Regneark er et praktisk verktøy for en rekke oppgaver, men er langt fra ideelt for effektiv og sikker avtalehåndtering. De mangler de nødvendige funksjonene for effektiv avtalestyring, slik som integrert lagring, automatisering, sikkerhet og gode rapporteringsverktøy.
Våre kunder elsker regneark, for eksempel Excel. På samme måte som hammer og sag er grunnleggende verktøy for en snekker, er regneark et selvsagt hjelpemiddel for en økonomisjef, controller, regnskapsmedarbeider eller innkjøpssjef.
Slik ønsker vi at det skal fortsette å være. Det er ingen grunn til å slutte å like et verktøy som brukes til oppgaver det er egnet til. Dette er en artikkel om oppgaver hvor regneark ikke er egnet, hvor det får negative konsekvenser for bedriften. Blant disse oppgavene er avtalehåndtering.
Mens regneark er en enkel og tilgjengelig løsning, byr de på en rekke begrensninger og risikoer i profesjonell avtalehåndtering. I praksis blir det nærmest umulig å opprettholde en organisert, oppdatert og sikker håndtering av bedriftens avtaler og kontrakter. Dermed klarer bedriften heller ikke å ha full oversikt og kontroll over bedriftens forpliktelser og fremtidige inntekter.
Når du bruker regneark til å registrere bedriftens avtaler, er det utfordrende å ha sentralisert kontroll. En årsak kan være så enkel som at det eksisterer flere versjoner av regnearket, som igjen gjør det vanskelig å sikre at informasjonen i hver enkelt fil er oppdatert og pålitelig.
LES OGSÅ: Slik sparte Visma 220 millioner kroner i innkjøp
Selv om dere klarer å holde et regneark oppdatert, er det ikke en egnet programvare for å lagre selve kontraktene. Jo større virksomhet desto større er sannsynligheten for at avtalene er lagret på mange steder i bedriftens digitale økosystem.
Avhengigheten av manuell datainntasting i regneark åpner for menneskelige feil. Dette kan føre til unøyaktigheter i avtalehåndteringen, som igjen kan ha økonomiske og juridiske konsekvenser.
LES OGSÅ: Slik profesjonaliserte Armaturjonsson avtalehåndteringen
Dersom regneark skal fungere selv på et grunnleggende nivå som et arkiv for avtaler, forutsetter det at dokumentet deles på kryss av avdelinger. Denne egenskapen gjør at tilgangen til bedriftens mest sensitive kontrakter kan bli åpen for flere mennesker enn ønskelig og nødvendig. Regneark blir derfor raskt et sikkerhetsproblem.
Viktige hendelser som utløpsdatoer for avtaler krever oppmerksomhet for å unngå uønskede auto-fornyelser eller forsinkelser i reforhandlinger. Når en avtale utløper er det som regel tid for å reforhandle vilkårene. Og, dersom dere ikke lenger har behov for leveransen, er det på tide å si opp avtalen. Dette er en del av innkjøperens ABC. Regneark mangler automatiserte varsler som kan informere teamet om slike kritiske datoer.
Å utarbeide omfattende rapporter om avtaleporteføljen kan være en tungvint prosess med regneark. Hvor mange biler har bedriften leaset? Når skal husleieavtalene for butikkene i Sverige fornyes? Hvor mye koster det å terminere selskapets outsourcede IT-leveranser? Hvor store er neste års sikre inntekter fra retainer-avtaler? Moderne løsninger for avtalehåndtering, som Complete Control, tilbyr derimot spesialtilpassede rapporteringsverktøy som gir innsikt i avtalenes samlede og individuelle betydning.
Med innføringen av IFRS 16, som krever at leie- og leasingavtaler balanseføres, er det en stor utfordring å håndtere og oppdatere disse beregningene korrekt i et regneark. Dette krever et mer spesialisert verktøy for nøyaktig regnskapsføring og oppfølging, med sikre formler.
Når regneark er skreddersydd og tilpasset til bedriftens spesifikke behov for avtalehåndtering, blir de sterkt avhengige av personen som har utformet dem. Dette skaper en risiko for personavhengighet, hvor bedriftens samlede forpliktelser og løpende inntekter blir knyttet til enkeltpersoners kunnskap og tilgjengelighet.
LES OGSÅ: Slik forebygger kraftselskapet Istad personavhengighet
De senere år er det kommet lover i Norge og EU som pålegger bedriftene å sikre at leverandørene ikke bryter krav til miljø, menneskerettigheter og arbeidsvilkår. Å gå fra avtalehåndtering til kontroll med leverandørene, forutsetter en direkte kobling mellom avtaler og leverandørregister.
LES OGSÅ: Slik overholder Vianor åpenhetsloven ved hjelp av Complete Control
Moderne løsninger for avtalehåndtering, som Complete Control, tilbyr en mer helhetlig og sikker løsning, og er avgjørende for å opprettholde en organisert, oppdatert og sikker håndtering av bedriftens avtaler og kontrakter. Disse systemene hjelper ikke bare med å overholde lovmessige krav som IFRS 16, men gir også bedre oversikt og kontroll over bedriftens forpliktelser og fremtidige inntekter.
Hvor mange avtaler har dere egentlig?
Dette er kostnadene ved manglende kontroll
Sjekkliste når dere skal kjøpe verktøy for avtalehåndtering
31.000 brukere: 10 grunner til at de valgte House of Control
Derfor applauderer investorene når CFO bruker Complete Control
Dette avgjør ROI når dere bruker Complete Control