Synes du også, at det kan være kringlet at arbejde med IFRS 16, og har du dit arbejde liggende i forskellige excelark? Den gode nyhed er, at du nemt og hurtigt kan overføre dit IFRS 16-arbejde til smart software, der giver dig en specialiseret løsning til dit leasingregnskab, der tilmed er skabt til at hjælpe dig med at være compliant med IFRS 16-standarden.
Denne guide giver dig et overblik over overgangsprocessen fra Excel til smart software og ikke mindst, hvad du skal være opmærksom på i denne process. Vi vil se nærmere på den praktiske proces med at overføre IFRS 16-aftaler til House of Controls specialiserede software til leasingregnskab. Og før vi går i gang, skal vi først tage et skridt tilbage for at sætte os i vores kunders (tidligere) sko.
Langt de fleste af de økonomifolk, som vi møder, er exceptionelle excel-mestere. De er også skarpe og opmærksomme, når det kommer til at læse regnskabsstandarder. At overholde standarder ved hjælp af Excel er en livsstil.
I de fleste tilfælde møder vi vores fremtidige kunder for første gang, når de oplever konsekvenserne ved, at Excel har begrænsninger, når det kommer til et stort antal leje- og leasingkontrakter. Det kan være en udfordring at holde et godt overblik over alle aftalerne gennem Excel. Dog er det nemmere og hurtigere at købe en kop kaffe, end det er at finde, og ikke mindst opsætte, det rigtige leasing-software, der kan hjælpe i denne situation.
Og hvorfor er det hurtigere at købe en kop kaffe end at gå fra Excel til House of Control? Vi indrømmer det gerne - at flytte IFRS 16-rapporteringen fra Excel til House of Controls specialiserede løsning er en opgave, der skal bruges resourcer på, og som synes kompleks. Selvom det er en engangsopgave, er der fire ting, vi gerne vil nævne i forbindelse med processen.
Hvem er bedre at diskutere dette emne med end Karl Oscar Rosli? Han er produktchef og teamleader for IFRS 16 house House of Control. De fleste af House of Controls kunder har fået hjælp af Karl Oscar Rosli på et tidspunkt i deres tid som kunder, for eksempel i implementeringsprocessen, eller når de har haft brug for professionel rådgivning eller teknisk hjælp.
«Karl Oscar, lad os antage, at din næste kunde har 90 leje- og leasingkontrakter med forskellige start- og slutdatoer samt vilkår om muligheder og prisjusteringer. Lige nu bliver dataene for hver kontrakt opdateret i individuelle regneark. Kan du fortælle om, hvordan du migrerer disse kontrakter til House of Controls løsning?»
«Ja, det vil være min fornøjelse, og der er gode nyheder med det samme! Vi har lavet en ny skabelon til import af data. Og gæt en gang - den er lavet med Excel. Skabelonen har kolonner med overskrifter for hver nøglemetadata i hver lejekontrakt."
Karl Oscar viser os, hvordan metadata for individuelle lejekontrakt bliver lagt ind på separate rækker i Excel-skabelonen. I lejeaftaledokumentet findes følgende data: Startdato, slutdato, leje/betalinger, prisjusteringer og organisatoriske data. Nogle af felterne er obligatoriske, og så kan du tilføje dine egne kolonner.
«Hvis excelarket er struktureret godt, er det en nem og hurtig opgave at flytte datene fra den aktuelle opsætning til vores importskabelon.»
I denne artikel beskriver vi processen med at overholde IFRS 16 ved hjælp af vores software.
«Det lyder jo ikke som en krævende opgave at flytte fra Excel til House of Control, Karl Oscar, tværtimod. Men lad os sige, at en kontrakt har haft ændringer siden startdatoen, hvordan importeres den så?»
«Nå, vores kunder har to muligheder, når de skifter fra Excel. De kan starte beregningerne fra den oprindelige start- eller implementeringsdato og manuelt genskabe de historiske ændringer op til den aktuelle slutsaldo for RoU og leasingforpligtelse. Dette kan være en kedelig proces, og derfor har vi udviklet et alternativ til dette.»
«I stedet for at genskabe historiske værdier, kan vores kunder vælge en "skiftedato" og uploade åbningsbalancen for den periode. Det vil kræve, at de historiske værdier opbevares adskilt fra de nye beregninger i et separat dokument, men det betyder, at du kan spare betydelig tid i implementeringen og i stedet fokusere på værdiskabende dele af forretningen. I bund og grund betyder denne mulighed, at vi kan flytte alle relevante data fra Excel til vores løsning på få timer, mens vi holder manuelt arbejde på et absolut minimum»
Karl Oscar fortæller, at mængden af tilpasninger typisk stiger med tiden. Hvis du ved, at din virksomhed før eller siden bliver nødt til at skifte til specialiseret leasing-regnskabssoftware, er i dag et bedre tidspunkt end om et år. Derfor håber vi, at denne guide har inspireret dig til at komme i gang med at lette dit arbejde og få et sublimt overblik over dine leje- og leasingaftaler med House of Control. Kom i gang nu ved at kontakte os her - vi glæder os til at hjælpe dig.