avtalehåndtering. Jo større bedrift desto verre: Store virksomheter har et tap på grunn av dårlig kontraktsstyring på 15 prosent.
• Kontrakter med kunder krever aktiv avtalehåndtering, ellers mister de gjerne 40 prosent av verdien. Bedrifter taper millioner, og det skyldes som regel at de ikke har et digital løsning for avtalehåndtering på plass.
• Kontraktsprosessen tar nesten en femtedel av salgssyklusen. Dette er mye tid for bedrifter å fokusere på å gjøre noe annet. God kontraktsstyring kan sørge for at denne tiden reduseres.
• Bedrifter kan spare 2 prosent av årlige kostnader bare ved bedre avtalehåndtering. I House of Control erfarer vi at 10 prosent av andre driftskostnader kan kuttes når bedriften tar i bruk en digital løsning for avtalehåndtering. 
• Bedrifter med tusen eller flere ansatte bruker mellom 2,5 og 3,5 millioner dollar på å søke etter eller gjenskape tapte avtaledokumenter. 
• Automatisering av prosesser reduserer avtalenes forhandlingstid med 50 prosent. I tillegg reduserer det også feil i utbetalinger med 75-90 prosent, fordi det blir enklere å sammenligne kontrakt med faktura.
• 3 av 4 internadvokater er misfornøyde med sin nåværende løsning for dokumentflyt. Dette understreker behovet for forbedrede og mer skreddersydde løsninger for kontraktsstyring for interne rådgivere.
• Bedrifter som bruker moderne praksis kan minimere juridiske og økonomiske risikoer, optimalisere innkjøpsprosessene, og øke den generelle effektiviteten, noe som resulterer i bedre resultater.

LES OGSÅ: Slik jobber internadvokaten i Fjordkraft strategisk med innkjøp

Den enkleste veien til å redusere alle disse negative konsekvensene er ved å ta i bruk et godt verktøy for avtalehåndtering. Mange kaller dette for contract lifecycle management. Complete Control er navnet på en plattform av løsninger som gjør mer enn å hjelpe dere med utfordringene over; med Complete Control får CFO et helt nytt arsenal av verktøy for å styrke kontroll og lønnsomhet i selskapet.

Inspirasjon:

Hvor mange avtaler har dere egentlig?
8 grunner til at regneark er dårlig egnet til avtalehåndtering
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control
Dette avgjør ROI når dere bruker Complete Control