I en resesjon er det viktigere enn vanlig å være sparsommelig og å forebygge personavhengighet. Her er ti spørsmål dere bør få svar på før viktige mennesker forsvinner ut døren i forbindelse med en resesjon.
I mange tilfeller vil det medføre at mennesker med viktig kunnskap om underleveranser forsvinner ut døren. Når den som hadde ansvaret for en avtale med økonomiske forpliktelser ikke lenger er på kontoret, mister bedriften i praksis muligheten til å håndtere kontrakten på en hensiktsmessig måte.
Selv om nøkkelpersoner med ansvaret for underleveranser blir borte, vil fakturaene fortsette å komme. Dersom bedriften må nedskalere, er det som regel fordi resesjonen har ført til press på likviditeten. Hvordan kan bedriften bli mindre sårbar i forkant av slike utfordringer? Vi er overbevist om at kontroll over avtaler og leverandører står sentralt.
Derfor har vi samlet ti spørsmål som vi anbefaler alle bedrifter å jobbe med før behovet for permitteringer og oppsigelser måtte oppstå.
De fleste bedrifter har et stort antall underleveranser. Det kan være råvarer, husleie, kontorrekvisita, elektrisitet, bredbånd, leasing av biler, kaffemaskiner, leasingavtaler på produksjonsutstyr, og så videre. I en moderne bedrift signeres kontraktene gjerne langt ned i organisasjonen, for slik å sikre at eierskapet til avtalene er knyttet til bruken. Når ansatte forsvinner midlertidig eller permanent, er det viktig at flere har oversikt over alle avtalene.
Hva brukes leveransene til i bedriften? Underleveranser kan være helt avgjørende for bedriftens verdiskaping. Eller behovet kan gå opp og ned avhengig av aktivitetsnivået. Det som uansett er sikkert, er at fakturaene vil fortsette å komme så lenge avtalen løper. Økonomiavdelingen og revisor har behov for å vite hva slags leveranse det er som fakturaene gjelder.
Relevant produkt: Avtalehåndtering med Complete Control
Ønsker dere å øke eller kutte bruken av en leveranse? Har dere behov for å reklamere, eller er fakturaen feil? Har dere ønsker om endringer i kvalitet? Har dere innspill til nyskaping hos underleverandøren? Kunnskap om hvem som er kontakten hos leverandøren er alltid viktig.
Inflasjonen er høyere enn på mange år, men har leverandøren forbeholdt seg retten til å øke prisen? Hvor ofte kan de øke prisen, og hvilken prisindeks skal ligge til grunn. Kan dere enkelt dobbeltsjekke om den faktiske prisøkningen er i henhold til utvikling i den relevante prisindeksen? Hvor står det i kontrakten?
I House of Control har vi en tommelfingerregel: Ti prosent av andre driftskostnader kan kuttes simpelthen ved å få kontroll over alle avtalene. Det skyldes i normaltilfellet at bedriften enten har dobbelt opp av leveranser eller at de fortsetter å betale for leveranser som ikke brukes. Når vurderte dere sist om det er behov for leveransen? Det som er sikkert, er at mennesker som forsvinner ut døren neppe kommer til å gjøre denne leveransen for dere.
Flere aktuelle artikler om resesjon fra bloggen vår:
Hvordan forberede seg på en resesjon - 12 tips
Slik reforhandler du bedriftens avtaler
9 måter å kutte kostnader før eller under en resesjon
Lagres bedriftens avtaler i innboksen (e-post) til ansatte? Eller brukes mapper på serveren? Brukes skylagring? Eller er de papirbaserte og lagret i skuffer og permer? Alle de nevnte – i salig blanding? Hvor enkelt er det å finne dokumentene dersom ansatte slutter og deres bruker-id i bedriften opphører?
Når er avtalenes utløp? De fleste avtaler inneholder informasjon om hvilke økonomiske forpliktelser som følger med de avtalte leveransene. Omfanget av de økonomiske forpliktelsene, både i størrelse og tid, kan være kritisk for bedriften i en resesjon. Ikke å ha kontroll over løpende utgifter er aldri bra, men det er ekstra ille når bedriften er i en sårbar situasjon likviditetsmessig. Derfor er det viktig å skaffe seg en samlet oversikt over bedriftens forpliktelser før kunnskapen om dem blir borte for kortere eller lengre tid.
En avtale inneholder ofte klausuler knyttet til gjensidig fleksibilitet, men leverandøren vil som regel alltid ha interesse av å opprettholde leveransene på et så høyt nivå som mulig. Når du vet hvor alle kontraktene er lagret, er det enklere å finne frem til viktige bestemmelser i avtalene. Det er en av flere årsaker til at det alltid er fornuftig å ta vekk personavhengighet fra avtalehåndteringen – og i stedet ha en sentral oppbevaring av dokumentene.
Når kan avtalen sies opp? Blir avtalen automatisk fornyet dersom den ikke sies opp? Dersom avtalen går til fornyelse hvis den ikke sies opp, kan tiden før brukes til reforhandling. Setter dere opp varslinger i forkant av slike datoer? Hvem får disse varslingene? Hvordan overfører dere ansvaret dersom den som sitter på kontrakten slutter?
At en avtale utløper, trenger ikke bety at dere automatisk får en fornyet forpliktelse. Noen ganger kan det være viktige leveranser for bedriften, hvor dere har fått veldig gunstige betingelser. I så fall er det særdeles viktig at dere kan være proaktive i forkant av avtalenes utløp. Igjen, hvordan forebygger dere personavhengighet og kan sikre god avtalehåndtering dersom nøkkelpersoner blir borte fra jobben?