Her er våre praktiske tips til hvordan du raskt kan ta grep og forbedre kontantstrømmen i bedriften – og forebygge problemene knyttet til en skvis i likviditeten.
Cash flow er et sentralt begrep innen regnskap og økonomistyring. På norsk bruker vi gjerne ordene likviditet og kontantstrøm. Den enkleste definisjonen er innbetalinger minus utbetalinger i en gitt periode. Den gitte perioden kan ligge bakover i tid, og være noe som allerede er registrert. Eller, det kan ligge fremover i tid, og dreie seg om budsjetterte og forventede kontantstrømmer.
Cash flow blir gjerne ytterst relevant for bedrifter som opplever kombinasjonen av lønnsom drift og negativ kontantstrøm. Altså, når bedriften har et regnskapsmessig positivt driftsresultat, men likevel fallende kontantbeholdning og bankinnskudd. Forenklet sagt handler dette som regel om at kostnader og investeringer forfaller til utbetaling før kundene innbetaler det de skylder.
Altfor ofte har lovende og lønnsomme bedrifter gått over i historien fordi negativ kontantstrøm gjorde at de ikke kunne betjene sin kortsiktige gjeld – og de ble slått konkurs. I denne artikkelen har vi samlet praktiske tips til hvordan bedriften kan forebygge problemer knyttet til kontantstrømmen.
For å vite hva som kan forventes av bevegelser inn og ut av bedriftens bankkonto, er første steg å utarbeide en prognose over innbetalinger og utbetalinger i en relevant periode. Jo bedre oversikt du har over sikre innbetalinger og utbetalinger, desto raskere og mer presise blir prognosene. De fleste vil bli overrasket over hvor stor andel av bevegelsene inn og ut av bankkontoen som faktisk er forutsigbar. For de fleste bedrifter vil det mest hensiktsmessige være å ha en rullerende 12 måneders prognose for likviditeten.
Det er ingen grunn til å vente med faktureringen når varene er levert. Kanskje kan dere også avtale at minst deler av leveransen skal forskuddsbetales? Har dere full oversikt over faste avtaler med kundene? Første bud er å ha full kontroll på hvem som er kontaktperson og hvor faktura skal sendes. Andre bud er en faktura som er enkel å forstå for motparten.
Sender du fakturaene i posten? Eller har dere fornyet dere og bruker e-post med faktura som vedlegg? Dessverre er ingen av delene videre fremtidsrettet. Bruk i stedet automatiserte systemer for fakturering, betalingsoppfølging og regnskap for å spare tid og redusere feil. I dag er det beste å sende elektronisk faktura direkte fra ERP-/regnskapssystemet. Vurder betalingsløsninger som f.eks. Vipps, iZettle eller andre løsninger som gir dere raskere oppgjør.
Betaler kunden etter fristen? Skriftlig kommunikasjon og purringer kan både skape avstand og bli oversett. Dersom du i stedet ringer kunden, kan du benytte anledningen til å høre hvordan det går med dem og spørre om det er noen spesiell årsak til at de ikke har betalt innen fristen.
Snarveien til å få inntektene raskere inn på konto er å bruke profesjonell hjelp. Ved å selge fakturaene til en tredjepart (factoring), får du pengene inn på konto med én gang, mens andre følger opp kundens innbetalinger. Baksiden av medaljen er at dette selvsagt koster penger siden dere ikke får inn 100 prosent av fakturaens pålydende. Mange bedrifter opplever imidlertid at dette er en veldig hensiktsmessig måte å forbedre likviditeten, ikke minst fordi reskontro og purringer ikke er det man ønsker å bruke tiden på.
Som privatpersoner vet vi godt hvordan nye faste utgifter kommer snikende: Et nytt abonnement, et nytt månedlig bidrag, en ny leveranse på døra… Alle sammen gode ting så lenge vi bruker dem. Slik er det også i bedriftene, for kostnadene er som regel der for å støtte verdiskapingen. Men, i en dynamisk bedrift endres behovet for innsatsfaktorer hele tiden, og da gjelder det å ha full oversikt over løpende avtaler. Du kan også kutte kostnader ved å reforhandle avtalene neste gang de skal fornyes – så sant du vet når det er.
Har dine kunder og leverandører ulike kredittider? Må du betale bedriftens fakturaer i løpet av 14 dager, mens du gir kundene 30 dager? I så fall skaper du dine egne likviditetsproblemer. Disse utfordringene kan bli større når det går bra og dere vokser, for lønn og underleveranser øker mens du fortsatt ikke har fått inn de nye inntektene på konto.
Vi har utviklet Complete Control for at våre kunder skal ha full oversikt over løpende inntekter og kostnader. De fleste kundene opplever en rask ROI simpelthen fordi en full oversikt over bedriftens forpliktelser viser at de har betydelige leveranser som kan kuttes.