IFRS 16 skaper betydelige forretningsmessige, praktiske og teoretiske utfordringer for CFO og kollegene. Med disse ni stegene kom vi i House of Control i gang med å rapportere IFRS 16 riktig og effektivt.
Når leieavtalene skal balanseføres og behandlingen i resultatregnskapet endres fra lokal GAAP, vil viktige økonomiske nøkkeltall som EBITDA, EPS og netto gjeld endre seg. Dette vil potensielt kunne påvirke lånevilkår i banken, interne bonusordninger, oppkjøpsbeslutninger og sågar evnen til å betale utbytte.
I denne artikkelen beskriver vi først de praktiske utfordringene som CFO og økonomiavdelingen støter på første gang de skal rapportere på IFRS 16 – og for såvidt også etterpå. Deretter presenterer vi en sjekkliste på ni punkter for hvordan dere kan gå frem.
Mange praktiske utfordringer med IFRS 16
I House of Control er vi mest opptatt av den praktiske gjennomføringen for selskapene det gjelder. Fra vårt eget nettverk av kunder, revisorer, regnskapsførere og andre har vi gjort følgende observasjoner:
- Mange selskaper mangler sentrale, effektive og nøyaktige systemer og prosesser for å tilfredsstille IFRS 16-kravene.
- Det er en stor praktisk utfordring å samle inn data om eksisterende leieavtaler. Den blir ofte manuell, tidkrevende og lite treffsikker, ikke minst fordi leieavtalene befinner seg “rundt forbi” i selskapet.
- Ofte finnes ikke et godt system for å registrere fremtidige forpliktelser og andre sentrale data knyttet til avtalene.
- Det innebærer omfattende regnskapstekniske og -faglige prosesser som skal gjennomgås for hver enkelt leieavtale som omfattes av IFRS 16.
- IFRS 16 vil direkte påvirke bedrifters finansielle nøkkeltall og lønnsomhetsmål, herunder andre driftskostnader, avskrivninger og rentekostnader, og i sum resultat før skatt.
- Mange av ERP-systemer tilbyr ikke moduler som kan håndtere IFRS 16 på en hensiktsmessig måte.
IFRS 16 krever likebehandling av det som i lokal GAAP klassifiseres som operasjonelle og finansielle leieavtaler. Med mindre de faller inn under unntakene i IFRS 16 (små og/eller med løpetid under ett år) skal begge i balansen som eiendel (bruksrett) og gjeld (leieforpliktelse). Hvordan håndteres IFRS 16 i din bedrift? Ble alt gjort på et regneark første gang?
Sjekkliste for en effektiv IFRS 16-implementering
Kollegene i økonomiavdelingen i House of Control har satt seg ned for å definere en sjekkliste for hvordan vi selv ble «compliant» i 2021. Vi mener at følgende trinn representerer en nyttig sjekkliste for implementering av IFRS 16 og rapportering for første gang:
1. Gjennomgå eksisterende leie- og leasingavtaler
Gjennomgå alle eksisterende kontrakter for å finne ut hvilke som kvalifiserer som leie- eller leasingavtaler i henhold til IFRS 16. Er det aktuelle beløpet vesentlig (over 5.000 euro) og av tilstrekkelig varighet til å balanseføres (over 12 måneder)? Har du full oversikt over alle leieavtalene som er inngått på ulike nivåer i selskapet? Når du inngår nye kontrakter, er det viktig at du har en prosess for å identifisere om den kontrakten inneholder en leieavtale som faller innenfor virkeområdet til IFRS 16.
2. Definér leieperioden for hver kontrakt
Dette er den perioden selskapet har rett til å bruke den underliggende eiendelen. Det er ofte relevant å utvide innledende leieperiode med forlengelsesopsjoner. Dersom man forventer å utøve forlengelsesopsjoner, så må disse også hensyntas.
3. Finn leie- og leasingbetalingene
Dette er betalingene som skal betales av selskapet over leieperioden. Disse skal indekseres i henhold til forventet prisstigning på leiebetalingene.
4. Bestem diskonteringsrenten
For hver leieavtale bestemmer du diskonterings-/lånerenten, som er kursen som brukes til å beregne nåverdien av leasing-/leiebetalingene.
5. Regn ut initiell ROU og leieforpliktelse
ROU er retten til å bruke en underliggende eiendel. En leieforpliktelse er forpliktelsen om fremtidige leiebetalinger. En leietaker måler neddiskonterte kontantstrømmer av fremtidige leiebetalinger ved leieavtalens ikrafttredelsesdato. På tidspunktet for ikrafttredelse vil ROU og leieforpliktelsen være like. Startdatoen er tidspunktet når en utleier gjør en underliggende eiendel tilgjengelig for bruk av en leietaker.
6. Etterfølgende måling av ROU og leieforpliktelse
Etter ikrafttredelse avskrives ROU over forventet leieperiode, mens leieforpliktelsen renteberegnes og nedbetales ved fremtidige leiebetalinger (leiebetalingene reduserer gjelden). Når leieperioden er slutt, vil ROU være ferdig avskrevet og gjenværende leieforpliktelse være null.
7. Oppdater regnskapssystemer og andre prosesser
Det finnes flere tekniske løsninger for å gjøre de beregningene som trengs under IFRS 16.
Hos House of Control har vi utviklet en IFRS 16 løsning som ikke bare nøyaktig beregner balanseverdier og avskrivninger, den gir også enestående kostnadskontroll og oversikt over fremtidige forpliktelser. Som et resultat er det et verktøy du kan bruke til å både kutte kostnader og effektivisere budsjetteringsprosessen.
8. Oppdater regnskapsopplysninger
Gi tilleggsopplysninger i notene til regnskapet om leie- eller leasingavtalens art, beløpet og tidspunktet for leiebetalinger, samt balanseført verdi av leieforpliktelser og bruksrettigheter.
9. Gjennomgå og fullfør regnskapet
Gjennomgå og fullfør regnskapet med de nye dataene og avsløringene, og sørg for at all nødvendig informasjon er presentert.
Når du har kommet deg gjennom IFRS 16-overgangsprosessen, fortsetter reisen. Det må bli business as usual å vedlikeholde nøyaktige og fullstendige leasing- og leiedataene, opprettholde oppdaterte regnskapsvurderinger og rutinemessig kvantifisere IFRS 16-journalposter. CFO og regnskapsteamet må kontinuerlig gjennomgå vurderinger og forutsetninger på tvers av leieporteføljen.
