Contract management er kritisk for den danske hotelkæde Comwell: Hurtig vækst forudsætter central styring for at opnå bedre aftaler og lavere omkostninger – samt automatiske påmindelser om opsigelsesfrister.
Ved at tage Complete Control i brug er Comwell i gang med arbejdet med at sikre en central og effektiv styring af alt fra opsigelsesvarsler til compliance på flere områder. Resultaterne, som Comwell kan se i pipelinen, er færre oversete frister, styrket forhandlingskraft og et mere professionelt udtryk på tværs af virksomheden.
Comwell Hotels er en danskejet hotelkæde med unikke hoteller og venues i hele Danmark. Kæden er med sine 55 års erfaring specialiseret i overnatninger og i at skabe udbytterige møder og konferencer.
Kædens hoteller findes i nogle af de mest attraktive omgivelser i Danmark tæt på by, smuk natur, fjord, bugt, bælt og offentlig transport. Selvom de fælles Comwell-værdier er bygget ind i enhver kvadratmeter, er alle kædens steder alligevel helt sit eget.
En kompakt, men handlekraftig afdeling
I dag er Comwell mere ambitiøs end nogensinde, når det gælder digitalisering:
"Comwell er blandt andet kendetegnet ved, at vi tør gå nye veje, og vi ønsker at bevare en førerposition i hotelbranchen," siger Head of Legal & Compliance, Julie Marie Baggesen.
"Det er en af grundene til, at, vi har oprettet en dedikeret afdeling for Legal & Compliance. "Vores mål med den nye afdeling er blandt andet at tænke strategisk og sikre en professionel og skalerbar håndtering af alle aftaler, så vi kan fokusere på at udvikle virksomheden og skabe tryghed for gæster og medarbejdere."
Afdelingen består af Baggesen selv og Kinga Gawron, Legal Advisor & Contract Manager. Gawron, der er uddannet erhvervsjurist, begyndte i Comwell som studentermedhjælper og fik senere fastansættelse. Hun ledede arbejdet med at implementere House of Controls software i virksomheden:
"Jeg skrev mit speciale om Contract Management i samarbejde med Comwell og så tydeligt, at vi havde brug for et mere databaseret overblik over vores kontrakter" fortæller Gawron.
"House of Control gav os den digitale værktøjskasse, vi havde ledt efter – brugervenlighed, tæt dialog og en reel forståelse for vores behov"
1500 aftaler kræver overblik
Comwell håndterer i dag over omkring 1500 aftaler i Complete Control, hvoraf 720 er leverandøraftaler. Ifølge Baggesen og Gawron var det før indførelsen af Complete Control svært at vide præcist, hvor mange aftaler virksomheden faktisk havde. Uden et fælles system kunne man let miste overblikket – især når der skete ændringer i bemandingen, eller når en vigtig frist nærmede sig:
"Før i tiden lå aftalerne på et fællesdrev, i fysiske mapper eller lokalt på det enkelte hotel. Der fandtes ingen standardiseret procedure, og det kunne koste os dyrt i form af overlap eller glemte opsigelsesfrister," forklarer Gawron.
"Nu sørger Complete Control for, at vi altid kan se, hvornår aftaler skal genforhandles, fornyes eller opsiges. Det skaber en rød tråd mellem de selvstændige hoteller og vores centrale ledelse, så vi lettere kan sikre en ensartet og effektiv standard," tilføjer hun.
En professionel løsning til kontraktstyring sender samtidig et tydeligt signal til resten af organisationen om, at Comwell har et skarpt fokus på kvalitet og fremdrift.
"Med Complete Control kan vores medarbejdere se, at vi tager Contract Management seriøst, og at det er en fuldt integreret del af vores overordnede strategi"
Digitalisering og ESG i fokus
Comwell har et stærkt brand på det danske marked og vil fortsætte med at ekspandere, blandt andet med et nyt hotel i Lyngby i 2027 og 200 ekstra værelser i Aarhus. En solid digital strategi er afgørende for at opretholde denne vækst:
"Digitalisering er en kerneprioritet i vores strategi – og en forudsætning for vores vækstambitioner. Complete Control er et digitalt værktøj, der gør det muligt for os at håndtere et stort antal kontrakter og samtidig have god omkostningskontrol," påpeger Baggesen.
Hun fremhæver også, at House of Control er en værdifuld samarbejdspartner inden for ESG (Environmental, Social & Governance):
"Vi arbejder målrettet med ESG, og House of Control har funktioner, der understøtter compliance og dokumentation. Når vi for alvor begynder at bruge deres modul for dette, kommer det til at lette vores rapportering betragteligt."
Centralisering og brugervenlighed
For at administrere så mange aftaler er centralisering uomgængelig. Denne egenskab er Gawron særligt tilfreds med:
"Brugervenligheden er imponerende, og alt er samlet i én platform. Det var helt afgørende for, at vi valgte House of Control. Især søgeværktøjet, funktionen til at videresende dokumenter via indbakken samt muligheden for at eksportere data til Excel gør arbejdet meget mere smidigt."
Comwell kom først i kontakt med House of Control via en tidligere regnskabschef, men samarbejdet voksede for alvor, da Baggesen og Gawron tog over:
"Vi har altid mødt en enorm imødekommenhed – selv når vi har ringet på de mest skæve tidspunkter," siger Baggesen.
"Der har desuden været nogle udskiftninger i vores team, men House of Control har gang på gang vist fleksibilitet ved at genintroducere funktionerne og sikre, at vi hele tiden får mest muligt ud af systemet," tilføjer hun.
Store gevinster og plads til videreudvikling
I dag har Comwell fuldt overblik over alle aftaler i hele organisationen. Det gør det muligt at planlægge genforhandlinger, fornyelser og opsigelser i god tid og dermed undgå ubehagelige overraskelser:
"Løsningen hjælper os med at identificere, hvor vi kan spare penge, og hvor vi kan blive bedre. Det passer perfekt ind i vores strategi om at fremstå som en topmoderne hotelkæde," konkluderer Baggesen.
Er du klar til at få fuldt overblik og kontrol over dine kontrakter? Vi er her for at hjælpe.
Kontakt os for en snak eller en produktdemo!
