Med over 90 butikker fordelt på fem lande står HiFi Klubben over for den komplekse udfordring at administrere adskillige erhvervslejemål, som alle skal overholde IFRS 16 leasing regnskabsstandarder.
Sona Harutunian - ESG & IFRS 16 specialist hos HiFi Klubben
Den nordiske forhandler af lydudstyr er kendt for sin passion for højkvalitetslyd. Deres fysiske forretninger er spredt over fem lande, og her står dedikerede lydfolk klar til at give kunderne den magiske lytteoplevelse.
Dette er historien om, hvordan HiFi Klubben "tunede ind" på House of Controls leasing-regnskabssoftware for at forenkle deres IFRS 16-rapportering. Sona Harutunian, der leder både ESG- og IFRS 16-rapporteringsindsatsen hos HiFi Klubben, har fundet softwaren essentiel i håndteringen af virksomhedens voksende leasingforpligtelser.
"Da jeg startede i HiFi Klubben, var en af mine første opgaver at bringe alle lejekontrakter i overensstemmelse med IFRS 16 til årsrapporten," forklarer Harutunian. "Vi har mere end 100 leasingkontrakter, og med butikker placeret i fem lande var det afgørende at strømline vores leasingregnskabs- og rapporteringsprocesser."
Som en virksomhed i vækst havde HiFi Klubben brug for en robust løsning til at håndtere de indviklede detaljer i deres erhvervslejemål, som varierede efter beliggenhed, land, vilkår, prisindekser og nationale regler. Inden implementeringen af House of Controls system blev lejeberegninger og opdateringer styret manuelt i Excel, hvilket førte til ineffektivitet og desuden udgjorde en stor arbejdsbyrde for HiFi Klubbens økonomiafdeling.
Da Harutunian kom til HiFi Klubben, var virksomheden allerede begyndt at bruge House of Controls løsning. Hun er dog bekendt med de udfordringer, hendes team stod over for:
"Excel-filerne blev oprindeligt bygget til mindre lejekontrakter. Men med vores mange lejekontrakter på tværs af forskellige lande blev det en massiv fil at administrere,” forklarer Harutunian. ”Vi har også kontrakter, der er baseret på national indeksering, og vores Excel-skabelon kunne kun håndtere fast indeksering. Dette resulterede i fejl i tallene, hvilket gjorde det udfordrende at sikre nøjagtighed."
Alene mængden af kontrakter og kompleksiteten i at administrere forskellige vilkår på tværs af forskellige lande gjorde manuelle opdateringer tidskrævende. Harutunian indså, at en mere skalerbar og effektiv løsning var nødvendig for at opretholde nøjagtigheden og opfylde de strenge krav i IFRS 16-rapportering.
Da Harutunian kom til HiFi Klubben, havde virksomheden heldigvis allerede skrevet under med House of Control. Beslutningen var baseret på en anbefaling fra en anden virksomhed i samme koncern, hvor de allerede brugte House of Controls leasing-regnskabssoftware. Selvom der ikke var sat noget op endnu, så Harutunian hurtigt potentialet i at forenkle deres lejestyring.
“Jeg var nødt til at starte fra bunden i forhold til at uploade og konfigurere vores kontrakter. Men da vi først kom i gang, var fordelene klare. House of Controls team, herunder kundesucceseksperterne Simon og Karl Oscar, arbejdede tæt sammen med os for at sikre et problemfrit setup," siger hun.
"De var utroligt hjælpsomme. Når jeg havde spørgsmål, var de altid klar til at hjælpe og altid hurtige til at svare, arrangere møde og at sørge for, at jeg forstod softwaren og fik den bedste oplevelse. Det var en meget positiv oplevelse at arbejde med dem."
Teamet hjalp også med at konfigurere systemet til at håndtere nuancerne og kompleksiteten i HiFi Klubbens lejeaftaler, forklarer hun: "For IFRS 16 matchede kontraktperioderne ikke altid de operationelle kontraktvilkår, og House of Control hjalp os med at finde ud af, hvordan vi skulle styre det. Det var en stor opgave, men systemet gjorde det meget nemmere."
Siden HiFi Klubben har taget softwaren i brug, fortæller Sona, at de har oplevet markante forbedringer i deres leasing management- og rapporteringsprocesser: ”Det, der før var en kompliceret opgave med Excel, er nu blevet en meget mindre opgave i systemet. At lave ændringer i en kontrakt og opdatere beregningerne er så meget nemmere, end det var før."
Softwaren har forbedret nøjagtigheden af IFRS 16-rapporteringen betydeligt ved at give bedre kontrol over kontrakterne. "Før var det svært at finde fejl i Excel. Nu kan vi med House of Control se på en kontrakt ad gangen, hvilket gør det meget nemmere at identificere eventuelle fejl," tilføjer hun.
Softwaren har væsentligt forbedret nøjagtigheden af IFRS 16-rapportering ved at give bedre kontrol over kontrakterne. "Før var det svært at få øje på fejl i Excel. Nu, med House of Control, kan vi se på én kontrakt ad gangen, hvilket gør det meget nemmere at identificere eventuelle fejl," tilføjer hun.
En anden væsentlig fordel for hende er den sparede tid: "Jeg har ikke nøjagtige tal, men jeg kan med sikkerhed sige, at vi sparer værdifuld tid nu. Softwaren strømliner vores arbejde, og det er meget mere motiverende at håndtere alt i systemet end at arbejde med besværlige Excel-filer."
Ved at automatisere IFRS 16-beregningerne og få indsigt i realtid i leasingdata har HiFi Klubben nu bedre økonomisk overblik og mulighed for at sikre overholdelse med minimal indsats. "Der er et klart revisionsspor i IFRS 16-beregningerne, der viser, hvad der er blevet ændret og hvornår, hvilket vi aldrig har haft i Excel," forklarer Harutunian.
Efter at have reflekteret over overgangen, deler Harutunian: "Jeg føler mig meget mere sikker på fuldstændigheden og nøjagtigheden af vores leasingdata. Systemet har givet os mulighed for at udføre bedre kontrol og planlægning, hvilket har gjort en stor forskel i, hvordan vi griber vores rapportering an."
Ved at integrere House of Controls leasing-regnskabssoftware i deres økonomidrift har HiFi Klubben optimeret deres IFRS 16-rapportering, reduceret manuelle arbejdsopgaver og fået værdifuld og yderst relevant indsigt i deres leasingkontrakter – scenen er sat for fortsat vækst og succes.
Vil du lære mere om vores IFRS 16 løsning? Book en demo i kalenderen neden for, hvor vi er klar til at fortælle mere om, hvordan vi kan hjælpe dig.