House of Controls produktchef deler, hvad der skal til for løbende at holde styr på IFRS 16 compliance
At overholde IFRS 16 er ikke en engangsopgave. For økonomichefer er det et ansvar, der kræver løbende overvågning, nøjagtig rapportering og omhyggelige opdateringer af regnskabsdata og -processer. Selvom den indledende implementering kan have været en væsentlig milepæl, ligger den egentlige udfordring i at sikre og opretholde overholdelse over tid, netop fordi compliance ikke er overstået på en gang.
Produktchef, Karl Oscar Rosli fra House of Control, er yderst fortrolig med de udfordringer CFO'er og økonomiafdelingen møder, når det kommer til løbende IFRS 16 compliance. Han har talt med flere hundrede skandinaviske økonomimedarbejdere ved hjælp af House of Controls brancheførende løsning til IFRS 16 compliance.
“IFRS 16 ændrer grundlæggende måden, hvorpå leasingaftaler bogføres, ved at flytte dem ind på balancen for at skabe større transparens. Men leasingaftaler er dynamiske. Vilkår kan ændre sig, betalinger kan variere, og kontrakter kan blive fornyet eller opsagt. Hver ændring kræver opdateringer og overblik for at sikre compliance. Hvis dette ikke håndteres korrekt, risikerer virksomheder unøjagtigheder i deres finansielle rapportering, hvilket kan underminere beslutningsgrundlaget og føre til regulatorisk granskning,” siger Karl Oscar.
I denne artikel gennemgår han, hvordan man håndterer IFRS 16-kontrakter før, under og efter rapporteringsperioder, og fremhæver desuden, hvordan teknologi kan hjælpe, hvilke opgaver der med fordel kan automatiseres, samt hvilke opgaver der fortsat kræver manuel indsats og menneskelig opmærksomhed.
Håndtering af IFRS 16 inden rapporteringsperioder
Det kan virke overvældende at forberede sig til overholdelse af IFRS 16-standarden. Men hvis man opdeler overholdelsen i klare trin, bliver opgaven mere overskuelig, forklarer Karl Oskar:
"Succesfuld overholdelse starter med god forberedelse. Før rapporteringsperioden skal økonomiteams fokusere på nøgleområder såsom gennemgang af leasingaftaler, klassificering af leasingkontrakter og opsætning af effektive sporingssystemer. Derudover er træning af teamet er lige så vigtigt for at sikre, at alle forstår deres roller."
For virksomheder, der beskæftiger sig med lejekontrakter, er det første skridt at dokumentere alle aftaler, herunder vilkår, betalingsplaner og fornyelsesklausuler. Det er også vigtigt at finde ud af, hvilke leasingkontrakter der er omfattet af IFRS 16. "Ikke alle lejemål er i omfattet af IFRS 16. For eksempel kan kortfristede leasingkontrakter eller dem, der involverer aktiver af lav værdi, være udelukket. At klassificere lejemål korrekt sparer tid og gør, at man undgår fejl senere,” siger han.
Et effektivt sporingssystem er et must. Uanset om du bruger regneark eller specialiseret software til dette formål, er målet at holde styr på data såsom startdatoer, betalingsbeløb og slutdatoer. Onboarding og træning af økonomiteamet sikrer, at de er rustet til at håndtere disse opgaver.
Som Karl Oscar bemærker: "Effektive teams skal forstå både terminologien og de praktiske trin, som overholdelsen kræver. Et veluddannet team reducerer fejl og fremskynder og effektiviserer processer.”
At holde kursen i rapporteringsperioder
Når rapporteringsperioden tager fart, er det alfa omega at være organiseret og omhyggelig. Karl Oscar peger på vigtigheden Han fremhæver vigtigheden af at holde sig ajour med ændringer i leasingaftaler.
"Alle opdateringer, såsom nye betalingsvilkår eller forlængede kontrakter, bør registreres med det samme. Dette sikrer, at dine finansielle optegnelser forbliver nøjagtige."
Genberegning af leasingforpligtelser og brugsretsaktiver kan være tidskrævende uden de rette værktøjer. Automatiserede systemer, såsom dem fra House of Control, kan håndtere disse beregninger og reducere risikoen for fejl.
“Det er også afgørende at overvåge variable leasingbetalinger. Variable betalinger, der afhænger af brug eller performance, kræver særlig opmærksomhed. Ved at spore dem i realtid undgår man uventede overraskelser ved periodens afslutning,” siger Karl Oskar.
Et tæt samarbejde med en kompetent revisor er en anden vigtig faktor for overholdelse. Regelmæssig kommunikation sikrer, at din tilgang er i overensstemmelse med compliance-kravene og forebygger uforudsete problemer.
Reflektion og forbedring efter rapporteringsperioder
Når rapporteringsperioden slutter, skal du huske at have nok tid til at kunne gennemgå og optimere dine processer. Karl Oscar forklarer: "Dette er tiden til at analysere dine data for uoverensstemmelser og forfine dine metoder. Hvis manuelle opgaver tidligere bremsede dig, så overvej at investere i automatisering for at spare tid i fremtiden."
Det er også vigtigt at forberede sig på kommende ændringer. Foregribelse af nye lejekontrakter eller lovgivningsmæssige opdateringer sikrer, at din virksomhed er på forkant med overholdelseskravene og altså kan leve op til compliance.
“Det er yderst vigtigt at være proaktiv. Det er meget nemmere at tilpasse sig ændringer, når du er forberedt,” forklarer Karl Oskar.
Teknologiens rolle når det kommer til at simplificere overholdelse
”Teknologi spiller en væsentlig rolle i styringen af IFRS 16. Værktøjer, der automatiserer beregninger og leverer opdateringer i realtid, kan gøre en stor forskel. Automatisering sparer tid og reducerer fejl. Et godt system bør også fungere godt sammen med dine ERP- og regnskabsværktøjer,” siger Karl Oscar.
Selvom teknologien kan overtage mange arbejdsopgaver, er der stadig nogle opgaver, der kræver menneskelig opmærksomhed og ekspertise. Karl Oscar påpeger, at forhandling af lejevilkår og tolkning af kontraktsprog ikke kan automatiseres. Dygtige økonomimedarbejdere er afgørende i denne process for at træffe informerede beslutninger.
De vigtigste færdigheder for effektiv overholdelse af IFRS 16
For at administrere IFRS 16 effektivt har medarbejdere i økonomiafdelingen brug for en kombination af forskellige færdigheder. Det er afgørende, at man har blik og sans for detaljerne, så man kan spotte og opsnappe fejl i lejevilkårene. Analytisk tænkning hjælper med at finde mening og mønstre i komplekse data, mens stærke kommunikationsevner sikrer, at interessenter forstår virkningerne af lejekontraktændringer. Ikke mindst er tekniske færdigheder afgørende for at bruge compliance-værktøjer effektivt.
"Kombinationen af teknologi og ekspertise giver virksomheder mulighed for at forenkle overholdelse og forbedre deres økonomistyring. Hvis virksomheder adopterer den rigtige tilgang kan IFRS 16-overholdelse give rig mulighed for at styrke gennemsigtigheden og effektiviteten," konkluderer Karl Oscar.
Vil du også automatisere din IFRS 16 overholdelse?
Det er der mange fordele ved, som du nu har læst i denne artikel. Automatisering hjælper dig med at minimere risikoen for fejl, sparer dig for manuelt arbejde og hjælper desuden med overholdelse, så dit team kan bruge energien på de områder, hvor det skaber mest værdi.
Vil du høre mere om, hvordan Complete Control hjælper dig med IFRS 16 regnskab og overholdelse? Vi vil med glæde fortælle nærmere. Book en demo her.
